HodTari.com

Sådan organiserer du et elektronisk arkiveringssystem

Organisationen er nøglen til erhvervsliv og privatliv. Uanset hvem du er, er det vigtigt at have gode organisatoriske færdigheder, især når du beskæftiger dig med dokumenter - som vi alle gør på et tidspunkt i vores liv. I dag gøres en sådan organisation på en enkel måde, ved hjælp af computere og elektroniske filsystemer. Selvom dette værktøj er tilgængeligt for os, er det stadig nødvendigt at have nogle metoder og lidt arbejde fra vores side, så vi kan høste alle de fordele, som denne teknologi tilbyder os. Hvis dette beskriver dit forhold til elektroniske arkiveringssystemer, kan følgende trin og tip være nyttige.

trin

Billede med titlen InfoToOrganise Trin 1

Video: Arkivering - organisationens framtid

1

Video: E-arkiv på två minuter

Bestem hvilken type information du ønsker at organisere elektronisk.
  • Billede med titlen CreateOneElectronicFolder Trin 2
    2

    Video: Calling All Cars: Hot Bonds / The Chinese Puzzle / Meet Baron

    Opret en hoved elektronisk katalog, hvor alle de andre, der er relateret til den type information, du vil organisere, vil være. Du kan navngive denne mappe, som du vil, men de fleste computere har en standard grundlæggende konfiguration for de store biblioteker såsom "Dokumenter", "My Pictures", "Min musik" osv Dette kan være nyttigt til dette formål.
    • Tip: Når du vælger navnet på en mappe, skal du forsøge at være så kortfattet som muligt ved at bruge så få ord som du kan for at tydeliggøre, hvad mappen indeholder.
  • Billede med titlen CreateSubfolders Trin 3
    3
    Afhængigt af mængden af ​​oplysninger, du vil organisere, skal du også oprette undermapper i hjemmemappen. Hvis du for eksempel forsøger at organisere dine konti elektronisk, kan du navngive hjemmemappen som "Konti" og hver underkatalog pr. År. Denne type organisation per mappe / undermappe organiserer dine filer på en måde, der gør det lettere at finde og få adgang til dem.


  • Billedets titel Arranger kronologisk trin 4
    4
    I katalogerne er det bedst at inkludere datoer i alle dokumenter og organisere dem kronologisk. Du kan også medtage datoen for dokumentet i filnavnet.
  • Billede med titlen BackupToDisk Trin 5
    5
    Fortsæt med at sikkerhedskopiere dine filer til en disk, helst hver tredje til fire uger.

  • Video: Suspense: The X-Ray Camera / Subway / Dream Song

    Billede med titlen MoveDocumentsToDisk Trin 6
    6
    Efterhånden som dit elektroniske arkiveringssystem vokser, skal du holde dig opdateret ved at flytte filer, der ikke længere er tilgængelige, så ofte til andre diske. Ved at eliminere disse overskud, bliver det lettere at bruge systemet mere effektivt.

    • tips

    • Da du arbejder hårdere med dit arkivsystem, finder du ud af, hvad der virker bedst for dig og de dokumenter, du vil organisere. Det vigtigste aspekt af organisationen er funktionalitet, så det er vigtigt, at du justerer trinene skitseret her, så du har din egen "brugbarhed" -opløsning.
    • Prøv ikke at holde dine mapper med mere end 3 niveauer af underkataloger. Dette vil være mere end nok til brug i hjemmet og i erhvervslivet.
    • Når du daterer dine filer, er det bedst at bruge year.month.day formatet (fx 2010.09.29) for at holde dem i orden.
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com