1
Angiv dit navn og din adresse i overskriften. Brug et formelt brevpapir, hvis du har en. Ellers skal du indtaste dit fulde navn og adressen til din virksomhed eller institution øverst på forsiden af forsiden.
- Forlad mindst to tomme linjer mellem denne overskrift og resten af dokumentet.
2
Formater coverarket i to kolonner. Kontaktoplysninger for dig og modtageren bør være opført øverst på siden. Disse kolonner skal være dobbeltafstand.
3
Angiv afsenderens dato, navn, afsenderens navn og telefonnummer i den venstre kolonne. Hver enkelt information skal mærkes, og hver etiket skal være i store bogstaver efterfulgt af et tyktarm.
- Mærk datoen med "DATE", navnet på modtageren med "TO", dit navn med "DE" og dit telefonnummer med "PHONE".
4
Angiv tiden, både faxnumre og din email-adresse i den højre kolonne. Hver enkelt information skal mærkes, og hver etiket skal være i store bogstaver og efterfulgt af et kolon.
- Mærk tiden med "TIME", det modtagende faxnummer med "FAX", dit faxnummer med "FAX" og din e-mail-adresse med "E-MAIL".
- Bemærk, at modtagerens navn og faxnummer skal placeres på samme vandrette linje. Ligeledes skal dit navn og faxnummer placeres på samme delte vandrette linje.
5
Angiv antal sider. Lige under oplysningerne i din venstre kolonne angiver antallet af sider, der er indeholdt i faxen.
- Indtast disse oplysninger med noget som: "Antal sider, herunder omslagsark:"
- Bemærk, at denne linje ikke behøver at være i store bogstaver.
6
Medtag en kort besked. Beskeden behøver ikke længere end et par linjer. Angiv klart hvilken type dokument der skal faxes, og hvorfor sender du det til modtageren.
7
* Hvis du havde tidligere kontakt med modtageren om denne fax, skal du nævne disse oplysninger.- Indtast din besked med etiketten "MESSAGE"
- Under din besked bedes modtageren bekræfte kvitteringen for dokumentet ved at ringe til det angivne telefonnummer eller via den angivne e-mail-adresse.
8
Skriv en advarsel om nødvendigt. Hvis oplysningerne er fortrolige, skal du tydeligt angive, at det er modtagerens brug og udelukkende er beregnet til brug af det samme, og at brugen af en anden modtager er strengt forbudt.