Hvordan man leder et møde

Virksomhedsarbejde, især i kontorer, kræver en vis grad af samarbejde. For eksempel kræver vigtige beslutninger ofte perspektivet på mere end én person, og meningsfuldt arbejde kræver ofte, at flere medarbejdere kender til. Møder er en måde at gøre samarbejdet struktureret og organiseret, men uden en følelse af formål eller kontrol, kan det nemt blive for langt og ineffektivt. At vide, hvordan man planlægger, forbereder og leder et møde kan gøre forskellen mellem at gøre det effektivt og udslette det.

indhold

Trin

Del 1forberedelse til mødet
Del 2fungerer som formand under mødet

Video: folkemøde 2017: hvordan skal fremtidens ledere navigere på et nyt arbejdsmarked?
Video: mødeboxen 2.1 - effektive og engagerende tilbagevendende møder (værktøjskasse)
Video: systemisk leder- og konsulentuddannelse

Del 3gennemføre mødet effektivt

Kilder og citater

trin

Del 1
Forberedelse til mødet

Diskuter fremtidsmødet med deltagerne. Når du ved, du skal lede et møde, er en af de første ting du skal gøre, at bruge lidt tid på at tale med dem, der vil deltage i det, især vigtige eller overlegne mennesker. Spørg dem, hvis der er noget specifikt, de gerne vil diskutere på det tidspunkt, skriv ned svarene og brug dem til at guide dig selv med at skrive din dagsorden.

At spørge deltagerne, hvad de gerne vil diskutere, er smart, ikke kun fordi det letter oprettelsen af et personale, men også fordi det involverer dem i processen, selv før mødet begynder. Folk vil være mere tilbøjelige til at deltage i mødet og være opmærksom på det, hvis de ved, at spørgsmål, der er vigtige for dem, vil blive diskuteret.

Skriv og distribuér en retningslinje. Møderegeringen kan være et værdifuldt værktøj, ikke kun for formanden, men også for deltagerne. Den indeholder nyttige oplysninger om mødet, som f.eks. Datoen den finder sted, hvor og hvem der skal deltage i. Vigtigst er det også skitserer de emner, der skal diskuteres, så alle deltagere kan forberede sig. Send dagsordenen før mødet selv - jo vigtigere er anledningen, jo hurtigere skal du sende den.

En ting, som din dagsorden skal indeholde, er en omtrentlig tidsbegrænsning for hvert diskussionsemne. At have en tidsplan afgrænset på forhånd gør det meget nemmere at holde mødet på plan. Selv om nogle punkter på dagsordenen kan være forsinkede, og andre kan ende før, gør planlægning det meget nemmere at holde øje med dem og foretage tilpasninger, hvis det er nødvendigt.

Søg i diskussionsemner og tidligere møder. Mennesker, der deltager i mødet, kan ikke være opmærksomme på alle de emner, du planlægger at diskutere - nogle er måske ikke gået til tidligere møder, og andre kan have glemt. Som formand for mødet er det godt at kende diskussionshistorien indtil det tidspunkt. Prøv at tale med folk, der har været på tidligere møder for at lære om alle de ufærdige og vigtige punkter, som du bør medtage i din. Det kan også være godt at anmode om referater fra tidligere møder fra en officiel arkivist for at hjælpe med at guide din planlægning.

Referatet af tidligere møder kan være en vigtig ressource for dig som præsident, fordi de opsummere diskussioner og beslutninger, der opstod under tidligere møder og gøre det relativt hurtigt og nemt at lære. Du kan endda distribuere vigtige minutter til deltagerne sammen med dagsordenen.

Forbered mødelokalet på forhånd. På dagen skal du sikre, at lokalet er rent, præsentabelt og klar til at rumme deltagere. Se om de teknologiske komponenter i mødet, såsom præsentationer, projektorer, skærme osv, fungerer korrekt og er klar, fordi tekniske problemer kan spilde værdifuld tid og forsinke mødet.

Hvis du vil bruge en elektronisk præsentation som PowerPoint og andre, skal du gøre dig bekendt med fjernbetjeningen eller klikken, du vil bruge til at gå gennem diasene. Spild ikke værdifuld tid i kontakt med kontrollerne, når du kunne diskutere vigtige spørgsmål.

