Et memorandum tjener til at informere en bestemt gruppe mennesker om et bestemt problem - en fremtidig begivenhed eller en ny politik, for eksempel - og opfordre den til at handle. "Notatet" betyder "at blive husket". Fortsæt læsning for at lære at skrive effektive notater.
Skriv "MEMORANDUM" øverst på siden for at gøre dokumentet klart i ansigtet. Titlen skal skrives i første linje med store bogstaver og helst sort. Eventuelt kan du justere det til venstre eller midten af siden. Hvis du vil, kan du også bruge en skrifttype større end resten af teksten.
Giv et dobbeltrum mellem titlen og resten af overskriften.
2
Indtast modtageren. Notatet fungerer som en form for faglig kommunikation og skal behandles formelt. Brug det fulde navn og titel på den person til hvem du vil sende notatet.
Hvis du f.eks. Skal sende dokumentet til alle virksomhedens medarbejdere, skal du skrive: "TIL: Alle medarbejdere".
3
Angiv de ekstra modtagere. Under linjen "TO:" skal du inkludere "CC:" -linjen (courtesy copy). Ideen er, at personen skal modtage notatet som en advarsel for at holde dig informeret, selvom motivet ikke direkte angår dig.
4
Indtast dit navn i linjen "FRA:"Ud over modtagerne skal overskriften indeholde afsenderen af notatet.
5
Indtast datoen for dokumentet. Skriv i fuld dag, måned og år. For eksempel: "DATO: 5. januar 2016" eller "Dato: 5. januar 2016".
6
Skriv emnet i notatet. Vær specifik og kort, så modtagerne har en god ide om, hvad dokumentet handler om.
For eksempel, i stedet for at skrive "Myrer", være mere specifik: "Myrens problemer på kontoret".
7
Formater hovedteksten korrekt. Det skal være øverst på siden, justeret til venstre. Betegnelserne "til", "fra", "dato" og "emne" skal skrives med store bogstaver.
Et eksempel på en velformateret overskrift: TIL: Modtagerens navn og titel. DE: Dit navn og stilling. DATO: Memo skriftlig komplet dato. SUBJECT: Temaet adresseret i dokumentet.
Når du skriver overskriften, skal du sørge for at justere teksten og placere dobbeltrum mellem sektionerne.
Hvis det ønskes, skal du også inkludere en linje under overskriften på tværs af siden. Dette adskiller dig fra dokumentets krop.
Del 2 Skrivning af notatet
Video: Notat
1
Tænk på målgruppen for dokumentet. For at den har den ønskede effekt er det nødvendigt at justere tonen, størrelsen og formalitetsniveauet i henhold til de mennesker, der vil læse det. For at gøre et godt stykke arbejde skal du have en god ide om, hvem der læser dokumentet.
Tænk på målgruppens prioriteter og bekymringer.
Prøv at forudse de mulige spørgsmål fra læserne. Gennemfør et brainstorm indhold, herunder eksempler, beviser og oplysninger, der kan overtale dit publikum.
Tænker på, hvem der vil læse notatet, vil også hjælpe dig med at vurdere, om du skal medtage visse oplysninger eller vilkår, der måtte være upassende.
2
Ignorer hilsner. Notater er ikke bogstaver og behøver ikke at starte med "Kære Mr. So-and-so". Tryk direkte på det pågældende emne for at indtaste det, der vil blive diskuteret i dokumentet.
3
Indsæt problemet i første afsnit. Kontekstualiser læseren om den handling, du vil have ham til at tage. Afsnittet fungerer som en afhandling, hvor man introducerer emnet og fortæller, hvor vigtigt det er. Tænk også på introduktionen som et resumé af hvad du vil sige i resten af notatet.
Generelt skal introduktionen have højst et stykke.
4
eksempel: "Fra 1. juli 2016 vil selskabet gennemføre nye politikker for sundhedsplaner. Alle medarbejdere vil modtage en medicinsk i det mindste R $ 30,00 pr. Time ".
