Et organiseret møde har brug for en velskrevet dagsorden. Lad ikke dit møde blive så længe og ineffektivt, som mange synes at udvikle sig. Ved at holde fast i en detaljeret, men fleksibel dagsorden, kan du holde dit møde enkelt og fokuseret, så du kan nå alle dine mål på kortest mulig tid. Det er ligegyldigt, om du ønsker at skrive dit eget personale, bruge en skabelon eller gøre det bedste med et personale, du allerede har, start med trin 1 nedenfor!
Start med at give en titel. Fra den smukkeste litteratur til det tørreste regneark har næsten alle vigtige dokumenter brug for en titel, og mødeplaner er ingen undtagelse. Titlen skal fortælle læseren to ting: For det første at han eller hun læser en linje, og for det andet, hvad mødet er. Når du har besluttet, skal du placere titlen øverst på dit blanke dokument. Det behøver ikke at blive pragtfuldt eller kompliceret - i virksomhedskontekster er enkle og lige titler ofte de bedste.
Modstå trangen til at bruge store eller forskellige skrifttyper i titlen. I de fleste situationer bør du bruge en simpel og værdig skrifttype som Times New Roman eller Calibri og lade titlen være den samme størrelse som resten af dokumentet (eller bare lidt større). Husk at hans mål er at informere læserne, hvad de læser, ikke nødvendigvis imponere eller distrahere dem.
Video: Dagsorden 24-09-2014
Video: [Blockz SMP] Opdatering/fremtid og rundvisning #11
2
Medtag oplysninger om "Hvem?""hvor?"Og"hvornår?"i overskriften. Efter titlen har mødeplanerne normalt en overskrift, som kan variere i detaljer afhængigt af arbejdsmiljøets formalitet. Han får normalt en linje under titlen. I den skal du inkludere korte faktuelle oplysninger om mødet, der ikke har at gøre med emnet under drøftelse. Det er sådan, at de, der ikke var til stede, kan vide, hvornår og hvor mødet fandt sted, og hvem der var der. Nedenfor er nogle ting, du kan inkludere - uanset hvilke oplysninger du vælger, mærker du hver del af det (du kan lade etiketten være fed på dette):
Dato og klokkeslæt. De kan grupperes eller placeres i separate sektioner.
Placering. Hvis virksomheden har flere steder, kan du indtaste adressen, men hvis den er i en enkelt bygning, kan du nævne det rum, hvor mødet fandt sted (fx konferencelokale 1).
Deltagere. Jobtitler er som regel valgfrie.
Særlige deltagere. Disse kan inviteres, højttalere eller ledere.
3
Skriv ned formålet med mødet med få ord. Møder uden noget bestemt formål risikerer at bruge værdifuld tid, mens deltagerne beslutter, hvad man skal snakke om. Spring en linje efter overskriften og brug fed eller understreget tekst til at navngive næste afsnit med en overskrift som "Formål" eller "Formål", efterfulgt af et kolon eller en linjeskift. Derefter beskriver de punkter, der skal diskuteres, ved hjælp af koncise og objektive sætninger. Prøv at skrive en til fire sætninger her.
For eksempel, når du skriver om formålet med et budgetmøde, kan du måske sige "mål: Skitsere de vigtigste budgetmål for regnskabsåret 2015-2016 og diskutere langsigtede omkostningsreduktionsforanstaltninger. Desuden vil PD-direktør Marcos Feldman præsentere resultaterne af en nylig undersøgelse af konkurrenceevnen. "
Hvis du allerede har skrevet akademiske tekster, skal du tænke på målsætning som abstrakt eller resumé af mødet. Du siger med et par ord, hvad du planlægger at diskutere, uden at gå ind i detaljer.
Video: Den gode dagsorden
4
Skriv en tid, der beskriver hovedelementerne i mødet. Skemaer hjælper med at imødegå en fælles fejl: Forretningsmøder går ofte alt for langt. Spring en linje efter målene, giv en fed eller understreget titel til din tidsplan, og begynd at skrive indtastninger, der matcher de øverste diskussionsemner i den. For at gøre læsningen nemmere skal du starte hver indtastning på egen linje.
