Reorganisering af et arkivskab

Hvis du er en normal person, har du mindst et arkivskab i dit hjem eller kontor, og det er sandsynligvis ikke så organiseret som du gerne vil have det. Selvom dine skuffer består af en bunke rodet papir, rydder du det unødvendige rod og gør papirarbejdet lettere at finde.

indhold

Trin
Tips
Advarsler

trin

Tænk på, hvordan du ønsker, at skufferne skal organiseres. Hvis et system kommer i betragtning (konti i en, skatteoplysninger i en anden, osv. ..), skriv i et papirark.

Billedbetegnelse Reorganiser et filskab Trin 2

Kig på en skuffe ad gangen og lav en kort indholdsfortegnelse.

Billede med titlen Reorganize a File Cabinet Trin 3

Find et rent arbejdsområde, som f.eks. Et skrivebord eller skrivebord, og tag et indledende kig på de løse papirer. Begynd at adskille dem i hauger alt efter hvordan du vil have dem organiseret: kreditkortregninger i en stak, udgiftsrapporter i en anden og så videre. Det er en god tid at adskille forældede elementer for at gemme eller kassere.

Billedets titel Omorganiser et filskab Trin 4

Når alle de rolige elementer er blevet adskilt, tilføj nye kategorier til din liste.

Billede med titlen Reorganize a File Cabinet Trin 5

Se omhyggeligt på hende og beslut om den mest hensigtsmæssige organisationsmetode for dig, dit hjem eller dit kontor. For arbejdsfiler kan du helst have en fil til hver afdeling eller projekt. For personlige filer kan du adskille dem efter typen af konto. Husk at du kan omarrangere dem efter måned eller år.

Billedbetegnelse Reorganiser et filskabinet Trin 6

Lav en ny liste over filer, som du skal tagge. Placer hver skuffe på en separat side. På venstre side af siden opregner du kategorierne, disse er normalt hængende mapper. På højre side af siden skal du liste de individuelle filer, du vil have i hver kategori, som normalt er brune papirmapper. En drop-down-mappe med navnet "Kreditkortkonti" kan f.eks. Indeholde mapper mærket "MasterCard", "Visa" og osv., Eller du kan have filer mærket "2005-konti", "2004-konti" osv. på.

Billedbetegnelse Reorganiser et filskabinet Trin 7

Du skal have alle de nødvendige materialer. Et sæt af hængende mapper kombineret med brune papirmapper, alle tydeligt mærket er en fantastisk måde at organisere ethvert filsystem på. Gå til en kontorartikler butik og vælg de rigtige størrelser sammen med dit valg af etiketter.

Indtast og / eller udskrive dine etiketter. Påfør dem på de hængende og brune papirmapper.

Billede med titlen Reorganize a File Cabinet Step 9

Se på dine arkivlapper, en ad gangen, og læg de nye mapper i alfabetisk rækkefølge. Tøm nu alle dine gamle mapper og læg dem på de rigtige steder. Gør det samme med de løse papirer.

Billede med titlen Reorganize a File Cabinet Trin 10

Anbring en passende etiket uden for hver skuffe og kassér de gamle mapper. Nu er du færdig!

tips

Vær tålmodig, hvis du har problemer med at finde ting i starten. Du kan altid udskrive en liste med filer og placere den med kanaltape ved siden af kabinettet.
Når du udvikler et organisationssystem, skal du finde ud af, hvor ofte dit arkivskab bruger. Placer de filer, du bruger oftest på forsiden af skuffen eller en let tilgængelig placering. Du kan endda have brug for en del af din skuffe, bare for arbejde i gang.
Vær ikke bange for at oprette nye filsystemer. Dine hjemmekontorfiler har ikke det samme layout som din på kontoret.
Disse trin fungerer også godt til arkivering af filer på din computer!
Du behøver ikke at gemme alt med det samme for at blive organiseret. Hold en bakke på eller i nærheden af skrivebordet, og brug den til at arkivere varer, og tør det ud en gang om ugen eller ved påfyldning.
Hvis du er bekymret for, hvor du skal arkivere dine mapper, kan du sætte en anden linje i din filmappe i en mindre skrifttype, der fortæller hvilken mappe den er i. Nogle mærkningssystemer tilbyder denne mulighed i softwaren.

advarsler

Når de løse papirer begynder at ophobes, må du ikke lave nye filer. Dette fører til kaos og rod. Sørg først for, at filen ikke allerede eksisterer.
Hvis du virkelig har brug for en ny, skal du stoppe med at tænke på det mest logiske sted at sætte det i stedet for at sætte det i den første skuffe, du åbner.

Del på sociale netværk:

Relaterede