Du er netop blevet valgt eller udpeget som sekretær for det udvalg, som du tilhører. Tillykke! Ved du hvordan man skriver ned, forbereder og præsenterer minutter? Det er ligegyldigt, om du følger lovgivningsbiblen Roberts opdaterede ordreregler
eller skrive minutter i mindre formelle indstillinger, her er de vigtige metoder til at følge.
trin
Del 1 Tidligere forberedelse
1
Kend din organisations møderegler. Hvis kunden forventes at lave formelle minutter, spørg, om gruppen følger Roberts Ordreregler eller en anden officiel vejledning. I mere uformelle indstillinger spørg, hvad der skal inkluderes i referatet eller hvordan de vil blive brugt.
Du behøver ikke at blive fortrolig med de fuldstændige opdaterede ordreregler, men at få en kopi eller låne kan være til hjælp ved besvarelse af specifikke spørgsmål.
Kend din rolle også. Nogle sekretærer af minutter deltager ikke i mødet, mens andre laver protokollen og bidrager til diskussionen. Uanset hvad der er tilfældet, skal sekretæren ikke være nogen med en anden vigtig rolle, som f.eks. Facilitator eller præsident.
2
Forbered en skabelon først. Protokollen fra hvert møde gentager nogle oplysninger, så en skabelon vil skabe et ensartet format til nem reference. Inkluder plads til mindst følgende oplysninger:
Organisationens navn.
Typen af møde: Er det et regelmæssigt, ugentligt eller årligt møde, et mindre udvalgsmøde eller et specielt møde?
Dato, klokkeslæt og sted. Forlad plads til start- og sluttider (planlagt og forsinket).
Navn på formand eller leder af mødet og sekretæren (eller stedfortrædere).
Liste over "gaver" og "fraværende". Bemærk, om der er et quorum til stede (nok folk til afstemning).
Et sted til din underskrift. Som den ansvarlige for protokollen vil du altid underskrive dit arbejde, og der kan kræves en ekstra underskrift efter godkendelse af protokollen afhængigt af organisationens politik.
Et personale, hvis man er forsynet. Hvis mødet eller formanden for mødet ikke beder dig om at udarbejde en vedtægt, skal han eller hun have en tilgængelig, der hjælper med at organisere dine noter om mødet.
3
Tag en notesbog eller notesbog med dig. Vælg noget, du har det godt af. Hvis du skriver minutter, skal du adskille en notesbog til dette formål, eller oprette en mappe på din computer.
Hvis du har lavet minutter på et tidligere møde, og de endnu ikke er blevet forelagt til godkendelse, tag dem også med dig.
Selvom en båndoptager kan hjælpe dig med at udskrive minutter senere, erstatter den ikke optagelsen. Hvis du optager mødet, skal du se, om alle til stede er enige og ikke giver fristelsen til at transkribe ord for ord.
Læringskorthand vil fremskynde processen med at tage noter, men det er ikke nødvendigt at kunne skrive ned hvert ord for at producere minutter. Faktisk bør du undgå at gøre det.
Hvis du bliver bedt om at tage noter offentligt under mødet, skal du bruge en projektor eller præsentationspersonel og tage noterne hjem uden at slette dem, så du kan bruge dem til at indtaste protokollen.
Video: Hvordan Man Laver En Minecraft Server [OPDATERET] [1.11.2]
Del 2 Noter om mødet
1
Distribuer en tilstedeværelsesliste. Når alle er til stede, skal du uddele et stykke papir (eller mere til større møder) med plads til hver person til at skrive deres navn og kontaktoplysninger. Du kan bruge denne liste efter mødet til at udfylde gave-sektionen i din skabelon eller vedhæfte den liste selv til de fuldstændige minutter.
Hvis du ikke kender mange af de tilstedeværende, skal du skitse et bord af steder og udfylde det, mens du beder hver for at introducere dig selv. Forlad det ved hånden, når du tager besked, så du kan ringe folk efter navn, når det er relevant, som det vil blive diskuteret nedenfor.
2
Udfyld så meget som muligt med din model. Mens du venter på mødet, skal du notere organisationens navn, dato og sted for mødet og typen (f.eks. Ugentligt, særligt udvalgsmøde mv.). Når det starter, optag starttidspunktet.
Hvis du ikke har en skabelon, skal du gemme disse oplysninger øverst i dine noter.
