HodTari.com

Sådan skriver du et professionelt brev

Har du brug for at skrive et professionelt brev korrekt? De fleste kort følger et veletableret og enkelt format, der kan tilpasses til ethvert indhold. Alle bogstaver skal indeholde datoen, afsenderens og modtagerens oplysninger og nogle afsnit med den besked, der skal sendes. Følg trinene herunder og modificer dem som nødvendigt for at tilpasse brevet til virksomhedsstandarder.

trin

Del 1
Starter brevet

Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 1
1
Kend formatet godt. Uanset hvad indholdet af brevet er, er der nogle visuelle mønstre, der skal følges. Bogstaverne skal være skrevet i almindelige skrifttyper som Arial eller Times New Roman, begrundede med formatering punkter i blokke - hvilket betyder, at du skal starte et nyt afsnit ved at trykke på "Enter" to gange. Brug ikke indrykning i afsnit.
  • Indstil 2,5 cm marginaler på alle sider.
  • Selvom brevet er skrevet i en emailadresse, skal du stadig bruge en almindelig skrifttype. Undgå at bruge farvede bogstaver.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 2
    2

    Video: Læreres relationskompetence - tre synlige kendetegn. Dansk, 2. klasse

    Vælg det rigtige papir. Brevet skal udskrives på almindeligt A4-papir (21 cm ved 29 cm) eller på papirvarer. Hvis du udarbejder en kontrakt, kan du også bruge juridisk juridisk papir, som er 21 cm ved 35 cm.
    • Hvis du skal udskrive brevet for at sende det til posthuset, skal du udskrive det på firmaets brevhoved for at give et mere professionelt udseende og medtage virksomhedens kontaktoplysninger.
  • Billede titel Skriv et Business Letter Trin 3
    3
    Medtag nogle oplysninger om virksomheden. Navn og adresse er vigtige elementer til ethvert brev. Hvis du er freelancer eller en uafhængig professionel, skal du erstatte firmaets navn med din egen.
    • Hvis virksomheden allerede har et brevpapir specifikt til kort, skal du bruge det og spare tid.
    • Hvis du indtaster adressen, skal du retfærdiggøre den til venstre eller højre øverst på siden. Tal med en person i virksomheden for at finde ud af, hvad firmaets standard er.
    • Hvis du sender brevet internationalt, skal du indtaste modtagerens lands navn med store bogstaver.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 4
    4
    Glem ikke datoen. Skrive fuld dato er helt sikkert den mest professionelle mulighed for et brev. Skriv f.eks. Retfærdiggjort, lige under afsenderens adresse: "1. april 2016" eller "1. april 2016".
    • Hvis brevet blev skrevet på mere end en dag, skal du inkludere slutdatoen for teksten.
  • Billede titel Skriv en Business Letter Trin 5
    5
    Medtag modtageroplysningerne. Indtast det fulde modtagernavn, titel (hvis relevant), firmanavn og adresse. Hver information skal optage en separat linje. Retfærdiggør teksten til venstre lige under datoen.
    • Idealet er at adressere brevet til en bestemt person. Så svaret bliver lettere. Hvis du ikke ved hvem du skal sende brevet, skal du lave nogle undersøgelser. Ring om nødvendigt til firmaet for at finde navn og titel på den person, du vil tale med.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 6
    6
    Vælg en hilsen. Dette er en meget vigtig indikator for respekt. Valg af hilsen afhænger af, om du kender den person til hvem du adresserer brevet eller formalitetsniveauet. Overvej følgende muligheder:
    • Brug "hvem det kan vedrøre" kun hvis du ikke ved, hvem du specifikt adresserer brevet til.
    • Hvis du ikke kender modtageren godt, er "Dear Sir / Madam" en god mulighed.
    • Hvis du foretrækker, skal du bruge titlen og efternavnet på personen, som i "Kære Mr. Souza".
    • Hvis du kender modtageren godt og har et uformelt forhold til ham, skal du ringe til ham med fornavnet, som i "Kære Carlos".
    • Hvis du ikke kender personens køn, skal du blot bruge hendes fulde navn.
    • Sørg for at inkludere et komma efter brug af en hilsen og inkludere et kolon efter brug af "hvem det kan bekymre sig".