Navn hver med eller den tid, du planlægger at starte den og afslutte den eller hvor meget tid du planlægger at bruge på hvert emne. Vælg et system eller det andet og være konsistent - blanding vil efterlade det uprofessionelle udseende.
5
Inkluder tid til tid for eventuelle specielle gæster. Hvis en gæst skal deltage i mødet og diskutere vigtige emner, skal du adskille en del af tiden for den pågældende person. Planlæg at give hver gæst en post kun til tiden, selvom de har mere end et diskussionsemne. På denne måde vil hver enkelt kunne organisere sig som han mener passende.
Det er bedst at tale med gæsterne først for at finde ud af, hvor meget tid hver enkelt skal bruge. Dette hjælper med at undgå pinlige tidskonflikter.
6
Tillad ekstra tid i slutningen af mødet til spørgsmål og svar. I løbet af den tid kan folk bede om afklaring af forvirrende emner, give deres meninger, foreslå retningslinjer for fremtidige møder og fremsætte andre kommentarer. Du kan gøre denne tid eksplicit ved at inkludere den som den endelige post i din tidsplan eller bare bringe det selv efter det endelige element i mødet.
Hvis du når slutningen af mødet, og ingen har spørgsmål eller kommentarer til at gøre, kan du altid afslutte tidligt. Mange af deltagerne vil takke for det!
7
Muligt skitsere emnerne til diskussion. Tiden er normalt dagsordens "stuffing": den del, som folk vil læse for at lede diskussionen. Men selv om det ikke er vigtigt at gøre dette, kan hovedpunkterne være til stor hjælp for deltagerne. Dette vil give dem en påmindelse om tilrettelæggelsen af de fremlagte ideer, der hjælper med at aktivere hukommelsen i forhold til de specifikke emner, der er nævnt. Her er et eksempel på en organisation, du kan bruge (se Sådan skriver du en oversigt for mere information):
I. Højprioriterede budgetposter
A. Rejsebudget
B. Videresalgspriser
i. Forhandle en bedre aftale?
C. Lobbying omkostninger
II. Foranstaltninger til at øge omsætningen
A. Alternative serviceaftaler
i. Introduktion til muligheder for købere
ii. Anmodning om tilbagemelding
B. Geninvestering i mobilteknologi
...blandt andre.
8
Søg efter fejl på dagsordenen, inden du distribuerer den. Fordi nogle deltagere kan ende med at afhænge meget af det, er det en god ide at gennemgå det for fejl og hvis det er færdigt, inden det leveres. Dette er ikke kun et høflighed for deltagerne, men afspejles positivt i deres opmærksomhed på detaljer og den respekt, de har for dem.
Også at sikre, at der ikke er fejl på personalet, kan du spare tid og din prestige.
Brug af en mønsterskabelon
Video: Dagsordener - Skab en god dagsorden til møder
1
Brug en inkluderet skabelon i et tekstbehandlingsprogram. Mange tekstbehandlingsprogrammer, f.eks. Microsoft Office, Pages for Mac og andre, har skabeloner til forskellige faglige og personlige dokumenter, der kan omfatte retningslinjer for møde. Disse skabeloner gør det meget nemt og hurtigt at fremstille et professionelt dokument og er normalt organiseret i logiske sektioner med æstetisk tiltalende arrangement - du skal bare skrive de relevante oplysninger på de relevante felter, og du er færdig!
Selvom hver tekstbehandler er lidt anderledes, kan de fleste, der har evnen til at bruge skabeloner, give dig mulighed for at navigere gennem dem ved hjælp af en menulinje øverst i programvinduet.
Hvis din processor kan bruge skabeloner, men du ikke har nogen, som er egnet til at møde tidsplaner, kan du muligvis downloade en fra skabers hjemmeside. Eksempelvis findes Microsoft Word-skabeloner på office.microsoft.com, mens de i sider kan findes i Apples appbutik.
