Sådan laves et procesdokument

Procesdokumenter er logiske ordninger af trin, der er afgørende for at fuldføre en proces og opnå et ønskeligt resultat. Selvom indholdet af denne type dokument kan være kompliceret eller simpelt, baseret på kompleksiteten af de trin, der udgør den samlede proces, kræver den grundlæggende tilgang at bestemme hvert trin, der skal gennemføres med succes, den mest logiske sekvens eller rækkefølge for disse trin og hvad der faktisk opnås efter afslutningen af hvert trin. Med disse principper i tankerne er det muligt at oprette procesdokumenter til alt fra at koge et æg til at gennemføre en international marketingkampagne.

indhold

Trin
Tips

trin

Identificer det ultimative mål for processen involveret. At vide, hvad der skal gøres for at gøre processen produktiv, hjælper med at definere parametrene med hensyn til tid og ressourceudnyttelse i færdiggørelsen af de væsentlige opgaver inden for processen.

Billedbetegnelse Lav et procesdokument Trin 2

Skriv de nødvendige ressourcer til at fuldføre processen. De omfatter ikke kun materielle ressourcer, såsom penge og udstyr, men også tid og erfaring. Dette vil være nyttigt, når man bestemmer præcis, hvordan man håndterer hvert trin, og beskriver hvordan man fuldfører dem på den mest effektive måde.

Billedbetegnelse Lav et procesdokument Trin 3

Tænk på den logiske rækkefølge af begivenheder, der skal forekomme, for at processen kan udvikle sig. Ofte vil fuldførelse af et trin faktisk bane vejen for at udføre det næste trin i rækkefølge. For eksempel er det nødvendigt at definere formålet med et brev, før du skriver dette brev, hvilket igen er nødvendigt for at brevet skal mailes.

Billedbetegnelse Lav et procesdokument Trin 4

Arranger de trin, der er identificeret i den mest logiske rækkefølge. Sørg for, at hvert gennemført trin er let forberedt til næste trin i sekvensen, hvor det sidste trin når det endelige mål for processen.

Billedbetegnelse Lav et procesdokument Trin 5

Opret en undtagelses liste, der dækker hvert medlem i proces sekvensen. Undtagelser er resultaterne i hvert trin i processen, der har et lavt potentiale for forekomst, men kan spore konsekvenser, hvis de ikke behandles. Formålet med at identificere og håndtere mulige undtagelser er at forberede en beredskabsmetode til afslutningen af hvert trin uden nogen uplanlagt begivenhed, der sparer hele processen.

Billedbetegnelse Lav et procesdokument Trin 6

Test sekvensen. Hvis det er muligt, prøv at fuldføre processen og følg hvert trin. Dette gør det muligt at forfine instruktionerne for hvert trin og sørge for, at den ønskede effekt ved hvert trin opnås. En reel test af sekvensen gør det ofte lettere at identificere en lille faktor, der tidligere blev ignoreret og gøre det endelige procesdokument mere logisk og omfattende.

tips

Tænk ikke for meget på hvert trin, der er identificeret i et procesdokument. En fælles fejl mange mennesker gør er at forsøge at gøre hvert trin så kompliceret, at de går tabt ved at følge logikken bag trappen. Vælg enkle, letforståelige ord, der adresserer scenemekanik.
Vær aldrig bange for at ændre et procesdokument, hvis nye oplysninger eller funktioner sikrer, at processen er færdig med en højere effektivitet, eller hvis tidligere ukendte faktorer er opdagelser, der går et eller flere trin i rækkefølge, så de ikke længere er logiske. Ændringer i teknologi, råmaterialer og en lang række andre faktorer kan gøre den nuværende proces forældet, hvilket kræver oprettelsen af en ny.

Del på sociale netværk:

Relaterede