Hvis mødet blev indkaldt til et specielt formål eller på et særligt tidspunkt, skal du gemme noten, der blev sendt for at advare medlemmerne og vedhæfte den til protokollen efter at have transkriberet dem.
3
Skriv ned resultatet af den første bevægelse. De fleste formelle møder begynder med et forslag om at vedtage en tidsplan, så dette trin vil bruge denne procedure som et eksempel. Hvis mødet starter med en anden bevægelse, skal du skrive ned alle de oplysninger, der vedrører det:
Bevægelsen er normalt udtalt med "Jeg foreslår." Generelt "Jeg foreslår vedtagelse af denne dagsorden".
Navn på forslagsstilleren (den person, der foreslog forslaget).
Resultatet af afstemningen. Hvis det er positivt, skriv "motion accepted". Ellers skal du skrive "afvist bevægelse".
Du kan bede om længere bevægelser til at blive sendt skriftligt, hvis du ikke kan skrive dem ned. Hvis dette problem er hyppigt, spørg mellem møder, om denne politik kan blive officiel for bevægelser med mere end et bestemt antal ord.
Hvis du har udarbejdet dagsordenen, kan du være fortaler for denne beslutning og sekretæren i protokollen. Det er okay at indsende dine egne handlinger, så længe du forbliver objektiv.
4
Skriv ned de andre bevægelser, der kommer op under mødet. Lyt omhyggeligt til alle diskussioner, men medmindre andet er angivet, må du ikke optage dem. Når der laves en ny bevægelse, bemærk de relevante oplysninger.
Husk at hver bevægelse skal indeholde bevægelsens nøjagtige ord, forslags navn og resultatet af afstemningen.
Nogle forslag skal understøttes inden afstemningen. Hvis nogen siger "Jeg støtter bevægelsen" eller noget lignende, bemærk personens navn som tilhænger.
Hvis du ikke kender navnet på forslagsstilleren eller har brug for bevægelsen til at blive gentaget, skal du stoppe mødet med uddannelse for at spørge. At notere oplysningerne korrekt er vigtigt nok til at berettige en kort afbrydelse.
Hvis et forslag modtager et ændringsforslag, skal du bare ændre ordene i bevægelsen i dine noter. Det er ikke nødvendigt at bemærke, at der er sket et ændringsforslag, medmindre det er kontroversielt og forårsager meget diskussion.
5
Lyt til rapporterne og få kopier af dem. Når en rapport, nyheder eller noget lignende læses højt, skal du notere navnet på dokumentet og hvem der læser eller det underudvalg, der har udarbejdet det. Hvis en bevægelse ledsager læsningen, optag den som du ville have en anden bevægelse.
Det er mere praktisk at få en kopi i slutningen af mødet. Lav en notat for at anmode om en kopi fra læseren eller mødelederen senere og vedhæft den kopi til udskrift.
Hvis der ikke findes kopier, skal du notere, hvor originaldokumentet er gemt. Du skal muligvis anmode om disse oplysninger efter mødet.
Hvis et medlem udarbejder en mundtlig rapport i stedet for at læse et dokument, skal du skrive en kort sammenfattende og objektiv rapport uden at gå i detaljer eller citere højttaleren bogstaveligt.
6
Optag de handlinger, der er taget eller markeret. Dette omfatter konferencer om de opgaver, der er tildelt på det sidste møde og nye aktioner. Har nogen stoppet med at skrive et brev? Skriv ned personens navn og instruktioner.
Afhængig af formaliteten af mødet kan mange af disse handlinger falde ind under kategorien "bevægelser". På mindre formelle møder kan det være nødvendigt at holde øje med beslutninger, der også er mindre klart organiseret.
Kort omtale begrundelsen bag en beslutning, hvis nogen.
7
Optag alle ordrer og beslutninger. Når der gøres indsigelse mod en procedure, bemærk den fulde indsigelse og dens grundlag samt hele beslutning truffet af stolen.
Inkluder eventuelle henvisninger til Roberts ordreregler, organisationspolitikker eller firmaprotokol.
8
Skriv resuméer af diskussionerne kun efter anmodning. Officielt optager protokollen hvad der har været færdig, ikke hvad det var sagde.Vær dog opmærksom på eventuelle specifikke anmodninger, som organisationen giver dig.
