Et bekræftelsesbrev er en korrespondance sendt til bekræftelse af detaljer, som mundtlige aftaler, aftaler og jobsamtaler. Brevet kan også bekræfte en reservation, svar på en invitation, modtagelse af forskellige varer eller tjenester eller rejseplaner. Bekræftelsesbreve er korte og kan let skrives i et enkelt format.
Brug brevpapir. Et bekræftelsesbrev skal skrives på brevpapir, hvis det refererer til forretningsspørgsmål. Kortet får således udseende af et selskabs formelle og officielle dokument. Lige over hilsen inkluderer modtagerens fulde navn og adresse. Denne overskrift indeholder navnet på den person, som du skriver brevet til, den relevante titel, afdelingen eller firmaet, hvor den fungerer (hvis det er tilfældet) og virksomhedsadressen.
Hvis det er et personligt spørgsmål, eller hvis du sender et personligt svar til et firma, skal du bruge det rigtige forretningsformat. Indtast returadresse og dato i venstre margen eller justeret til højre margen. Spring en linje over, og indtast modtagerens adresse langs venstre margen.
2
Start med den rigtige hilsen. Når du sender et bekræftelsesbrev, skal du bruge den relevante hilsen ud over personens navn og titel. Det generelt accepterede format er Kære Mr. / Sr./Srta./Dr. efterfulgt af personens efternavn.
Henvis ikke til en kvinde som Miss. medmindre du ved, at hun er singel.
Hvis du skriver et mere personligt og uformelt bekræftelsesbrev, skal du bruge personens fornavn.
3
Bekræft detaljerne i aftalen i første afsnit. Gå direkte til punktet i et bekræftelsesbrev. Der er ikke behov for indledende eller høflighedsoplysninger. Brug det første afsnit til specifikt at beskrive detaljerne om, hvad du bekræfter. Disse oplysninger kan indeholde datoer, tider og placering. Vær specifik.
Nogle almindelige måder at starte disse afsnit på er: Jeg skriver for at bekræfte ..., Jeg vil gerne bekræfte ... eller Dette brev sigter mod at bekræfte ....
Hvis du sender bekræftelse på modtagne varer, skal du rapportere kvitteringen i første afsnit. Vær specifik, der angiver præcis arten af varen, antallet af varer og ordrenummeret. Begynd stykket som følger: Det glæder mig at bekræfte eller Jeg sender kvitteringen.
4
Medtag andre detaljer. I det samme afsnit eller i et kort andet afsnit nævnes andre detaljer, der måtte være relevante. Dette kan omfatte monetære aftaler, vilkår og betingelser eller andre detaljer, der kræver bekræftelse. Disse detaljer kan også være ansvar for specifikke opgaver eller resterende opgaver, der skal udføres.
Bekræft altid de vilkår og betingelser, der er aftalt for at undgå misforståelser om, hvad der blev aftalt. Gentagelse af de aftalte vilkår hjælper også med at præcisere, hvad der forventes af dig.
Hvis du beder nogen om at tage ansvar for en opgave, foreslår de at bekræfte, om dette arrangement er ønskeligt. Du kan angive, at du har brug for denne bekræftelse skriftligt, telefonisk eller via e-mail.
Et bekræftelsesbrev er ikke kun beregnet til at bekræfte en aftale, en aftale eller kvittering af varer, men tjener også som et dokument. Et bekræftelsesbrev er et dokument til begge parter, der tjener som korrespondancebevis. Dette er en garanti for begge sider i tilfælde af problem eller misforståelse.
5
Bed om et svar, hvis det er nødvendigt. Det sidste afsnit indeholder en linje, der opfordrer modtageren til at komme i kontakt med dig om nødvendigt. Bed ham om at lade dig vide, om der er en hindring, såsom en afklaring, en misforståelse eller et problem.
Disse sætninger kan have dette format: Kontakt os, hvis du har brug for mere information ... eller Send venligst et svar, hvis du skal tilføje ...
