Sådan opretter du en ændringsplan

Der er to typer forvaltningsplaner. Den ene adresserer de mulige virkninger i en organisation under overgange, mens den anden påpeger de ændringer, der frembringes af et enkelt projekt, hvilket gør det muligt at registrere ændringer i produktets og anvendelsesområdet konsekvent. Begge har til formål at kommunikere hvad der skal gøres med klarhed og præcision.

indhold

Trin

Metode 1skrive en ledelsesplan
Metode 2overvågning af projektændringer

Tips
Kilder og citater

trin

Metode 1
Skrive en ledelsesplan

Forklar venligst, hvorfor årsagen til ændringen er. Lav en liste over alle de faktorer, der ligger til grund for beslutningen, som f.eks. Præstationsproblemer, brug af nye teknologier eller ændring i organisationens mission.

Beskriv virksomhedens nuværende situation og hvad der forventes for fremtiden.

Billedbetegnelse Skriv en skiftegningsplan Trin 2

Definer projektets omfang. Giv en kort beskrivelse af formålet med forvaltningsplanen. Bestem om ændringerne vil påvirke funktionen af enhver position, de processer, der er vedtaget, virksomhedens politik eller struktur. Angiv de afdelinger, teams, systemer eller andre komponenter, der kan blive påvirket.

Billede med titlen Skriv en ændringshåndteringsplan Trin 3

Beskriv interessenters mening. Liste over alle involverede personer i processen, som f.eks. Retning, projektleder, sponsor, slutkunder og medarbejdere. Angiv, om de foreslåede ændringer understøttes eller ej.

Overvej at illustrere disse data klart og kortfattet gennem et diagram. Den mest hensigtsmæssige model indeholder information som: viden, niveau af støtte og indflydelse for hvert medlem, kategoriseret i en høj / medium / lav skala.
Tal om muligt med de involverede personer for at vurdere graden af accept.

Billedbetegnelse Skriv en ændringsplan. Trin 4

Opret et ledelsesteam. Holdet vil være ansvarlig for kommunikation med medarbejderne under hensyntagen til mulige bekymringer og problemer for at sikre, at ændringerne gennemføres bedst muligt. Vælg pålidelige, velkommunerede fagfolk.

En medarbejder på højtstående niveau skal inddrages for at fordelene ved forslaget skal offentliggøres. Understrege, at positionens aktiviteter ikke er begrænset til at underskrive dokumenter, men også tilskynde andre.

Billedbetegnelse Skriv en ændring af ledelsesplan Trin 5

Har et tættere forhold til ledelsen. Støtten til virksomhedens vigtigste positioner er afgørende for projektets succes. Derfor tillade hver højtstående medarbejder at give konstant tilbagemelding og samarbejde om at styrke og støtte forandring.

Billedbetegnelse Skriv en skiftemanagementplan Trin 6

Udvikle en plan for hvert medlem, herunder dem, der støtter overgangen, for at vurdere risici og andre involverede problemer. Tildel ledelsen til opgaven at analysere notaterne.

Billedbetegnelse Skriv en ændringsmanagementplan Trin 7

Opret en kommunikationsstrategi. Dette er den vigtigste komponent i et projekt. Så prøv at kommunikere ofte med alle involverede. Yderligere styrke, hvad der er årsagerne til disse ændringer og de fordele, som dette vil bringe til virksomheden.

Medlemmer, der er direkte berørt, skal modtage oplysningerne personligt. Det betyder, at møder fra ansigt til ansigt er yderst vigtige.
Erklæringer skal være konsekvente og afvige fra de højeste stillinger, som projektleder, medarbejderleder eller enhver anden betroet virksomhedstalsmand.

Billedbetegnelse Skriv en skiftegningsplan Trin 8

Behandle modstanden. Dette er en almindelig adfærd i lyset af forandringen. Derefter kommunikerer personligt med de involverede for at finde ud af hvorfor. Tage hensyn til mulige klager, så ledelsen kan håndtere dem. Disse problemer involverer ofte:

Manglende motivation eller følelse af uopsættelighed.
Manglende viden om formålet med forandring.
Underskud på viden om processen.
Usikkerhed om problemer relateret til jobstabilitet, funktion og krav til fremtidig jobpræstation.
Manglende ledelse, der ikke opfyldte forventningerne til implementering og kommunikation.