2
Du kan også downloade en skabelon fra en anden kilde. Hvis din tekstbehandler ikke kommer med personale skabeloner, og du ikke finder nogen på den officielle hjemmeside, skal du ikke bekymre dig: Der er masser af gratis skabeloner tilgængelige online. En simpel "møde template skabelon" søgning på dit foretrukne søgningsside skal give flere relevante resultater. Men som ikke alle vil være fra officielle kilder og af godt omdømme, er det vigtigt at være forsigtig med valget af modeller til brug. Nedenfor er nogle websteder, du kan besøge:
Gem Word Skabeloner - Dette professionelle websted tilbyder mange kvalitetsskabeloner til Microsoft Word.
Word Skabeloner Online - En anden god kilde til Word skabeloner. Det giver dog kun få muligheder.
iWorkCommunity - en god skabelon til sider. Det virker dog kun i ældre versioner (før 2009).
App Store har også flere skabeloner til sider, men ikke alle er gratis.
3
Udfyld felterne i din skabelon. Når du har fundet eller downloadet en skabelon, du kan lide, skal du bare udfylde den med de oplysninger, du har brug for. De fleste af dem vil have velmærkede områder, hvor du kan indtaste navne, tider, emner til diskussion, afsnittitler og andre. Udfyld alle relevante felter for at gennemføre dagsordenen, og kontroller omhyggeligt for fejl, når det er færdigt. Selvom det er meget bekvemt, beskytter personalepersonale ikke mod stavning, grammatik og fejlagtige fejl.
Lad ikke nogen felter være tomme. Intet ser mindre professionelt ud end for eksempel at have en tidspost, der siger "Indtast kun her". Hvis der af en eller anden grund er dele af den skabelon, som du ikke vil udfylde, skal du slette dem i stedet for at lade dem være tomme.
4
Lav små ændringer, så din dagsorden passer til dine behov. Modellerne kan være utroligt bekvemme, men det er ikke nødvendigt at holde sig til klar stil og format. Du er velkommen til at foretage ændringer i indholdet og stilen på skabelonen, så det passer til dine forretningsstandarder og faglige præferencer.
Hvis du f.eks. Kan lide udseendet af en meget, men føler at overskriftsafsnittet er for langt, skal du slette overflødige områder efter eget valg, så længe du ikke ødelægger dokumentformatering eller forårsager en negativ indvirkning på dagsordenen.
Del 2 De bedste måder at bruge en dato på
1
Planlæg de øverste emner først. Ved planlægning af møder er det ofte en god idé at udfylde skemaet først med de mest relevante emner. Dette garanterer to vigtige ting. For det første vil alle være i stand til at diskutere disse emner tidligt, når de bliver smartere og mindre trætte. For det andet, hvis mødet skal slutte før eller bestemte deltagere skal forlade tidligere, er de vigtige emner allerede blevet diskuteret.
Møder går ikke altid som planlagt. Hvis mindre og mindre emner afskæres fra slutningen, kan det være muligt at genoptage dem på en anden måde eller planlægge dem til et andet møde. Men hvis du ikke kan komme igennem de vigtigste punkter, vil dit møde ikke have opnået det meste af dets formål, hvilket kan betragtes som en fejl. Oprethold de mest essentielle temaer i begyndelsen af tidsplanen normalt undgår dette problem.
2
Hold dig til din tidsplan, men vær fleksibel. Når du planlægger og gennemfører et møde, er en af de vigtigste ting at huske på, at det kun er tid. Ofte har medarbejdere hader for lange møder, og med rette - de kan være meget irriterende og forsinke presserende opgaver. Sørg for, at din tid forbliver i tide ved altid at se på uret, og når du har mulighed for det, skal du komme op med noget som "Vi skal fortsætte til næste emne, hvis vi ønsker at komme ud herfra til det rigtige tidspunkt."
Men møder går ofte ikke som planlagt, så du skal være klar til at foretage tilpasninger, hvis en fest tager længere tid, end du vil have. Vær fleksibel og prøv at dække så meget som muligt inden for den begrænsede tid, du er blevet tildelt til mødet. For eksempel, hvis et emne tager for lang tid, kan det være nødvendigt at forkorte diskussionen om andre eller helt eliminere de relativt ubetydelige dem, der kan færdiggøre til tiden. (Du kan strategisk inkludere valgfrie elementer for at reducere tidsbegrænsninger).