    • Del 2
    Skrivning af brevets krop

    Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 7
    1
    Hit tonen. Som det siger siger tid er penge, ikke? Bogstavets tone skal derfor være kort og professionel. Teksten skal læses nemt og hurtigt, gå direkte til emnet i første afsnit. For eksempel kan du starte med at skrive noget som "Jeg skriver for at prøve at ...".
    • Lad være med at skrive fancy tekst med vanskelige ord og komplekse sætninger. Formålet med brevet er at formidle, hvad der skal siges så hurtigt som muligt.
    • Vær overbevisende. Det er sandsynligt, at din hensigt med brevet er at overtale læseren til at gøre noget: skifte mening, rette et problem, investere penge eller handle. Vær overbevisende!
  • Billede med titlen Skriv et firma brev Trin 8
    2
    Brug personlige pronomen. Der er ikke noget problem med at bruge "jeg", "vi" og "dig" i et professionelt brev. Henvis til dig selv som "jeg" og til læseren som "dig".
    • Pas på, når du skriver brevet på vegne af et firma. For at styrke virksomhedens vision skal vi bruge "vi" for at undgå forvirring. Hvis du skriver om din egen mening, hold dig til "I".
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 9
    3
    Skriv tydeligt og kortfattet. Læseren skal vide præcis hvad mener du så han kan reagere hurtigt på brevet. Hvis du anmoder om et resultat eller en handling, gør det klart. Forklar dig selv med få ord.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 10
    4
    Brug den aktive stemme. Når du beskriver en situation eller foretager en anmodning, skal du vælge den aktive stemme, ikke den passive stemme. Den passive stemme kan skabe tvetydig eller unpersonlig tekst. Desuden er den aktive stemme enklere og lige til punktet. For eksempel:
    • Passiv: "Solbriller er ikke designet eller fremstillet af virksomheden under behørig hensyntagen til holdbarhed."
    • Aktiv: "Din virksomhed designer og producerer ikke brillerne med opmærksomhed på deres holdbarhed."
  • Billede titel Skriv en Business Letter Trin 11
    5
    Undgå over formaliteter, hvis det er relevant. Brev er skrevet fra folk til folk, ikke? Undgå ekstremt formelt sprog, når det er muligt. Det er trods alt ikke muligt at opbygge et forhold med upersonlige og firkantede tekster. Undgå selv et meget uformelt sprog og slang. Hold en professionel men venlig tone.
    • Hvis du kender personen godt, kan du medtage nogle venlige sætninger ved at ønske dig gode ting.
    • Brug sund fornuft til at bestemme, hvor meget personlighed der skal afsløres i brevet. Lidt humor kan være nyttigt i den professionelle verden, men altid gå forsigtigt, før du laver en vittighed.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 12
    6
    Vær høflig. Det er stadig muligt at være høflig, selv når man skriver en klage. Tænk over modtagerens stilling og tilbud om at gøre hvad du kan for at hjælpe.
    • Et eksempel på en uudviklet klage: "Jeg tror dine solbriller er forfærdelige, og jeg køber dem aldrig igen." Et eksempel på en passende klage: "Jeg er skuffet over fremstillingen af ​​dine briller og i fremtiden vil jeg søge andre producenter."


  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 13
    7
    Brug en særlig brevpapirside til yderligere sider. Ideelt set bør brevet være kort og kun have en side. Hvis du har brug for at skrive noget større, som f.eks. En juridisk aftale, kan flere sider være nødvendige. I dette tilfælde skal du bruge et andet brevpapir med adressen øverst på den forkortede side.
    • Glem ikke at medtage nummereringen på de efterfølgende sider øverst på arket. Hvis det ønskes, skal du også indeholde modtagerens navn og dato.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 14
    8

    Video: Væk med de dumme skrivefejl

    Afslut brevet. Opsummer de klare handlinger, du vil tage eller forvente af modtageren i sidste afsnit. Det er muligt for personen at kontakte dig for at afklare noget. I så fald skal du huske at takke opmærksomheden.

