Sådan skriver du politik og protokoller til din virksomhed

En virksomheds politikker kombinerer normalt regler, instruktioner, fokuser og principper for organisationen. De er ofte indarbejdet i en protokolmanual, der er tilgængelig for medarbejderne. Hvordan man skriver en manual med din virksomheds politikker og procedurer? Det hele afhænger af virksomhedens forretningsstil og mål, så fortsæt med at læse for at lære mere!

indhold

Trin

Del 1definere forretningsmål
Del 2skrivning af firmapolitikker
Del 3skriveprotokoller

Video: cs50 lecture by steve ballmer

Del 4forståelse af lovlighederne
Del 5forberedelse af manualen

Video: göteborg kommunfullmäktige 2017-11-23
Tips
Advarsler
Kilder og citater

trin

Del 1
Definere forretningsmål

Saml en liste over mål. Som leder eller ejer skal du godt vide, hvad virksomhedens mål er. Tænk på mål for salg, for medarbejdere og for ledelse. Du kan også forestille dig, hvor du gerne vil få med virksomheden om et par år.

Tænk på specifikke mål, men mulig og værdig indsats. Vælg for eksempel realistiske økonomiske mål og medarbejderpræstationsmål, der er mulige inden for de politikker og procedurer, der er defineret i manualen.
Indstil mål, forplig dig til dem som ejer eller manager. At kende dine virksomhedsmål er det første skridt i at indstille politikker og procedurer, men det vil ikke gøre dig noget godt, hvis du ikke følger hvad du skriver.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 2

Saml en liste med opgaver og protokoller. Tænk over virksomhedernes daglige hændelser og skriv ned alle de opgaver, der skal gøres dagligt for at holde virksomheden i gang.

Tænk på følgende: Hvilke opgaver har formelle instruktioner? Hvilke procedurer skal udføres på samme måde? I stedet for at fokusere på verdslige opgaver, der ikke behøver mange instruktioner, udvide dine horisonter!

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 3

Lav en liste med mulige problemer og løsninger. Forretningspolitikker eksisterer for at holde virksomhedsfirmaet og medarbejderne i stand til at opnå visse præstationsstandarder. Tænk på de problemer, der kan opstå, hvis der ikke er nogen politikker på plads hos virksomheden. Tro mig, dette vil hjælpe dig meget, når du skriver protokollens manual.

Som du tænker på de mulige problemer, giv nogle ideer om, hvordan du kan rette dem. Tænk på problemerne omkring virksomhedens daglige aktiviteter, som f.eks. Finansielle problemer, medarbejder-kundeinteraktioner og udførelsen af kontraktansatte.

Del 2
Skrivning af firmapolitikker

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 4

Saml en liste over kategorier. Efter at have tænkt på de mulige problemer, der skal nævnes, adskilles dem i kategorier som f.eks. Sikkerhed, tidsplaner, adfærd, betaling, fordele, ferier og diskrimination.

Når man samler en kompileret manual, vil kategorisering hjælpe meget i organisationen. Desuden vil adskillelse hjælpe dig med at beslutte, hvad der er vigtigst og skal være mere detaljeret.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 5

Brug et standardformat til at specificere politikkerne for hver kategori. Standardisering giver dig mulighed for at udforske hver kategori yderligere ved at tilføje specifikke detaljer efter behov. Brug tal og bogstaver til at sortere hver sektion.

Start med en kort forklaring. Efter at have skrevet de oprindelige ideer, kan du gå tilbage til den oprindelige forklaring og udvide den efter behov.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 6

Tænk på passende konsekvenser for politisk fiasko. Tanken er at få virksomheden til at fungere ordentligt og følge et bestemt mønster, men politikkerne tjener også som en skriftlig vejledning til håndtering af protokolbrud. Dette er endnu vigtigere, når en handling skal tages på grund af problemer.

Politikker kan, når de indgår i et formelt dokument, afgrænse de ansatte og selskabets retlige rettigheder og forpligtelser. Tænk altid på gældende føderale og statslige love, når du skriver virksomhedshåndbogen og inkludere politikker, der for eksempel forbyder diskrimination og chikanering på arbejdspladsen.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 7

Indstil klare politikker om afskedigelse. Hvis du en dag skal give afkald på en medarbejder for overtrædelse af protokollen, skal skriftlige politikker tjene som bevis, hvis den pågældende person hævder at være blevet afvist uden grund. Det er godt at præcisere i firmahåndbogen, hvad der sikrer en øjeblikkelig opsigelse.

Det er godt at tænke på at ansætte også. For eksempel kan du kræve baggrundskontrol, før du ansætter medarbejdere eller afgrænser en testperiode, før du formaliserer ansættelse. Definer disse vilkår klart i firmapolitikker.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 8

Brug altid klart og aktivt sprog. Det er vigtigt at skrive politikkerne, så de ikke kan fortolkes. Skriv om, hvad der er nødvendigt, hvis du indser, at der er en anden mulig fortolkning for teksten.

For eksempel, i stedet for at skrive "Nogle omstændigheder kan tillade ekstra afskedigelser på grund af sygdom," kan det være bedre at omformulere politikken: "Ekstra sygepengage kan kun godkendes med eksplicit samtykke fra lederen."

