HodTari.com

Sådan vurderer du en administrativ assistent

Administrative assistenter er i stand til at få hele kontoret i orden. En assistents rolle går i dag ud over den traditionelle rolle sekretæren, der går ind i notater og opfanger telefonen. Fra at organisere chefens dagsorden til planlægning af en kundeforbindelse, spiller denne professionelle en vigtig rolle i opretholdelsen af ​​virksomhedens aktiviteter. Hvis dine opgaver omfatter evaluering af en assistent, er det først at definere, hvad der forventes af rollen og hvad jobmålene er.

trin

Del 1
Oprettelse af en evalueringsformular

Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 1

Video: SCP-2000 Deus Ex Machina | Thaumiel | memory-altering scp / building scp

1
Indstil nogle opgaver og ansvar. Det første skridt er at afgøre, hvad en eksekutiv assistents eksakte opgaver er. Du kan ikke evaluere personen uden at vide, hvad du vurderer.
  • For eksempel omfatter nogle generelle opgaver at besvare telefonen, modtage folk, håndteringsudstyr, genudlægge meddelelser og korrespondance, gennemse bogstaver og publikationer, organisere dokumenter og filer, koordinere arrangementer og organisere kontorartikler.
  • Andre opgaver kan være at lære branchens jargon, styre kontorets dagsorden og udføre opgaver efter behov.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 2
    2
    Angiv andre kvaliteter. Evalueringskriterierne behøver ikke kun at være relateret til opgaverne. For eksempel kan du angive de kvaliteter, du forventer af personen, såsom professionalisme, organisation, tilgængelighed og positiv holdning.
    • Nogle væsentlige kvaliteter af administrative assistenter omfatter punktlighed, professionalisme i forhold til kunder, god kommunikation, styring af tid, diplomati, tilpasning og skøn.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 3
    3
    Beskriv forventningerne. Under hver opgave, ansvar eller kvalitet, skriv hvad der forventes af personen. Du kan også diskriminere negative punkter på disse færdigheder.
    • For eksempel kan du under "professionalisme" skrive: "klæde sig passende", "relatere høfligt og hurtigt til kunderne" og "holde receptionen ren og organiseret." For at beskrive de dårlige punkter, kan du citere: "Ikke klædt passende", "Dårligt behandler kunder" eller "efterlader modtagelse uorganiseret".
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 4
    4
    Udvikle et scoringssystem. Opret et scoringssystem fra 1 til 10, hvor 10 er det højeste niveau af ekspertise og under 4 er et uacceptabelt niveau. Forlad et mellemrum under hver funktion for at skrive en begrundelse for de tildelte punkter.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 5
    5
    Diskuter forventningerne med den administrative assistent. Medarbejderen kan ikke gætte hvad du vil have. Når du ansætter nogen, skal du give ham en jobbeskrivelse med de påtænkte egenskaber. Du kan inkludere evalueringsformularen, så den person vil vide præcis, hvad der forventes af det.
    • Det er også vigtigt at nævne, hvordan din jobplacering kan påvirke dit job. Du kan enten øge medarbejdere, der gør det godt, eller bruge ratingsne til at se, hvem der går videre i virksomheden. Medarbejdere med lave score kan gennemgå en revalueringsperiode, indtil de forbedres. Hvis de får en lav score for tre på hinanden følgende evalueringer, afskediges de.

    • Del 2
    Indstilling af mål

    Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 6
    1

    Video: SCP-2999 The Black Cat and the White Rabbit | euclid class | pitch haven / sapient / sentient scp

    Video: Qanorooq 16.10.2018

    Skab realistiske mål. For en troldmand er realistiske mål at lære at håndtere et nyt system eller indarbejde nye opgaver som planlægning. Et andet muligt mål er at lære noget nyt, såsom grundlæggende netværk vedligeholdelse.
    • Tag et øjeblik for at diskutere med din medarbejder de mål, han har i tankerne og hvad hans faglige interesser er.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 7
    2
    Indstil realistiske deadlines. Opdel et stort projekt i mindre mål. Hvis din medarbejder ønsker at lære grundlæggende netværksvedligeholdelse, kan du for eksempel sætte mål i løbet af året: deltage i klasser (12 uger), hands-on klasser (12 uger), lære grundlæggende netværkssystematisering (12 uger) og start vedligeholdelse hjemmesider.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 8
    3
    Kommuniker mål. Hvis du ikke har diskuteret målene med din medarbejder, skal du kommunikere hvad du forventer af dem. Det er godt at have et trykt dokument for at forlade forventningerne dokumenteret skriftligt, men det er også vigtigt at tale personligt.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 9
    4
    Vurdere ydeevnen. I den næste vurdering skal du altid medtage de mål, der blev fastlagt i det foregående år. Analyser om personen har opfyldt målene, og hvis han ikke har nået dem, se, hvilke forhindringer der er opstået. Med andre ord, berør ikke medarbejderen for manglende på grund af eksterne faktorer (hvis der f.eks. Ikke er tilbydet klasser i perioden).
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 10
    5


    Analyser den bedste måde at sætte den nye viden i praksis. Når du når bestemte mål, er det tid til at bestemme, hvordan man sætter den viden i praksis. Brug præstationsevaluering til at sætte målene for det næste år baseret på, hvad personen lærte.