Del 2
Fungerer som formand under mødet

Åbn mødet. Når den planlagte starttid kommer, og alle deltagere, eller i det mindste alle vigtige, er til stede, tegner alles opmærksomhed i rummet. Introducer dig selv som præsident og angiv formålet med mødet. Angiv den forventede varighed af anledningen ved at informere alle om den forventede sluttid. Du må måske afslutte før eller senere, men at angive fristen før hjælper med at holde mødet på skema. Hvis nogle af de tilstedeværende ikke kender hinanden, foretager et kortopkald og introducerer vigtige deltagere.

Bemærk, at nogle virksomheder og organisationer har begrænsede og regimenterede procedurer for at åbne og afholde et møde. For eksempel bruger flere amerikanske foreninger et system kaldet Robert`s Order Rules, som omfatter at kalde mødeordren ved at ramme en hammer og specificere meget specifikke regler for indtastning og godkendelse af bevægelser.

Sammendrag vigtige punkter fra tidligere møder. Ved starten af møder, der indgår i et længere projekt, opdatere alle deltagere om status for projektet ved kort og kort opsummering af alle relevante begivenheder eller beslutninger fra tidligere møder. Ikke alle partygoers kan være så involveret i diskussionsemnerne som du er, så at bringe alle til samme punkt kan hjælpe meget for at gøre mødet effektivt og effektivt.

I stedet for at opsummere dine tidligere møder, kan du bede en kontorist eller en officiel arkivist om at læse protokollen for at give resuméet en vis formalitet.
Du kan også læse vigtig korrespondance eller kommunikation, der har fundet sted siden det foregående møde.
Bemærk, at hvis du giver kopier af minutter / korrespondance til deltagerne, er det normalt ikke nødvendigt at læse højt.

Tillad vigtige deltagere at rapportere om den aktuelle situation. Lad folk med relevant viden fortælle samlingen nye eller seneste udviklinger, der har fundet sted siden sidste møde. Disse kan være noget: Nye problemer, som din virksomhed eller organisation står overfor, personaleændringer, projektudviklinger og strategiske ændringer kan diskuteres på dette tidspunkt. Deltagerne vil også gerne vide resultaterne af specifikke handlinger, der træffes efter beslutningerne fra det sidste møde.

Adress de åbne spørgsmål. Hvis der er problemer, der forbliver uløste eller beslutninger, der ikke er blevet foretaget siden sidste møde, skal du gøre en indsats for at arbejde sammen med dem, før du går videre til andre problemer. Jo længere de gamle problemer udsættes, desto mindre chance er der for nogen at tage ansvar for dem, så prøv at rejse og løse alle uafsluttede problemer under mødet. Generelt er disse uløste emner specielt noteret som "ikke besluttet" eller "markeret til fremtidig diskussion" i referatet af tidligere møder.

Afhængigt af kulturen og reglerne på din arbejdsplads kan din virksomhed eller organisation have særlige procedurer for at træffe en beslutning - for eksempel kan deltagerne kun behøve at nå en flertalsafstemning, eller en udvalgt gruppe af højtstående personer kan være ansvarlige af alle beslutninger.
Husk at nogle ting er for store til at afslutte mellem møder. Du behøver ikke nødvendigvis at dykke i udviklingen af langsigtede projekter, der endnu ikke har været bør, dog at rejse beslutninger eller projekter, når der kræves aktioner.

Adressér alle nye problemer. Løft spørgsmål, bekymringer og spørgsmål ny at blive drøftet. Disse skal være ting, der naturligt kommer fra de udviklinger, der har fundet sted mellem tidligere og nuværende møder. Forsøg at få bestemte og endelige beslutninger fra deltagerne: Jo flere ting du forlader uden at afgøre, jo mere ufærdige spørgsmål skal du behandle på næste møde.

Video: Folkemøde 2017: Hvordan skal fremtidens ledere navigere på et nyt arbejdsmarked?

Video: MødeBoxen 2.1 - Effektive og engagerende tilbagevendende møder (Værktøjskasse)

Sammendrag konklusionerne fra mødet. Når du har behandlet alle tidligere og nuværende spørgsmål, opsummerer konklusionerne af mødet for alle tilstedeværende. Del resultaterne af alle de beslutninger, der er truffet, og om nødvendigt skitsere de specifikke handlinger, som deltagerne skal tage før næste møde.

