Sådan måles procesforbedring

En metode anvendt af mange virksomheder til at sikre markedets konkurrenceevne er den stadige forbedring af processer, både operationelle og finansielle, og det kræver oprettelse af et specifikt værktøj til måling af hver type forbedring. Der er et ordsprog i erhvervslivet, der siger, "Hvad der ikke kan måles, kan ikke styres." For at løse problemet skaber virksomheder målinger, det vil sige målelige aspekter af en given proces, at indsamle data før og efter implementeringen af en ændring. Metrics-analysen giver oplysninger, som hjælper os med at forstå, hvor meget en proces har haft gavn af en vis ændring, eller selv om der har været nogen form for forbedring. For at komme i gang er det vigtigt, at du lærer at vælge de bedst egnede beregninger for hver enkelt proces.

indhold

Trin

Del 1organisering af procesforbedringssystemet
Del 2valg af det rigtige mål for projektet
Del 3indsamling af data

Kilder og citater

trin

Del 1
Organisering af procesforbedringssystemet

Bestem hvilke aspekter der skal måles, det vil sige, bestemme, hvad du vil sige, når du taler om forbedringer. Behøver processen at være mere pålidelig, hurtigere, mere effektiv eller bedre på nogen anden måde? Dette trin vil gøre projektet mere klart. Husk på, at processen skal producere resultater, der kan måles på en eller anden måde.

For eksempel skal et firma, der ønsker at forkorte leveringstider, måle tid, ligesom et datascanningsselskab skulle analysere procentdelen af tegnfejl i slutproduktet.

Billede med titlen Mål Process Improvement Trin 2

Opret et konsekvent ordforråd for projektet. Brug bredt forstået definitioner for at sikre nøjagtighed og konsistens, som vil give troværdighed til al information, der deles af medarbejdere i forskellige områder eller steder. Undgå misforståelser ved at give klare definitioner af alle målte variabler.

Lad os f.eks. Sige, at virksomheden måler tiden i dage. Forskellige områder kunne have forskellige definitioner for konceptet "one day", dvs. de kunne kun overveje arbejdsdage, enhver 24-timers periode eller den daglige otte timers arbejdsdag som en dag. Denne form for inkonsekvens kan skabe forvirring.

Billede med titlen Mål Process Improvement Trin 3

Bestem hvordan information vil blive indsamlet. Data skal indsamles på samme måde på tværs af virksomheden. Hvis en afdeling f.eks. Indsamler oplysninger fra stikprøver, skal alle andre afdelinger gøre det samme. Ellers er det ikke muligt at sammenligne dataene. Desuden skal du definere standard måleenheder for alle steder, hvor resultaterne måles.

For eksempel kan leveringshastigheden måles i minutter eller timer, og den tid det tager at konvertere en måling til en anden ville gøre processen ineffektiv.

Billede med titlen Mål Process Improvement Trin 4

Standardér nøjagtigheden af beregningerne. Det betyder, at en afdeling ikke skal runde tid (dvs. optagelse i 59 minutter som en time), mens den anden registrerer tiden i timer, minutter og sekunder. Ellers vil de forskellige niveauer af detaljer gøre resultaterne forvirrende. Husk, at mindre enheder normalt producerer mere præcise resultater.

For eksempel kan alle afdelinger acceptere at afrunde decimaltallene.

Del 2
Valg af det rigtige mål for projektet

Billede titled Mål Process Improvement Trin 5

Bestem det primære mål. En sådan metrisk definerer resultatet eller det primære mål for procesforbedring. For eksempel kunne en bilfabrik bruge antallet af producerede biler pr. Time som en primær metrisk. Før forbedringen af en proces kan implementeres, skal du bruge en referencemetrisk. Ved projektets afslutning måles processen igen, og i sidste ende kan forbedringen beregnes.

Billede med titlen Mål Process Improvement Trin 6

Forbind det primære mål med en administrativ måling. Disse beregninger analyserer, hvordan forbedringen i en operationel proces hjælper med at opfylde virksomhedens administrative mål. For eksempel, hvis hovedmåling er reduktionen i fremstillingstiden, kan den administrative måling øges med overskud eller reducere faste omkostninger. Der er årsag og virkning forhold mellem primære og administrative målinger, der viser, hvorfor en forbedring i primære metrics er gavnlig for virksomheden.

Billede med titlen Mål procesforbedring Trin 7

Overvej uforudsete forhold. Et procesforbedringsprojekt kan medføre sikkerhedsskade, så hvis primære målinger måler, hvad der skal forbedres, skal en anden metrisk (kaldet en efterfølgende metrisk) måle, hvad den ikke kan ændre. Sådanne data skal indsamles før, under og efter projektet. Af de forskellige mulige konsekvenser for et bestemt projekt skal der kun tages hensyn til de der påvirker kvaliteten af resultaterne.

For eksempel kan et firma, der ønsker at skære ned på blytid, ende med at ignorere en stigning i beskadigede produkter på grund af medarbejderovervågning af pakkehåndtering. I dette tilfælde skal andelen af defekte produkter være den følgende metriske.

Billede med titlen Mål procesforbedring Trin 8

Bestem en finansiel måling. Ressursbesparelser er måske ikke selskabets primære metriske, men virksomheder skal overvåge de økonomiske resultater af forbedringsprocesser, som ikke bør forveksles med summen af de samlede projektomkostninger. I stedet skal de finansielle målinger fungere som et redskab til at analysere de økonomiske fordele ved projektet. Mange virksomheder fortsætter med at overvåge denne måling i op til et år efter færdiggørelsen af forbedringsprojektet.