    • Del 3
    Bestemmer hvornår og hvordan man vurderer

    Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 11
    1
    Indstil et datointerval. Du kan evaluere din medarbejder årligt, men den kvartalsvise evaluering er bedst at følge op. Længere perioder giver medarbejderne mere tid til at opfylde mål, men med kortere intervaller kan du følge dem nærmere, og de kan foretage små justeringer i løbet af perioden.
    • Nogle virksomheder foretager en stor præstationsevaluering om året baseret på små vurderinger foretaget i løbet af månederne.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 12
    2
    Definer den ansvarlige for evalueringen. Hvis assistenten arbejder for mere end én person, kan du bede hver person om at udfylde evalueringsformularen. Hvis du er den eneste, er du den der skal evaluere.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 13
    3
    Vælg formatet. Du kan give en skriftlig tilbagemelding eller diskutere evalueringen personligt med medarbejderen. Et andet alternativ er at have et møde med andre vejledere for at diskutere evalueringen.

    • Del 4
    Gør evalueringerne

    Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 14
    1
    Bestem vurderingen som en daglig eller ugentlig opgave. Du kan ikke foretage en årlig evaluering, der udelukkende er baseret på hukommelse og uden at kontrollere de noter, der er lavet i løbet af året. I løbet af perioden skal du tage notater om medarbejderen til orientering mindst en gang om ugen og rapportere nogle detaljer.
    • Du kan f.eks. Skrive "Tre kunder roste i dag og så i dag. De sagde, at han forsøgte svært at løse problemet, "i stedet for blot at skrive" Så-og-så gjorde et godt stykke arbejde i dag. " Eller du kunne skrive "Uheldigvis var uorganiseret i denne uge, mistede tre vigtige filer og lovede at forbedre," ikke "I modsætning hertil er det ikke organiseret."
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 15
    2
    Udfyld evalueringsformularen. Når det er tid til at foretage vurderingen, brug dine noter. Tilføj detaljer for at supplere de tildelte punkter og for at se, om medarbejderen har opfyldt de forventede mål.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 16
    3
    Præsentere oplysningerne Når du har foretaget evalueringen, skal du præsentere den for medarbejderen i det format, du vælger. Selvom du taler med ham om ydeevne, er det vigtigt at have noget skriftligt dokument.
    • Bliv professionel, selvom evalueringen er lav. I stedet for at sige "Du er fuldstændig ude af kontrol følelsesmæssigt og skal tage en tur i livet", siger "Vi indser, at dit personlige liv har påvirket dit arbejde i de sidste par måneder. Vi forstår dine vanskeligheder hjemme, men vi har brug for dig til at være professionel, når du er i virksomheden. "
    • Tal om konsekvenserne. Hvis personen har fået en positiv evaluering, kan han for eksempel modtage en bonus. Hvis du har været negativ, bliver du nødt til at gå gennem en prøveperiode igen.

  • Video: Fale sobre você - perguntas da entrevista de emprego para jovem aprendiz

    Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 17
    4
    Gennemgå de områder, der skal forbedres. Vis realistiske måder for medarbejderen at forbedre, så som at give ham mere tid til at levere en rapport. Både du og han skal begå, betyder det, at hvis han ikke opfylder et mål, kan du foretage justeringer for at hjælpe ham. Men hvis han ikke når målet om manglende koncentration, skal han tilpasse sig for at opfylde jobkravene.
    • Frivilligt for at hjælpe dig med at overvinde svagheder og få dig til at føle sig værdsat.
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 18
    5
    Undersøg ikke personlighed. Medmindre hans personlighed påvirker arbejdet, fokuseres udelukkende på den udførte opgave. Med andre ord, vær objektiv ved at evaluere hvad det gør uden at involvere personlighedskonflikter.
    • Hvis personligheden forstyrrer arbejdet, skal du koncentrere dig om opgaven, ikke personen. Du kan f.eks. Sige: "I modsat fald har det været uhøfligt for kunderne næsten hver uge, hvilket medfører tab af indtægter," ikke "I og med er for sentimental."
  • Billedbetegnelse Evaluer en administrativ assistent Trin 19
    6
    Lav hemmelige tests. Hvis du vil teste den måde, han interagerer med mennesker, når du ikke er i nærheden, skal du ansætte anonyme analytikere for at besøge eller ringe. Giv et script af hvad han eller hun skal sige for at teste din medarbejders reaktion.

    • Kilder og citater

    Se mere ... (8)
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com