Sådan koordinerer du en audiokonference

Send en mødeanmodning. Når du har bestemt tidspunktet, send en mødeanmodning. Denne anmodning skal indeholde alt, hvad deltagerne skal logge ind på konferencen (adgangsnummeret og adgangskoden) og en oversigt over emner, der skal drøftes, herunder en liste over ansvarsområder. Dagsordenen skal dække eventuelle spørgsmål og bekymringer, som du forventer fra andre medlemmer. Fokuser først på positiverne, og tal derefter om udfordringer og andre løsninger og ideer til at overvinde eventuelle forhindringer, du diskuterer.

• Undgå at bruge en klient eller en administrativ lydkonferencebro, da log ind på forhånd vil afbryde en anden konference og koste dine klient penge.
• Eventuelle opgaver, du delegerer til nogen, bør diskuteres, før du sender tidsplanen. Det sidste du vil have, er at fortælle klienten eller administratoren, at en anden person vil gøre noget, når du faktisk ikke har bedt om denne person til at gøre jobbet.

Lav en liste over deltagere, herunder hvor de er fra, og generelle personlige oplysninger, du har om dem. Du kan bruge dette til at chatte, mens du venter på, at flere deltagere også kan oprette forbindelse.

Send en e-mail påmindelse på konferencens dag, hvad enten det er efter frokost eller dagen før, hvis det er planlagt om morgenen. Dette sikrer, at alle er til tiden. Du kan også benytte denne lejlighed til at indsende eventuelle rapporter eller dokumenter, der skal bruges på konferencen. Hvis nogen andre skabte disse materialer, skal du sørge for at give dem kredit (eller forhindre skylden i at falde på dig) ved at videresende meddelelsen om, at denne person sendte dig inde med filerne eller ved at sige: "Jeg har vedhæftet Johns rapport, om hvilken vi vil tale under konferencen. " Det er dit ansvar som konference leder for at sikre, at alle er på samme niveau for forståelse, og at alle har fuldført deres ansvar før konferencen.

Start konferencen. Være punktlig Log venligst ind på konferencen 10 minutter i forvejen, hvis det er muligt. Nogle værktøjer vil ikke give dig mulighed for at logge ind forud for tiden, og andre vil ikke tillade nogen at kommunikere før lederen, med en særlig adgangskode, logger ind. Sørg for at teste konferencebroen på forhånd, hvis du ikke er bekendt med det værktøj, du bruger.

Normalt vil mindst en person være forsinket, så få et par praktiske kommentarer til at starte en lille chat og undgå en lang stilhed i begyndelsen af ​​opkaldet. Sørg for, at alle deltagere introduceres (navn, stilling og rolle de spiller) til andre, som de ikke er bekendt med, især deres kunder. Start konferencen 3-5 minutter efter den planlagte tid, når det er muligt, selvom alle deltagere endnu ikke er til stede.

Følg tidslinjen - det tog dig tid til at forberede det, så følg det. Vær sikker på at holde øje med uret, da deltagerne måske ikke er tilgængelige for at blive på konferencen efter aftalens tid. Vær opmærksom på tidernes behov hos dine præsentanter. Det er dit job at sikre, at alt er perfekt.

Hold fokus og tag noter. Undgå at bruge lydknappen, mens andre taler, hvis det er muligt. Kontorfolk er mindre tilbøjelige til at afbryde dig på konferencen, hvis du synes at være involveret. Dette er en mulighed for at vise, hvor meget du ved om det emne, du diskuterer. Løfte ikke noget, du ikke kan holde, og lad dig sige at du vil komme tilbage med svarene på de spørgsmål, du ikke havde forventet.

I slutningen af ​​konferencen spørg, om nogen har spørgsmål og sørg for, at de besvares eller planlægges at svare efter konferencen. Hvis der er behov for et andet møde, skal du planlægge med de mennesker, der stadig er på linjen. Tak alle sammen for tiden og ønsker dig en god dag eller uge (weekend).

Umiddelbart efter konferencen, lav et resumé af det, der blev diskuteret og send det til deltagerne. Dette resumé tjener to formål: 1) Sørg for, at alle forstår og har en liste over deres prioriteter og 2) dokumenterer samtalen skriftligt, skal der være uoverensstemmelser senere. Du kan blive reddet mange gange ved et godt sammendrag af en konference. Husk at anmode om korrektioner eller justeringer i resuméet, hvis det er nødvendigt.