HodTari.com

Sådan organiserer du et kontors roller

Organisering af kontors roller kan være en vanskelig opgave, især hvis der er en stor del af dem, men det behøver ikke nødvendigvis at være en kompliceret proces. Planlægning og valg af et filsystem kan hjælpe dig med at organisere de roller og dokumenter, der er en del af dit arbejde, for at sikre, at du finder de vigtige ting mere effektivt. Her er nogle trin, der hjælper dig med at begynde at organisere rollen på et kontor.

trin

Metode 1
Adskille tid til organisation

Video: 21 Ways to Hide and Organize Things in your House #2

Billedets titel Organiser kontorfiler Trin 1
1

Video: The power of introverts | Susan Cain

Få nok uafbrudt tid til at organisere dine filer uden at skulle sætte op på opgaven. Sørg for at du har nok mapper og etiketter til at oprette nye filer, før du begynder.

Metode 2
Sortering af papirer og filer

Billede med titlen Organiser Office Files Trin 2
1
Opdel alle de roller, du vil organisere i mindre stakke, hvilket gør det lettere at styre alt.
  • Tjek hver stak og smid væk eller slå alle papirer og filer, der ikke længere er nødvendige, og frigør mere plads til dig.
  • Separat papirer og filer, du vil beholde i to separate stakke, en for de filer, du skal bruge i de kommende måneder, og en anden for de arkiverede dokumenter, som du ikke behøver adgang til i den nærmeste fremtid.

  • Video: 44 Organizing ideas #1 [With Bedroom Decluttering Tips]

    Billede med titlen Organiser Office Files Trin 3
    2
    Organiser mapper alfabetisk, når klientfiler er til stede. Hvis hver mappe indeholder navnet på personen eller firmaet, kan det være hensigtsmæssigt at organisere dem ved hjælp af efternavnet. Hvis dette er tilfældet, skal du sørge for, at etiketten er med personens efternavn, efterfulgt af deres fornavn. Organiser også mapperne alfabetisk ved at placere etiketter på skufferne med bogstaverne i de filer, de holder.

  • Video: My stroke of insight | Jill Bolte Taylor

    Billede med titlen Organiser Office Files Trin 4
    3


    Organiser efter kategori, hvis du har dokumenter til forskellige sektorer af dit arbejde. Du kan adskille konti, vedligeholdelse og kontraktsdokumenter i forskellige kategorier til arkivering. Brug et tag til hvert dokument med den rigtige kategori og læg alle relevante dokumenter i den pågældende kategori. Du skal muligvis oprette underkategorier, bruge mapper og filer til at adskille dem.
    • Opret en mappe til dokumenter, der har brug for akut pleje, så du hurtigt kan finde vigtige dokumenter.
    • Sæt dokumenterne i et bindemiddel, så de midlertidige filer er foran og arkiverne i baggrunden, hvilket gør de brugte dokumenter ofte hurtigt fundet.

    • Metode 3
    Oprettelse af månedlige filer

    Billede betegnet 1382200 5
    1
    Ud over de ovenfor anvendte metoder skal du tilføje en gruppe mapper adskilt af måned (og år). Selv når du ikke har tid til at arkivere dem, kan du organisere dem efter dato. Dette vil gøre det nemmere for dig, når du har brug for noget.
    • Månedlige mapper er også gode steder at holde papirer, der ikke falder ind i de andre kategorier.
  • Billedbetegnelse 1382200 6
    2
    I slutningen af ​​året skal du kontrollere, hvad der er tilbage i de månedlige mapper. Du kan opdage et mønster og oprette en ny filgruppe (kategori), der mangler på dit system. Opret en mappe til denne kategori i det nye år.
  • Billede betegnet 1382200 7
    3
    Separat resterende filer per måned og gem dem i en mappe kaldet "Variados" (også markeret med året).

    • tips

    • Når du er færdig med at organisere dine dokumenter, prøv at holde orden. Opretholdelse af konsistensen af ​​dit organisationssystem og returnere dokumenterne til deres rette steder, når du er færdig med at bruge dem.
    • Kast bort, genbruge eller stikke dokumenter, du ikke længere har brug for, hvilket gør dit system mere og mere effektivt.

    Ting du skal bruge

    • arkivskab
    • Filfaner
    • mapper
    • etiketter
    • Bookmark and Share
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com