Når du optager diskussioner, skal du være så objektiv som muligt. Medtag konkrete punkter, ikke meninger, og minimerer brugen af adjektiver og adverb. Dit mål er at skrive på en tør, faktisk og kedelig måde!
Giv ikke navn til personer under resuméet af diskussionen. Det er især vigtigt ikke at gøre dette i opvarmede diskussioner, der kan fornærme.
9
Slip enderne i slutningen af mødet. Skriv ned den tid, det sluttede, og husk at få kopier af rapporter eller påmind nogen om at sende dem til dig.
Tag et kig på dine noter for at se, om der mangler noget eller kræver præcisering. Hvis du skal spørge nogen, skal du gøre det, før personen forlader.
Del 3 Transkribering af protokollen
1
Start denne proces så hurtigt som muligt. Det er bedst at transkribe de officielle minutter umiddelbart efter mødet, når begivenhederne stadig vil være friske i dit sind.
2
Brug en computer til at indtaste møde notater. Du har måske allerede gjort det, hvis du har brugt en notesbog. Gem dine noter og start et nyt dokument for minutterne, så du kan sammenligne de to ting ved siden af hinanden.
3
Formater dine noter i organiserede afsnit. Hver ny bevægelse, beslutning eller bemærkning skal være i sit eget afsnit. Når du formaterer, se om:
Han brugte korrekt stavning og grammatik. Brug en stavekontrol, hvis du har brug for det.
Han brugte det samme verbt spændt hele teksten. Brug den tidligere tid eller nutid, men ikke skifte i samme dokument.
Det var så objektivt som muligt. Din mening bør ikke ses i protokollen, da du søger at skabe en objektiv rekord, som alle kan bruge.
Han brugte simpelt og præcist sprog. Et hvilket som helst vagt sprog bør erstattes med præcise ord, og de udsmykkede beskrivelser skal fjernes.
Det omfattede kun de trufne handlinger, ikke diskussionerne. Medmindre du er blevet bedt om at skrive ned diskussionerne, fokusere på hvad der har været færdig, ikke hvad det var sagde.
Nummeret siderne for nem reference.
Video: Sådan laver du krøller med glattejern - Ditte Julie
4
Uddel et udkast til dine minutter til medlemmerne. Send en kopi til hver enkelt bruger ved hjælp af kontaktoplysningerne på deltagelsesarket. Hvis du ikke har disse oplysninger, skal mødelederen være i stand til at kontakte dig.
5
Få godkendelse af protokollen. Du kan blive bedt om at læse det højt på det næste møde og indsende det til godkendelse. Hvis bevægelsen er godkendt, bemærk denne kendsgerning.
Hvis minutterne korrigeres, før de accepteres, skal du foretage ændringerne i dokumentet og angive i slutningen at minutterne er rettet uden at beskrive de specifikke korrektioner.
Hvis der er foretaget en beslutning om at rette minutterne efter godkendelse, skal du inkludere de præcise ord for den pågældende bevægelse i de relevante minutter og om det er godkendt eller ikke.
Del 4 Brug af et møde minutter skabelon
1
Indtast et websted for mødemaler. Disse præfabrikerede skabeloner sparer tid for at organisere minutterne og hjælpe dig med at undgå fejl.
2
Brug tid på at kigge på hvert websted. Brug deres søgemuligheder og gå gennem mulighederne for at finde det bedste for dig.
Hvis du har brug for en bestemt skabelon, som f.eks. Generel eller standard, skal du gennemse webstederne for dine specifikke behov og downloade skabelonerne ved at klikke på de relevante knapper. Gem dem på et let at finde sted, så du ikke mister dem.
3
Åbn filen. Når du har downloadet det, skal du pakke det ud og åbne det i Microsoft Word eller Excel. For at forbedre kvaliteten og brugervenligheden skal du bruge den nyeste version af Microsoft Word, idet opdateringen gør det nemmere og giver dig mulighed for at udnytte de nye funktioner.
4
Tilføj dit firmas logo og copyright i overskriften. Slet sample-logoet, men ikke før du læser vilkårene for brug, hvorfra du har opnået skabelonen. Der er trods alt ikke behov for juridiske problemer, ikke?
5
Skift titel. I titelområdet fremhæver du ordene "Møde / Gruppe" og skriv titlen på dine minutter.