5
Kontekstualisere emnet diskuteret. Læseren kan have brug for nogle oplysninger om det behandlede problem. Giv kontekst, men vær kort og tal kun efter behov.
Hvis det er relevant, fortsæt med at forklare, hvorfor en politik er implementeret. For eksempel: "Efter mødet kræver unionen nu, at alle medarbejdere skal modtage mindst $ 30,00 pr. Time."
6
Forbedre de handlinger, der skal træffes. Sammendrag dem kort og fremlægge beviser og logiske grunde til de foreslåede løsninger. Start med de vigtigste oplysninger og følg de mest specifikke oplysninger. Lad dine læsere vide, hvordan de vil få gavn af de anbefalede handlinger, og hvad vil der ske, hvis de ikke gør noget.
Hvis det ønskes, skal du inkludere diagrammer, billeder, lister og tabeller. Bilagene skal være nogensinde relevant for teksten.
Hvis du skriver et stort notat, skal du skrive overskrifter, der adskiller alle kategorier. For eksempel, i stedet for at skrive "Politikker", skriv "Nye politikker om deltidsansatte." Vær kortfattet og specifikke, så temaet for memorandummet er direkte.
7
Foreslå de handlinger, der skal tages. Funktionen af notatet er at handle om et bestemt problem, uanset om det annoncerer et nyt produkt, kommunikerer nye politikker om rapporter eller rapporterer, hvordan virksomheden beskæftiger sig med et problem. Forbedre den handling, som læseren skal tage i sidste afsnit af teksten.
For eksempel kan du skrive: "Alle medarbejdere skal bruge det nye system inden juni 2017."
Om nødvendigt indeholde beviser til støtte for henstillingerne.
8
Afslut notatet på en positiv note. Det sidste afsnit skal fremhæve de nødvendige skridt til at løse det pågældende problem og gentage virksomhedens solidaritet.
Du kan skrive noget som "Jeg vil gerne diskutere anbefalingerne senere og følge de beslutninger, vi vil lave."
Et andet eksempel på at lukke: "Vi er meget glade for udvidelsen af linjen, og vi er overbevist om, at det vil hjælpe virksomheden med at blive mere bæredygtig."
Lukning skal være højst to sætninger.
Del 3 Afslutning af notatet
1
Formater teksten i overensstemmelse hermed. Brug standardformatering til nem læsning med Arial skrifttype eller Times New Roman størrelse 12. Brug standard Word grænser på alle sider.
Formater afsnitene ved at bruge dobbeltrum mellem dem og uden at bruge indrykning.
2
Gennemgå teksten. Læs det højt for at se, om skrivningen er klar, kortfattet og fejlfrit. Kontroller, om det anvendte sprog er konsekvent og fjerner specifikke og unødige vilkår.
Kontroller stave-, grammatik- og indholdsfejl ved at levere meget opmærksomhed på navne, datoer og værdier.
Sørg for, at notatet ikke er for langt, og skære unødvendige materialer.
3
Skriv notatet. Dokumentet skal ikke indeholde en signaturlinje, men du vil med glæde signere det. Indtast dit fulde navn i teksten, og underskriv det efter hånden med en pen for at angive, at du har godkendt dokumentet.
4
Brug firma brevpapir, hvis der er en. Find ud af om firmaet har et memo-specifikt brevpapir. Hvis du ikke har det, skal du bruge firma brevpapir.
Hvis du opretter et dokument, der kun sendes via e-mail, skal du oprette et overskrift med firmaets logo og kontaktoplysninger. Gem det som en skabelon til de næste notater, du skriver.
5
Vælg det bedste middel til at distribuere notatet. Du kan udskrive kopier af notatet og distribuere dem gennem kontoret eller blot sende en email til alle modtagere.
Hvis du sender notatet via e-mail, skal du formatere det HTML eller konvertere det til PDF og fastgør det til meddelelsens krop.