6
Luk brevet med en tak til modtageren. Luk bogstavet korrekt. Brug et udtryk som Med venlig hilsen, hjerteligt, Med venlig hilsen eller Med høj respekt. Indtast dit navn og læg din underskrift over det. Brug det fulde navn til forretningsbrev.
Metode 2 Gennemgang af bekræftelsesbrevet
1
Gennemgå bekræftelsesbrevet. Før du sender et formelt dokument, selv om det er et personligt spørgsmål, skal du gennemgå det. Denne instruktion er især vigtig, hvis brevet vedrører en forretningsaftale. Kig efter stavefejl, manglende ord, forkert grammatik, tegnsætningsfejl eller andre overfladiske problemer.
At sende et uddannet brev gør dig til at ligne en ansvarlig, professionel og grundig person.
2
Brug et egnet papir i en kvalitetsprinter. Ved udskrivning af et brev fra et firma skal du bruge firmapapir, der indeholder brevpapir. Hvis du ikke er tilknyttet et firma og ikke har brevpapir, skal du udskrive brevet på højkvalitetspapir. Udskriv brevet på en god printer med blæk og blækpatron.
Udskriv altid et bekræftelsesbrev, hvis du ikke sender det via e-mail. Udlever aldrig et forretningsbrev.
3
Video: Sfi skriv ett brev i presens
Brug standard skrifttype og margener. Når du skriver et formelt brev, skal du bruge en standard skrifttype som Times New Roman eller Arial. Skrifttypen skal have størrelse 12 uden fed skrift, kursiv eller understreget. Margenerne skal være 2,50 cm på hver side.
For et formelt brev, såsom et bekræftelsesbrev, brug blokformatering. Dette betyder simpel afstand med en linje mellem afsnit og ingen indrykning.
4
Vær kort og gå lige til punktet. Et bekræftelsesbrev er kort. Hold det kort og fjern unødvendige ord, sætninger og oplysninger. Begræns indholdet af brevet til de detaljer, du bekræfter.
5
Hold en kommerciel tone. Da de fleste forretningsbrev er korte af naturen, er tonen meget formel og upersonlig. Så det er muligt at holde fokus på de detaljer, der bekræftes og reducere unødige høfligheder.
Uanset om du skriver et personligt bekræftelsesbrev, et brev til en bekendt eller en person, som du har et noget mere uformelt forhold til, er det muligt at være lidt mere personlig. Men hvis du er i tvivl, vær formel.
Selv om du vil bevare formaliteten, er det okay at vise taknemmelighed eller entusiasme. For eksempel, hvis du blev indkaldt til en jobsamtale, kan du svare som følger: Tak for muligheden for at blive interviewet til stillingen ... eller Jeg glæder mig til jobsamtalen ...
Video: Skriv ett brev till en kompis - med text
6
Ved hvornår skal du sende et bekræftelsesbrev. Der er flere grunde til at sende et bekræftelsesbrev. Bekræftelse af aftaledatoer, møder, interviews, konferencer eller andre begivenheder er almindelige grunde til, at folk kan sende et bekræftelsesbrev. Andre almindelige situationer, hvor du kan sende et bekræftelsesbrev er:
Sådan adresserer du et brev til en far
Sådan skriver du en meddelelse
Hvordan man skriver et brev til human resources-sektoren
Sådan skriver du et brev til din advokat
Sådan adresserer du en konvolut til en familie
Sådan adresserer du et brev til Frankrig
Sådan skriver du en adresse i en konvolut
Hvordan man skriver et brev Checking Employment Bond
Hvordan man skriver et brev
Hvordan man skriver et formel brev
Hvordan man skriver et brev, der anmoder om en forlængelse af tiden
Hvordan man skriver et brev til en dommer
Hvordan man skriver en godkendelsesbrev til banken
Hvordan man skriver et bevisbevis for indkomst
Sådan skrives et brev til rapportadresseændring
Hvordan man opbygger et charter
Sådan laver du et brevhode
Sådan laver du en omslagsside
Sådan starter du et brev
Hvordan man skriver et brev til sponsorering
Sådan laves en erklæring om opholdstilladelse