For eksempel forventes en reduktion i produktionstiden at øge virksomhedens salg. I dette tilfælde skal vi kontrollere udbytter og andre faktorer, såsom fortjeneste, fra datoen for implementeringen af ændringerne i en periode efter projektets afslutning for at måle, hvordan værdierne var påvirket af ændringerne.

Del 3
Indsamling af data

Billede titled Mål procesforbedring Trin 9

Mål varighed. Længden af en proces vurderer, hvor lang tid det tager at færdiggøre de trin, der er involveret i at oprette et produkt eller en tjeneste. Andre varighedsmålinger overvejer den tid, det tager at tilføje værdi til et projekt, eller hvor lang tid det tager for virksomheden at imødekomme en kundes anmodning. Beregning af beregninger kan også indeholde procentdelen af leveringer fremsat til tiden.

At reducere procesernes længde er en gennemprøvet strategi til forbedring af en virksomhed, da det giver virksomheden mulighed for at fremstille og levere produkter eller tjenester tidligere. For eksempel i tilfælde af en møbelproducent, hvis alle andre faktorer er ens, vil forbrugerne altid foretrække at få en ny sofa eller spisebord i forvejen end sent. Ved at reducere procesens længde øges chancerne for at beholde kunderne og vinde ny forretning.

Billede med titlen Mål procesforbedring Trin 10

Mål omkostninger. Omkostningsberegninger vurderer den samlede værdi af produktionsprocessen samt måler driftsomkostninger i forhold til produktionsniveauer. Omkostningerne per transaktion måler mængden brugt i produktionen af en enhed, ressourcebesparende målinger vurdere reduktion af transaktionsomkostningerne, og arbejdsbesparende målinger analysere mængden af timer nødvendige arbejdskraft til produktion af et produkt eller service.

Omkostningsreduktionsstrategier er endnu vigtigere, når en virksomheds salg begynder at falde. For eksempel, da Bank of America led i et fald i udlån og handelsindtægter i 2011, besluttede virksomheden at reducere arbejdskraften for fortsat at give overskud til aktionærerne. Ledere og konsulenter brugte prisberegninger til at identificere funktioner, de kunne fjerne for at spare så meget som muligt uden at gå på kompromis med organisationen.

Billede med titlen Mål Process Improvement Trin 11

Mål kvaliteten. Kvalitetsmålinger måler kundetilfredshed, og at data kan indsamles gennem undersøgelser, klager og andre former for tilbagemeldinger. De vurderer også, hvorvidt en proces skaber værdi for kunden, samt analyserer hyppigheden af fejl og hvor ofte et job skal redone. Fejlfrekvensen analyserer procentdelen af fejl, og afslutningsgraden og nøjagtigheden vurderer hyppigheden af fejlfri procedurer.

For eksempel er sundhedsindustrien stærkt afhængig af kvalitetsmålinger, hvis forbedringer skal være data-drevne. Analytikere kontrollerer kliniske og økonomiske data for at identificere variationer i, hvordan udbydere leverer sundhedsydelser. For at skabe en procedure, der leverer kvalitetsmæssige kliniske resultater, bryder analytikere processen for at finde overflødige eller spildte ressourcer. En reduktion i omkostningerne vil ikke være værdifuld for virksomheden, hvis den ikke øger eller opretholder det niveau af kvalitet, der for øjeblikket tilbydes.
Nøglen til at øge kvaliteten er at øge effektiviteten uden at gå på kompromis med effektiviteten. Når vi taler om effektivitet, henviser vi til den mængde ressourcer, der er nødvendige for at levere en bestemt vare eller tjenesteydelse, da effektiviteten henviser til de produkt- eller servicemål, dvs i hvilket omfang virksomheden når disse mål.

Billede med titlen Mål Process Improvement Trin 12

Mål produktion. Produktionsstatistikker overvejer, hvor mange produkter eller tjenester der produceres over en given periode, og derfor bør de tilpasses efterspørgslen på markedet. Sådanne beregninger overvejer også forsinkelser og overslag over inventar, faktorer, som vi behøver for at holde på et minimum. Endelig måles igangværende arbejder også for at bestemme antallet af produkter eller tjenester på produktionslinjen.

En strategi til at øge produktproduktionen er standardiseret arbejde. For eksempel i bilindustrien har producenterne en standardiseret metode til montering af køretøjer. De kan standardisere fremstillingsprocesser for at øge produktionen, og metrics hjælper med at analysere, hvordan en bestemt proces øger en fabrikens output. Når en større mængde produkter fremstilles inden for en vis tidsperiode inden for den nye standardproces, var målet en succes.

Billede titled Mål Process Improvement Trin 13

Mål processernes kompleksitet. Denne metriske måling af antallet af trin involveret i fremstillingsprocessen, samt analyse af hvor ofte processen er hæmmet af medarbejderomsætning eller behovet for tilsynsmand godkendelse. Det samlede antal trin beregnes sammen med antallet af trin, der indgår i værditilvækstsprocessen, det vil sige de trin, der gør et produkt eller en tjeneste mere værdifuld for kunderne. Returnerer, eller hvor mange gange produktet sendes til produktionslinjen for fejlkorrektion, måles også.

Virksomheder ønsker at reducere kompleksiteten af processer, organisation, produkter og datasystemer for at stimulere vækst, reducere omkostninger og øge overskuddet. Måling af processernes kompleksitet hjælper en leder med at bestemme, hvor produkter og tjenester fuldt ud opfylder kundernes behov til den lavest mulige pris. Sådanne beregninger kan afsløre skjulte omkostninger i alt for komplicerede processer, så virksomhederne kan identificere hvilke produkter der er mest rentable, hvilke aspekter er virkelig værdsat af forbrugeren, og på hvilket tidspunkt forstyrrer processproblemer effektiviteten.