Del 4 Brug af skabeloner
1
Se efter en memo skabelon på internettet, hvis du ikke vil oprette dokumentet fra bunden. Gør en detaljeret søgning for at finde den ideelle skabelon til virksomheden, eller brug skabeloner, der er tilgængelige i Microsoft Word. Skabeloner har typisk standard grundlæggende formatering, men bruger forskellige skrifttyper og størrelser.
Download den mest passende model til det, du har brug for.
Læs brugsbetingelserne, inden du bruger en skabelon, der findes på internettet.
2
Åbn den downloadede skabelon på din computer. Når du har klikket på downloadknappen, skal du bare vente. Gå til den mappe, hvor du gemte filen, og åbn den i Microsoft Word. Hvis dokumentet er downloadet i .ZIP eller .RAR format, download et udvindingsprogram.
For at undgå kompatibilitetsproblemer med de skabeloner, der findes på internettet, skal du installere den nyeste version af Microsoft Word på din computer. Når du bruger ældre versioner, fungerer malerne muligvis ikke som forventet. Opdater Microsoft Word først.
3
Indstil overskriften. Modellerne er helt redigerbare og kan tilpasses efter dine behov. Du kan f.eks. Tilføje firmalogoet i overskriften til en skabelon, bare klikke på sektionen og foretage de nødvendige ændringer.
4
Udfyld rubrikfeltene. Vær meget forsigtig, når du udfylder felterne "Fra", "Til", "CC" og "Emne", så du ikke efterlader noget tomt. Gennemgå efter udfyldning for at undgå at skrive fejl og grammatik.
5
Indtast meddelelsen. Nu er det tid til at skrive indledningen, kroppen og afslutningen af notatet. Hvis du foretrækker det, skal du bruge ordnede lister til at organisere oplysningerne.
Fortsæt formatering af skabelonen, så teksten er godt justeret og med rigtige margener.
Tilpas eventuelt notatet for at bruge en tabel. Dette kan være en god ide, hvis brugen af lister gør teksten forurenet og svært at læse.
Glem ikke at slette standardskabelonen. Kontroller dokumentet, inden du udskriver eller sender det.
6
Video: Hvordan skrive notater i OneNote - Norsk 2016 / 2013 / 2010
Glem ikke fodfoden. Det er nederst på siden og indeholder normalt yderligere oplysninger, som f.eks. Din personlige kontakt eller din kontaktperson. Tag dig tid til at gennemse, om de angivne oplysninger er korrekte. Du vil ikke skrive et glimrende memo med forkerte kontaktoplysninger, gør du?
7
Ændre dokumentets udseende. Den største fordel ved at bruge en skabelon er den næsten fuldstændige tilpasning af notatet. Giv dokumentet en smule personlighed for at få det til at skille sig ud. Du kan bruge en farve, der passer til situationen, så notatet er visuelt slående, men stadig professionelt.
8
Gem notatet som en ny fil. Det er godt at have en back-up kopi af dokumentet, som vil tjene som bevis på den meddelelse, der sendes til personalet.
9
Gem skabelonen for at bruge den igen. Når du har brug for et notat til et andet emne, skal du blot redigere skabelonen igen ved at ændre, hvad du har brug for. Dette sparer tid og skaber konsekvent og professionel kommunikation. Et godt notat vil fange læsernes opmærksomhed.
tips
Forklar ikke dig selv for meget. Det er godt at forklare, hvorfor du gør noget, men der er ingen grund til at overdrive.
Hvordan man skriver i en PDF
Sådan skriver du en formel email
Sådan lærer du Keyboard Notes
Hvordan man skriver et brev som frivillig
Sådan skriver du et professionelt brev
Sådan skriver du en APA-stiloversigt
Hvordan man skriver et brev
Hvordan man skriver et formel brev
Sådan skrives et brev til rapportadresseændring
Hvordan man laver en virksomhed, tak
Hvordan man skriver en tak til din lærer
Hvordan man opbygger et charter
Sådan laver du et brevhode
Sådan laver du en omslagsside
Sådan starter du et brev
Sådan opdage False Euros
Sådan laves en erklæring om opholdstilladelse
Sådan oprettes en overskrift i MLA Style