Billedbetegnelse Skriv en skiftemanagementplan Trin 9

Undgå tilbageslag. Klager bør formindske, da kommunikation som helhed bliver mere selvsikker. Strategiske ændringer, der adresserer specifikke spørgsmål, bør også overvejes. Andre sager kan dog kræve forskellige tilgange. Disse foranstaltninger kan indgå i din ledelsesplan eller rettes til ledelsen efter behov. Vurdere, hvad der er den bedste løsning for virksomheden:

Ved at ændre eksisterende roller eller processer gør medarbejderuddannelsen en prioritet.
Hvis en turbulent overgang skal forventes eller som påvirker arbejdstagernes motivation, fremmer en begivenhed eller giver dem nogle fordele.
Opret incitamentsprogrammer, hvis medlemmer er demotiverede.
Hvis de føler sig ude af vejen, planlægger et møde, overvejer feedback og overvejer at ændre planlægningen.

Metode 2
Overvågning af projektændringer

Billedbetegnelse Skriv en ændringsmanagementplan Trin 10

Definer ledelsesteamets roller. Anfør de ansvar, der vil blive tildelt til gennemførelsen, ud over de nødvendige færdigheder. Inkluder mindst en projektleder for at udføre daglige ændringer og en sponsor for at spore fremskridt og træffe ledelsesbeslutninger.

For større planer i store virksomheder kan det være nødvendigt at opdele aktiviteterne mellem flere personer med specifik viden.

Billedbetegnelse Skriv en ændringsmanagementplan Trin 11

Overvej at oprette en administrativ ramme. Softwareprojekter bruger ofte denne ledelsesmodel, der består af repræsentanter fra hvert område. Bestyrelsen er ansvarlig for at godkende og kommunikere om de foretagne ændringer i stedet for projektlederen. Denne form for ledelse er bedst egnet til virksomheder, der har mange involverede medarbejdere, og som har brug for hyppig revurdering af omfanget og de oprindelige mål.

Billedbetegnelse Skriv en ændringsmanagementplan Trin 12

Opret en proces til gennemførelse af ændringsanmodninger. Når nogen på holdet har foreslået et forslag, hvordan vil det blive implementeret? Beskriv hele proceduren fra det, der blev aftalt med medlemmerne. Her er et eksempel:

Teammedlemmet udfylder en formular og sender det til projektlederen.
Lederen får adgang til dokumentet og opdaterer det som anmodninger accepteres eller afvises.
Medarbejdere udarbejder en mere specifik plan, der vurderer det tilsagn, der skal udføres.
Forslaget sendes til sponsoren til godkendelse eller afslag.
Ideen er implementeret, og de involverede parter informeres ofte om fremskridt.

Billedbetegnelse Skriv en ændringsplan. Trin 13

Opret en anmodningsformular. Følgende data skal indtastes i ordren og ændre historie:

Dato for anmodning.
Serienummer, tildelt af projektleder.
Titel og beskrivelse.
Afsenderens navn, e-mail og telefonnummer.
Prioritet (Høj, Mellem eller Lav). Krævende planer kan kræve specifikke frister.
Produkttype og versionsnummer (til software-relaterede projekter).

Billedbetegnelse Skriv en ændringsmanagementplan Trin 14

Indtast yderligere oplysninger om ændringshistorik, f.eks. Beslutningstagning og implementering. Ud over de data, der er angivet i anmodningsformularen, skal du have plads til:

Angiv godkendelse eller afvisning.
Underskrift af den person, der er ansvarlig for at acceptere / afvise anmodningen.
Ændre gennemførelsesfristen.
Skift slutdatoen.

Billedbetegnelse Skriv en skiftemanagementplan Trin 15

Følg de vigtigste beslutninger. Ud over den daglige oversigt over de foretagne ændringer kan kompilering af de mest relevante definitioner bidrage til projektets succes. At have denne type information arkiveret giver dig mulighed for at følge planens udvikling, gentage andre mennesker, hvis der er substitutioner i selskabets ledelse og mellemliggende kommunikationen med klienterne eller den øverste leder. For hver ændring af deadlines, omfang, anmodninger, prioritetsniveauer og strategi skal følgende data angives:

Hvem tog beslutningen.
Da beslutningen blev truffet.
Et resumé af årsagen og processen til implementering af beslutningen. Vedhæft alle dokumenter vedrørende dette problem.

tips

Få tro og loyalitet hos teammedlemmer og kunder. Ændringerne kan få dem til at føle sig ubehagelige. Så gør det klart, at du søger efter noget, der vil være til gavn for alle, så du får den støtte, du har brug for.