    • Del 3
    Lukning af brevet

    Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 15
    1
    Vælg en lukning. Hilsen i slutningen af ​​brevet angiver respekt og formalitet. "Med venlig hilsen" er "Cordially" og "Respectfully" gode valg. At være lidt mindre formel, men stadig lyde professionel, vælge "venlig hilsen" og "Tak." Husk at bruge et komma efter hilsen.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 16
    2
    Skriv brevet. Efterlad omkring fire linjer i slutningen af ​​teksten til underskrift. Skriv siden, når du har udskrevet den, eller hvis du vil sende en e-mail, skal du undersøge signaturen og vedhæfte den til tekstdokumentet. Fortrinsvis tegn med blå eller sort blæk.
    • Hvis du vil underskrive brevet i en persons navn, skal du skrive "PP:" før du underskriver. PP betyder "ved fuldmægtig" - udtrykket kommer fra latin "per procurationem".
  • Billede titel Skriv en Business Letter Trin 17
    3
    Indtast dit navn og dine kontaktoplysninger. Under underskriftsrummet indtast dit navn, telefonnummer, e-mail-adresse og andre relevante kontaktoplysninger. Brug en linje for hver information.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 18
    4
    Indsæt typistens initialer. Hvis en anden har skrevet brevet til dig, skal du indtaste initialerne for deres navn under signaturblokken. I nogle tilfælde er bogstavets initialer også inkluderet, så det er klart, hvem der arbejdede på teksten.
    • Hvis du f.eks. Kun indtaster typografens initialer, skal du gøre det med små bogstaver: Smp.
    • Hvis du også vil indeholde forfatterens initialer, skal du udskrive dem i store bogstaver og beholde initialerne i typeprinteren med små bogstaver: JC: mp eller JC / mp.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 19
    5
    Husk vedhæftede filer. Hvis du har medtaget yderligere dokumenter til afsenderen, skal du liste dem et par linjer under kontaktoplysningerne, herunder nummer og type af dokumenterne. Skriv f.eks .: "Vedhæftede filer (2): Curriculum, Brochure".
    • Hvis du ønsker, forkorte udtrykket vedhæftede filer.
  • Billede titel Skriv en Business Letter Trin 20
    6
    Tilføj navnene på andre mulige modtagere. Hvis du sender en kopi af brevet til en anden, skal du citere det i teksten. Nedenfor vedhæftede linjer indgår ordet "CC:" (med kopi) efterfulgt af personens navn og titel. Tidligere, da bogstaverne blev skrevet på carbonpapir, blev "cc" brugt til at betegne "carbon copy".
    • For eksempel: "CC: Maria Joaquina, Vice President of Marketing".
    • Hvis du skal sende brevet til mere end to personer, skal du række de andre navne under den første, men uden "CC:".

    • Del 4
    Giver de afsluttende detaljer

    Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 21
    1
    Rediger brevet. Præsentation er et meget vigtigt element i professionelle breve. Teksten skal gøre det klart, at du er i stand til at skrive noget professionelt uden fejl. Kontroller stavekontrollen og læs teksten omhyggeligt.
    • Spørg dig selv: Er brevet klart og kortfattet? Har nogle afsnit mere end fire sætninger? I dette tilfælde skal du se, om du kan fjerne nogle unødvendige punkter.
    • Hvis brevet er meget vigtigt, spørg en ven om at læse den. Et andet par øjne kan være nok til at finde underlige fejl eller sætninger.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 22
    2
    Hæft ikke brevet. Hvis du har for mange sider i hånden og er bange for at de bliver rodet, skal du bruge et klip i øverste venstre hjørne.
  • Billede med titlen Skriv et forretningsbrev Trin 23
    3
    Send brevet. Brug en professionel konvolut, helst med firmaets logo, når du sender det via post. Udskriv professionelle etiketter med din adresse og modtagerens adresse. Fold brevet i tre lige store dele, så modtageren åbner toppen først og derefter bunden. Sæt forseglingen på konvolutten og send den.
    • Du kan også skrive adressen på konvolutten med hånden. Hvis du mener, at dit brev ikke svarer til den faglige tone i brevet, skal du udskrive adresserne på etiketter eller lige ind i konvolutten.
    • Hvis brevet er meget vigtigt eller skal læses så hurtigt som muligt, send det af en professionel afsender.
    • Hvis du vil sende brevet via e-mail, konvertere det til HTML eller Gem det i PDF for at bevare formatering. Det ideelle er dog at sende det trykte brev.

    • tips

    • Skriv brevet med en god kvalitet pen.
    • Handle med hastighed. Hvis du ikke kan svare på mindre end en uge, lad modtageren vide, hvornår han eller hun kan forvente et svar fra dig.
    • Fremhæv den positive side. Tal om alt hvad du kan gøre, ikke om hvad du ikke kan gøre. Hvis et produkt for eksempel ikke er på lager, skal du ikke fortælle kunden, at du ikke kan fuldføre købet. I stedet for at sige, at dette er et meget populært produkt, der er løbet tør og fortælle dig, hvornår du kan sende ordren.
    • Når du laver et komplekst bogstav, skal du oprette en skitse:
      • Skriv de emner, du vil håndtere, uden at bekymre dig for meget om ordren.
      • Liste eksempler, argumenter, fakta og nøgleord for hvert emne.
      • Resumé emner efter relevans.
      • Fjern alt, hvad der er irrelevant.
      • Organiser informationen bedst muligt for læseren.

    advarsler

    • Undgå overdreven ros. Et oprigtigt kompliment er acceptabelt - overdoing det vil kun indikere, at du stoler for meget på komplimenterne for at gøre dit job.
    • Prøv ikke at bruge en meget tyk tone. Husk at brevet sandsynligvis vil forbedre eller starte et fagligt forhold.
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com