Del 3
Skriveprotokoller

Video: CS50 Lecture by Steve Ballmer

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 9

Definer hvilke opgaver der skal beskrives skriftligt. Ikke alle opgaver eller hændelser kræver detaljerede protokollinstruktioner. Prioritere ting, der skal gøres konsekvent og ofte, som tidslinjer og betalinger.

Når man beslutter hvilke procedurer der skal udføres i detaljer, skal man tænke på følgende: Er proceduren lang eller kompleks? Vil konsekvenserne af fejlene være alvorlige? Er der sket nogen større ændring for nylig? Har proceduren brug for papirarbejde? Er medarbejderne ofte forvirret af de nødvendige processer?

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 10

Indsamle de oplysninger, du har brug for for hver procedure. Før du redegør for processerne, skal du kende alle trin og aspekter af dem. Tage hensyn til spørgsmål fra medarbejdere i fortiden og spørgsmål, som du har stødt på.

Selv med alle de oplysninger, du har brug for, kan det være godt at holde det grundlæggende for detaljerne i proceduren. Tænk på, hvad medarbejderen skal forstå for at udføre funktionen.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 11

Brug al information til at skrive klare og præcise protokoller. Brug altid den aktive stemme på det tidspunkt, hvor du skriver, og undgå prolixitet. Det er nødvendigt at bruge sprog med let forståelse, undgå jargon, som de nye medarbejdere måske ikke forstår.

For eksempel, i stedet for at skrive "Holleringer skal derefter kontrolleres mod regnskab," kan det være enklere og mere ligetil at skrive "Check bogføring med bogføring."

Del 4
Forståelse af lovlighederne

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 12

Inkluder et afsnit med antidiskriminationspolitikker. Alle virksomheder skal følge de antidiskriminationspolitikker, der er fastlagt af forbundsregeringen, så sørg for at inkludere sådanne oplysninger i selskabets adfærdsbog og understrege, at du forventer, at medarbejderne respekterer loven på arbejdspladsen.

Medtag oplysninger om lige muligheder, respekt for alle og chikane. Det er en god ide at henvise i manualen til love, der forbyder diskrimination og belejring.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 13

Sørg for, at alle politikker er lovlige. Det er en god ide at gøre nogle undersøgelser på internettet for at kontrollere gældende lovgivning og se om du ikke bryder nogen lov med firmapolitikker.

Hvis det er muligt, skal du rådføre dig med en arbejdsadvokat og bede ham om at kontrollere de retningslinjer, der er fastsat, før du sender dem videre til medarbejderne. Som ejer er det en god mulighed at have en troværdig advokat med hvem der skal konsultere.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 14

Bed medarbejderne om at underskrive et videnskabsperiode, når firmapolitikkerne opdateres. Nye lejemål skal også læse og underskrive dokumentet og modtage en kopi af virksomhedens håndbog. Så du har en måde at bevise, at alle var opmærksomme på virksomhedspolitikker, hvis du skal se frem for en dommer i fremtiden.

Hvis du skal ansætte en ung mindre lærling, skal du have lovlig tilladelse fra en forælder eller værge. Bed denne person om at læse og acceptere virksomhedspolitikker (som en sikkerhedsforanstaltning).

Del 5
Forberedelse af manualen

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 15

Organiser informationen i en logisk rækkefølge. Start med de mere generelle spørgsmål og gå videre til de mere specifikke. For eksempel, i stedet for at begynde at diskutere forskud og undtagelser, er det bedst at starte manualen med ansættelsesprocesserne.

Start manualen med en beskrivelse af virksomhedens mål som oprindeligt defineret. Skriv et sammenhængende og klart stykke, der gør det klart, hvad virksomheden forventer af medarbejderne, og hvad de kan forvente af virksomheden.
Organiser venligst manualen med veldefinerede kategorier og underkategorier. Når du er færdig, monter et indeks for brugervenlighed.

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 16

Brug billeder, diagrammer og tabeller. Som nogle mennesker er mere visuelle end andre, har billeder og diagrammer i manualen lettere forståelse af de fremlagte begreber. Billeder hjælper meget i differentierede procedurer og politikker.

For eksempel kan det være en god ide at sammensætte en tabel med forskellige roller og ansvar. En anden mulighed ville være at inkludere et bord med spørgsmål og svar for at få spørgsmål fra medarbejdere.

Video: Göteborg kommunfullmäktige 2017-11-23

Skriv politik og procedurer for din virksomhed Trin 17

Gør manualen tilgængelig for alle medarbejdere. Ideelt set skal nye medarbejdere modtage en kopi af virksomhedshåndbogen på tidspunktet for ansættelse, og at medarbejderne allerede modtager nye versioner, når der foretages ændringer. Hvis det er muligt, bede alle om at underskrive en kontrakt, der bekræfter, at de forstod oplysningerne i manualen.

Hold nogle fysiske og digitale kopier af manualen, så du kan tjekke det hurtigt. Politikker og procedurer skal forstås og følges nøjagtigt. I tilfælde af problemer skal du bruge manualen som vejledning til handling.

tips

Identificer altid datoen for skrivningen af manualen for at spare tid, når du foretager opdateringer. Så det bliver lettere at vide, hvad der er ændret i den nye version.