Video: Hvordan tackler du jalousi, og afkoder uforståelige handlinger?
6
Skift tema (valgfrit). For at gøre modellen til dine minutter smukkere og mere professionelle, skal du overveje at ændre farven eller vælge et tema klar. Det er nemt: find fanen "Sidelayout" og følg det i afsnittet "Farver og temaer". Der kan du tilpasse udseendet på din model og endda matche det med farverne på dit firmas logo.
7
Navngiv sektionerne af skabelonen. Der skal være flere feltnavne i hele modellen. Du har muligvis brug for mere eller mindre, eller kan stadig ikke lide, hvordan sektionerne er navngivet. Tilpas dem, så de passer til dine møder.
8
Gem skabelonen på din notesbog, så du kan tage det til møder og begynde at lave minutter. Hvis du fortsætter med at bruge Microsoft Office, bliver det hurtigt og nemt, og du kan holde kontakten med mødet på en endnu mere organiseret og præcis måde end nogensinde før. Alternativt kan du udskrive din skabelon for at bemærke den med hånden, men hold felthøjderne, så du kan lægge så mange oplysninger som du har brug for.
Video: Hvordan du laver gode Youtube videoer.
9
Gennemgå din skabelon. Tillykke! Dit møde minutter skabelon er færdig. Din produktivitet og nøjagtighed under møder skal stige eksponentielt nu, da du har en rollemodel til at lede dig og organisere dine tanker. Som i ethvert projekt skal du gennemgå detaljerne for at se, om der mangler eller forveksles. Når du er sikker på at alt er i orden, har du færdiggjort din skabelon og klar til de næste møder.
tips
Indtast minutter efter afslutningen af møderne, da det er bedst at gøre dem, mens begivenhederne stadig er friske i sindet. Det er også vigtigt, at deltagerne får en kopi af de handlinger, de skal tage så hurtigt som muligt efter mødet er overstået.
Sid så tæt som muligt til møde lederen, så du kan høre alt og bede om afklaring uden at hæve din stemme.
Opbevar de arkiverede minutter på et sikkert sted.
Bed folk om at skrive deres bevægelser, så de ikke behøver at registrere dem til tiden.
Vær ikke bange for at afbryde og bede om præcisering på ethvert tidspunkt.
Protokoller er meget vigtige: de er gemt og kan bruges år senere. Hvis spørgsmålet er lovligt, kan en persons omdømme f.eks. Afhænge af en handling.
Læs nogle dele af Roberts opdaterede ordreregler, især det afsnit, der tales om at være sekretær.
Skriv ting ned, som de sker. Hvis det samme emne kommer op to gange, skal du ikke gruppere det.
advarsler
Udsæt ikke for meget detaljer i protokollen. Selvom du bliver bedt om at registrere diskussionerne, skal du holde dem så korte og objektive som muligt. Begræns dig selv med at rapportere kun de vigtigste punkter, der opstår, eller du vil blive overvældet og vil udfylde de unødvendige detaljerede dokumenter.
Personlige fortolkninger og følelser af den person, der er ansvarlig for protokollen, må ikke optages i regnskabet.
Hvis en del af mødet er fortroligt, gør det ikke at rapportere I stedet skriver, at "bestyrelsen rapporterede, at diskussionen var fortrolig, så den blev ikke registreret."
Hvis du er forpligtet til at indgive en fortrolig diskussion, som f.eks. Et møde mellem en advokat og din klient, adskilt og hold det væk fra generalforsamlingen minutter. Marker det som fortroligt og gør det klart, hvem der har adgang til det.
Sådan ændrer du automatisk låsningstiden på en iPhone
Redigering af Skype Generelle indstillinger
Sådan oprettes en social kommission på arbejdspladsen
Sådan skriver du en nyhed
Sådan opretholder du et udvalg
Hvordan man leder et møde
Hvordan siger Hello på fransk
Sådan konverteres minutter til timer
Sådan koordinerer du en gruppe
Sådan skriver du adressen i formelle konvolutter
Sådan skriver du en artikel i form af American Sociological Association (ASA)
Hvordan man skriver et formelt forslag
Hvordan man skriver en dagsorden for et forretningsmøde
Sådan præsenteres en bevægelse korrekt på et bestyrelsesmøde
Sådan leder du små grupper
Hvordan man gennemfører et daglig Scrum-type møde