Filing information er afgørende for at drive en virksomhed eller et kontor. Alle virksomheder og enkeltpersoner kan have gavn ved at udvikle et konsistent og kodificeret arkiveringssystem, uanset om det er på computeren eller i et arkivskab. Brug af strukturerede arkiveringsmetoder sparer tid og rum!
Video: Beauty Guide: Sådan får du flotte & velplejede negle
1
Køb en sag, også kaldet en fil, og mapperne til arkivering. Du skal bruge en fil, der er stor nok til mængden af dokumenter, du ejer. Hvis du ikke har råd til en dyr fil, skal du købe en brugt i en brugt butik eller i en møbelbutik.
Video: SÅDAN FÅR DU EN ANIMERET BAGGRUND
2
Kode dit arkivsystem. Du skal bruge en standardiseret procedure for alle mennesker at følge. Opret instruktioner til dette system, så dokumenter kan fås af alle, der har brug for dem.
3
Frimærke alle dokumenter med datoen. Når et dokument stopper i din hånd, skal du skrive eller stemple den aktuelle dato, altid på samme sted - dette skal gøres på alle dokumenter. For konsistens skal du også placere datoer i alle mapper.
4
Køb mange mapper. Adskille dine dokumenter til projekter og delprojekter. Over tid skal du justere dette system lidt for at rumme projekter med større mængder data.
5
Brug en fil til igangværende projekter og en til komplette projekter. Hvis arkivskabet har flere niveauer, kan du bruge den øverste skuffe til igangværende projekter og den nederste skuffe til komplette projekter.
6
Kode dit system efter farve. Arkivmapper er tilgængelige i forskellige farver, så køb en anden farve til hver projekttype. For eksempel skal alle finansielle dokumenter forblive i en blå mappe, mens dokumenter udformes i en lyserød mappe.
7
Mærk alle mapper. De fleste frysere leveres med plastikskille og etiketter. Brug dem til at sikre hurtig placering af det dokument, du har brug for.
Video: Copy data PC to PC on Windows 10
8
Filer nye dokumenter foran. Hold dem i kronologisk rækkefølge, med de ældste nederst på kabinettet. Dette sparer tid, når du leder efter et bestemt dokument.
9
Prøv at oprette et system til at organisere dit arbejde. Hvis du arbejder med mange papirdokumenter, skal du arrangere mindst syv mapper, der skal bruges i henhold til ugens dage, og placere de dokumenter, der skal analyseres eller arbejdes på hver bestemt dag. Så du vil vide, hvad dit arbejde er for den dag.
Hvis du ikke kan arbejde på et dokument på den pågældende dag, skal du flytte den til mappen den næste dag.
10
Brug ikke dit skrivebord som et arkiveringssystem. Da du har mapper til igangværende projekter, skal du arkivere vigtige dokumenter i de pågældende afsnit. Du mister færre dokumenter, hvis de er på det rigtige sted.
11
Smid eventuelle dokumenter, der ikke er absolut nødvendige. En del af et godt arkiveringssystem indebærer at spille eller slå nonessential dokumenter. Dette vil reducere størrelsen af din fil og give folk mulighed for lettere at finde de dokumenter, de har brug for.
12
Lav et nummereret eller kodet arkiveringssystem, hvis din virksomhed allerede bruger koder. Det er en god idé at bruge oplysninger om specifikationerne for hvert job til fildokumenter mere præcist.
13
Tænk på at flytte til et digitalt arkiveringssystem, hvis du har få fysiske dokumenter og mange digitale dokumenter. Nogle elementer, såsom kvitteringer, er blevet oprettet for at slette over tid, så de er bedst bevaret digitalt.
Gå videre til den næste metode til at lære at overgå til et digitalt arkiveringssystem.
14
Gem alle dine dokumenter sammen. I stedet for at bruge separate sektioner til diske, USB-flashdrev, mapper og foldere, gemme alle slags dokumenter, så længe de er en del af det samme projekt eller emne.