3
Start med at skrive dagsordenen i god tid før mødet. Retningslinjerne er afgørende: de projekterer en professionalisme, der informerer deltagerne om, at du sætter pris på deres tid og bidrag til organisationen. Så sørg for at du har nok tid til at lave et kvalitetsdokument ved at begynde at skrive dagsordenen så tidligt som muligt.
At starte tidligt vil også give dig fordelene ved at kunne anmode om feedback på dagsordenen forud for mødet og for at forbedre det. At dele et udkast til det med kollegaer eller tilsynsførende og bede om forslag fra dem kan hjælpe dig med at rette fejl og tilføje detaljer, der er gået blanke. Hvis du venter til sidste øjeblik for at skrive det, har du ikke tid til at anmode om og integrere feedbacken.
Selvom du kan skrive retningslinjer for rutinemøder dagen før hver af dem, kan de vigtigste kræve forberedelsesperioder.
4
Del dagsordenen med deltagere før mødet. Dette sikrer, at alle ankommer ved at vide, hvad emnerne vil blive diskuteret. Afhængigt af virksomhedens kultur kan det betyde at udskrive flere kopier og levere dem personligt eller bare dele dem elektronisk, f.eks. Ved at sende dagsordenen som vedhæftet fil. I begge tilfælde skal du sørge for, at dokumentet er fri for tekniske fejl, før du deler det.
Afhængigt af vigtigheden af mødet kan du levere dagsordenen til deltagerne mindst en time eller to før lejligheden. I det vigtigste er det måske nødvendigt at sende dagsordenen en eller flere dage på forhånd.
Fordi folk altid er optaget, er det en smart ide at tage flere ekstra kopier med dig til mødet, hvis nogen nogensinde glemmer din egen.
tips
Et fremragende værktøj til et produktivt møde er at bruge OPPR-ordningen: Mål, Tariff, Roller og Ansvar. Det første, dit møde skal have, er en mål. Hvis du bare vil informere, skal du ikke bruge folks tid med det - send dem et nyhedsbrev. Målet skal have en aktiv komponent og om muligt et produkt til at vise det: "Bestem målene for holdet i løbet af fire måneder." Dagsordenen er listen over emner, der skal behandles for at nå dette mål, med en frist for at holde dig på linjen. For eksempel "1. Se status for de sidste fire mål (15 min) 2. Lift suggestions mål (20 min), 3. Vælg de 5 vigtigste mål (10 min) etc. For Roller og ansvar, afgøre, hvem vil lede mødet, hvem vil tage noter, og hvem vil holde handlingen til at ske senere.
Afhængigt af dine kollegaers præference kan det være godt at fastsætte en frist for folk til at komme med ideer til dagsordenen. Beslut om en dato og klokkeslæt og holde fast ved dem. Tillad korrektioner, hvor de forbedrer dagsordenen, eller hvis de kun er begivenheder, der dominerer den oprindelige dagsorden.
Hvis nogen ikke er i stand til at deltage i mødet, skal du overveje at oprette en "Foregående undskyldning" sektion øverst på dagsordenen, eller lad være med plads til det og kun annoncere disse fravær under mødet.
Hvis din virksomhed har en speciel formular til retningslinjer, skal du bruge den som en skabelon. På nogle steder er det vigtigt at holde sig til formlen.
Sådan opretter og bruger du Outlook Email Templates
Sådan handler du på dit første alkoholholdige anonyme møde
Sådan nyder du livet af en mor og en husmor
Hvordan man har et mere organiseret liv (for teenagere)
Sådan oprettes en social kommission på arbejdspladsen
Sådan skriver du en lov eller en resultatrapport
Hvordan man kan lette et møde
Hvordan man laver en handling
Håndtere et orienteringsmøde for de arbejdsløse
Sådan udarbejder du et tidsplan
Hvordan man leder et møde
Hvordan man organiserer et effektivt møde
Hvordan man organiserer et klassemøde
Hvordan man skriver en dagsorden for et forretningsmøde
Hvordan man gennemfører effektive møder
Sådan skriver du en Business Tracking Email
Sådan opretholder du en dagsorden
Hvordan man gennemfører et daglig Scrum-type møde
Se Lync Day møder på iOS
Hvordan man afholder et møde hensigtsmæssigt