Sådan skrives et brev til rapportadresseændring

Hvis du flytter med din familie eller tager din virksomhed til en anden adresse, kan det være godt at skrive et formelt brev til at informere alle dine kontakter om den nye placering. Et specifikt format bør opretholdes for virksomhedsflytning eller kommunikation med faglige kontakter. For venner og familie kan du sende et håndskrevet postkort i stedet for et formelt brev.

indhold

Trin

Del 1formatering af brevet
Del 2skrivning af udkastet til brev
Del 3sende brevet

Kilder og citater

trin

Del 1
Formatering af brevet

Kig efter en forretningsmandskabelon. Hvis du skriver brevet på din computer, skal du kigge efter skabeloner i tekstbehandlingsprogrammet, du bruger. De fleste af dem indeholder flere modeller.

Brug en skabelon med grundlæggende forretningsbrev, der indeholder mellemrum for datoen, din adresse og modtagerens adresse.
Hvis du har personlig eller business brevhoved, du vil bruge til at udskrive brevet, skal du se, om den skabelon du vælger, har plads til at rumme brevpapiret.

Lav en postliste. Det nemmeste at gøre, især hvis du sender brevet til en lang liste over mennesker, er at lave en adresseliste på et regneark. Du kan derefter bruge funktionen "mailfusion" af programmet til at udfylde felterne i bogstavskabelonen.

Listen skal indeholde modtagerens for- og efternavn samt komplette adresseoplysninger og anden information, der kræves af skabelonen.
Gennemgå listen grundigt for at sikre dig, at du ikke gjorde en fejl ved at indtaste en persons navn eller adresse.

Billede med titlen Skriv et brev til ændring af adresse Trin 3

Monter adressebøger. Det traditionelle forretningsbrev format indeholder en blok for dit navn eller navnet på din virksomhed samt adressen samt modtagerens navn og adresse. Brug den aktuelle adresse, ikke adressen du flytter til.

Hvis du bruger funktionen Mail Merge, skal du følge formateringsretningslinjerne, der leveres af ordbehandlingsprogrammet. Dette betyder sædvanligvis at omslutte navnet på den kolonne, hvorfra programmet skal hente dataene fra regnearket, f.eks. "[Efternavn]" i firkantede parenteser.

Billede med titlen Skriv et brev til ændring af adresse Trin 4

Skriv åbningen. Brevskabelonen indeholder normalt et dobbeltrum efter den sidste linje i den sidste adressebog efterfulgt af en åbning. Dette kan kun være personens navn efterfulgt af et komma eller "Kære" efterfulgt af personens navn og et komma.

Undgå at bruge "Dyrt", hvis nogle af modtagerne er organisationer, andre virksomheder eller offentlige myndigheder, da denne type åbning kun er for folk.

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 5

Afslut lukningen. Når du skriver et brev, er det normalt bedst at lukke det først og derefter trække tekstens krop ud. Ordet der skal bruges til lukning afhænger af dit forhold til modtagerne.

Hvis du skriver for at rapportere din virksomhedsadresseændring, skal du vælge en mere formel lukke, f.eks. "Med venlig hilsen". Men hvis der er personlige kontakter og forretningskontakter, kan du bruge noget lidt mindre formelt, som "Tak".

Del 2
Skrivning af udkastet til brev

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 6

Forbered en simpel introduktion. Start brevet med en erklæring, der fortæller modtageren formålet med teksten. Det behøver ikke at være lang - en enkelt sætning, der siger noget som: "Formålet med dette brev er at informere dig om, at min adresse vil ændre sig snart", vil være tilstrækkeligt.

Overskrid ikke indførelsens størrelse. Brevet skal være mindre end en side og derfor kort og objektivt.

Billede med titlen Skriv et brev til ændring af adresse Trin 7

Angiv ændrings startdato. Sammen med introduktionen skal du informere modtagerne, når de skal begynde at bruge den nye adresse i stedet for den gamle.