Video: Sådan skriver du et godt CV – få gode og håndgribelige tips i denne videoguide – del 1 | Randstad
Metode 2 Arkivering af digitale dokumenter
1
Opret et system af backup, kaldes også en sikkerhedskopi, inden du begynder. Den vigtigste del af digital arkivering kan anses for at være sikker på, at dine filer ikke vil gå tabt, hvis din harddisk brænder, hvis computeren bliver stjålet, eller hvis adgangskoden går tabt. Køb en flytbar eller ekstern harddisk, eller betal for et cloud storage system.
Endnu bedre: Lav to eksemplarer forbehold. Hvis du vil fjerne papirarkivering, skal du have en kopi på plads og en offsite, hvis der sker noget på dit kontor eller din computer.
2
Planlæg systemet for at kopiere alle dine filer (eller dit websted oplysninger) dagligt. For virksomheder, hvor information er skrevet meget ofte, skal kopien foretages hver time.
3
Køb en scanner, der forbinder din computer. Scan alle vigtige dokumenter, når de kommer til kontoret for at oprette en digital kopi til arkiveringssystemet. Ved store arkiveringsprojekter skal du købe en scanner med et automatisk dokumentføder og arkiveringsprogram for at spare tid.
4
Hold din adgangskode beskyttet. Husk at det er sikrere at skrive dit kodeord på et stykke papir og gemme det i din pung eller på dit skrivebord end at gemme det i et dokument på din computer. Chancerne for en virtuel tyv, der har adgang til din computer, er større end chancerne for at den invaderer dit værelse.
5
Bestem, om du vil bruge et arkiveringsprogram eller ej. Hvis du vil kontrollere alle dine filer direkte, kan du simpelthen oprette mapper og undermapper på din computers harddisk. Hvis du vil have hjælp fra et dokumenthåndteringsprogram, skal du købe et arkiveringsprogram og et OCR-program (Optical Character Recognition).
En OCR betyder, at de scannede dokumenter vil blive oprettet med teksten, som om nogen havde skrevet dem manuelt. Så de kan søges: Du kan foretage søgninger og finde udtryk inden for disse dokumenter, f.eks. Navne og underpositioner.
6
Opret et standardiseret navngivningssystem. Navngiv hvert dokument på samme måde, herunder emne, dato og andre relevante oplysninger. Eksempelvis skal indtægter altid gemmes med navn, dato og købte varer.
7
Kode dine mapper og undermapper. Hvis du arkiverer ved hjælp af mapper i stedet for et dokumenthåndteringssystem, skal du adskille dine dokumenter ved hjælp af datoer, emner eller projekter. Opret en ny delmængde af mapper for at organisere mapper med mange dokumenter.
8
Undgå fristelsen til at gemme dokumenter på dit skrivebord. Når du downloader eller modtager en ny, navngiv den i henhold til dit system og fil det straks for nem adgang.
9
Søg og brug native programmer. Apple-computere har farvekodede tags til ofte brugte filer. Både Apple og Windows-computere har ofte søg og backup automatisk.
Nødvendige materialer
Arkiveringsskab
Farvet pasta
etiketter
Opbevaringsinstruktioner (enten på papir eller digital)
Sådan åbner du Google Dokumenter
Sådan administreres dokumenter på en Mac
Sådan gemmes og læser du dokumenter på iPhone
Sådan arkiveres dokumenter
Sådan digitaliseres PDF-dokumenter
Sådan hentes Google Drive
Oprettelse af mapper i Google Dokumenter
Sådan laver du PDF-redigerbar med Google Dokumenter
Sådan uploades og deles et regneark i Google Dokumenter
Sådan laver du en zip-fil på Linux
Sådan laver du en hæfte i Google Dokumenter
Sådan organiserer du et elektronisk arkiveringssystem
Gem filer til en harddisk
Sådan konverteres dokumenter til PDF-filer gratis (Windows)
Organisering af dine personlige filer
Sådan organiserer du et kontors roller
Sådan søger du efter et ejerskabstitel
Sådan oprettes dokumenter i OpenOffice, der arbejder med andre programmer
Sådan etablerer du et Office File System