Dette trin er afgørende, fordi det er din sidste chance for at sikre, at alle forlader mødet og ved præcis, hvor dine projekter er, og hvad der forventes af dem.

Video: Systemisk leder- og konsulentuddannelse

Afslut sætte scenen til næste møde. Endelig fortælle alle hvad forventer det næste møde, og, hvis du allerede er begyndt at planlægge for det, fortælle, når og hvor det vil ske at hjælpe med at give deltagerne en fornemmelse af kontinuitet i et projekt eller stor beslutning og en periode for at fremskridt eller fuldføre deres opgaver.

Bemærk at du ikke nødvendigvis Du har brug for planlægge et andet møde, hvis du behandler alle tidligere og nuværende problemer i den nuværende, men hvis der er nok ufærdige spørgsmål for at sikre fremtidig diskussion, eller hvis du venter på at se, hvordan visse projekter udvikler sig, er det nok en god idé.

Del 3
Gennemføre mødet effektivt

Styr diskussionen, men dominerer ikke det. En af dine roller som præsident er at holde diskussionen flydende og inden for planlægningen, gør det ikke give deres mening om hvert emne eller holde diskussionen i tide. Få lidt fleksibilitet: lad andre deltagere tale åbent og lade nye diskussionsemner komme frem, selvom de ikke er på dagsordenen. Du kan ende med at stille stille eller afslutte samtaleemner for at holde diskussionen på sporet, men føler ikke, at du skal kontrollere alle aspekter af mødet: processen er samarbejdet.

Når mødet skrider frem, hold øje med dagsordenen. Hvis du bliver sent, kan du måske springe over nogle diskussionsemner eller planlægge dem til senere. Vær ikke bange for at gøre dette, hvis de er at blive drøftet er meget vigtige.

Opmuntre alle til stede til at deltage. Som formand for mødet er dit job at sikre en åben og produktiv diskussion. Hvis du bemærker, at nogle deltagere, som måske har viden relevant til det problem, der behandles, ikke åbner op til gruppen, opfordre dem til at snakke. Du behøver ikke at udfordre dem eller kalde dem direkte - bare sig noget som "Jeg synes, at fru Silva`s viden ville være nyttig her" er en fantastisk måde at få de mindre aktive medlemmer af mødet involveret.

Sørg for, at alle forstår, hvad der diskuteres. Det kan være svært at huske, at ikke alle nuværende har den samme erfaring eller viden om emnerne i diskussionen. For at sikre, at alle deltagere bruger deres tid klogt, kan du benytte lejligheden til hurtigt at forenkle komplekse problemer eller emner, som de opstår. Jo mindre sapient vil meget gerne lide en sådan gestus.

Undgå at ignorere vanskelige eller ubehagelige problemer. Hvis de ikke holdes under kontrol af en kompetent præsident, kan møder blive meget uproduktive. Forsøg at sikre, at alle vigtige emner arbejdes på og ikke tillade medlemmer at overføre skylden eller give vage undskyldninger for problemer, der ikke er løst. Prøv at pege og få svar på de spørgsmål, som ingen ønsker at håndtere. Selvom ikke hvad alle vil, er disse ubehagelige problemer netop dem, der har mest brug for helbredelse for at gøre mødet så effektivt som muligt.

Optag vigtige beslutninger. Hvis du har officielle clerks eller personer med ansvar for at skrive ned minutter, giv dem denne opgave. Hvis du beslutter dig for at stille de vanskelige spørgsmål, skal du sikre dig, at svarene du får, er veldokumenterede.

Vær opmærksom på tiden. Der er en grund til møder at have et dårligt ry: for mange mennesker ses de som et alvorligt spild af tid. For at undgå at gøre det for længe, brug din magt som præsident for at holde diskussionen igang, og vær ikke bange for at udskyde ubetydelige problemer til en anden dato, hvis mødet tilsyneladende bliver længere end planlagt. Forbered dig og vær villig til at sætte din dagsorden i tide for at sikre, at deltagernes dyrebare tid ikke spildes.