Giv dem rigelig tid til at modtage brevet, opdater de registreringer, de har, og send den nødvendige korrespondance til den rigtige adresse.

Billede med titlen Skriv et brev til ændring af adresse Trin 8

Indtast din nye adresse. Giv modtagere den nye adresse, de skal bruge til al kommunikation med dig i fremtiden. Det er bedst at formatere det, som det skal placeres på konvolutten, så det er lettere for dem at skrive ned og kopiere.

Du kan også medtage den gamle adresse, f.eks. Sige, at din adresse er ændret fra den ene til den anden. Men husk, at dette kan være forvirrende, især hvis du sender brevet til mange forretnings- eller regeringskontakter, da en medarbejder fejlagtigt kan kopiere de forkerte oplysninger.
Det er også godt at lade modtagere vide, at de øvrige kontaktoplysninger forbliver de samme, hvilket er endnu vigtigere, hvis de skal tale med dig under overgangen.

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 9

Medtag andre relevante oplysninger. Afhængigt af omstændighederne kan dine modtagere have brug for flere oplysninger, f.eks. Om andre flytter med dig, eller om din virksomhed vil fortsætte med at fungere under ændringen.

For eksempel, hvis virksomheden er lukket ned for en kort periode, flytning, skal du rapportere dette faktum til modtagerne, så de kan planlægge, det være sig kunder, leverandører eller andre.
Hvis du vil lave en løsning før ændringen, er brevet en god måde at annoncere denne kendsgerning på modtagerne.

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 10

Tak modtagerne. For at lukke brevet skal du give et dobbeltrum efter sidste afsnit og skrive en simpel taks tak til den der læser den. Hvis modtageren er forretningspartner, kan du også fortælle, hvor meget du værdsætter dit arbejde.

For eksempel, hvis virksomheden ændrer det sted, kan du skrive: "Tak for din opmærksomhed meget stor pris på den værdi, som du føjer til dette selskab og ser frem til at fortsætte med at arbejde sammen med dig.".

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 11

Giv venligst en form for kontakt. Efter at have takket modtageren, kan du angive et telefonnummer eller en e-mail-adresse, som han kan bruge, hvis du har spørgsmål eller bekymringer.

Det er endnu vigtigere, hvis det, der skifter, er din forretning. Du kan omdirigere alle spørgsmål om at skifte til en bestemt telefon eller til en bestemt e-mail-adresse.

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 12

Lav flere bogstaver. Det kan være godt at have mere end et bogstav, især hvis du flytter dit sted. Du kan så oprette specifik tekst til kunder eller forbrugere, en til forretningspartnere og en for leverandører.

Lav flere bogstaver også, hvis du vil medtage relevante oplysninger, der kun tjener et publikum. Så ingen vil få mere information, end du har brug for.

Del 3
Sende brevet

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 13

Gennemgå teksten omhyggeligt. Før du afslutter brevet, skal du sørge for, at der ikke er typografier, stavefejl eller andre fejl, der gør teksten for uformel eller vanskelig at læse.

Kontroller hovedsagelig adressen for at se om den er korrekt. Det værste ville være at sende et brev for at informere adresseændring, der informerer den forkerte adresse.

Billede med titlen Skriv et brev til ændring af adresse Trin 14

Sørg for, at modtageroplysningerne er korrekte. Mail-flettefunktionen til masseforsendelse kan spare meget tid, men det kan også gå galt ved at overføre dataene til bogstaverne.

Tjek alle felter og se om de alle tilhører samme modtager. F.eks. Skal modtagerens navn og adresse i adressefeltet svare til navnet, der er ved åbningen af brevet.

Billede med titlen Skriv et brev til adresseændring Trin 15

Udskriv og underskrevet bogstaverne. Når du er tilfreds med formatering og korrekturlæsning, skal du udskrive dem på papir af god kvalitet og underskrive dem med en blå eller hvid pen. De vil nu være klar til at blive sendt.