HodTari.com

Sådan skriver du en formel email

Det er en vanskelig opgave at skrive en formel e-mail, da denne form for kommunikation oftest bruges til personlige og uformelle formål. Hvis du har brug for at skrive en besked til en lærer, chef, forretningskontakt, statslige organ eller enhver form for adressat, der kræver mere formalitet, skal du følge nogle enkle retningslinjer, der gør emailen klar og præcis. Afvige ikke fra stil-, tone- og formateringsstandarderne, og vær opmærksom på, at du skal gennemgå og gennemgå indholdet af meddelelsen, inden du sender det.

trin

Metode 1
Formatering Email

Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 1
1
Brug en professionel e-mail-adresse, hvilket betyder en variant af dit rigtige navn, ikke et brugernavn eller kaldenavn. Brug bindestreger, prikker eller understregning ("_") for at sikre, at det kun består af dit navn, uden nummer eller bogstaver, hvis det er muligt.

  • Video: Formelle brev

    Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 2
    2
    Brug mere formelle kilder. De fleste e-mail-tjenester giver dig mulighed for at vælge skrifttyper og tekststile. For en formel besked skal du være konservativ, ved hjælp af Times New Roman og Arial. Undgå dekorative springvand som "Comic Sans" eller "Old English", under hensyntagen til følgende retningslinjer:
    • Skriv e-mailen med en læsbar skriftstørrelse, f.eks. "12".
    • Brug ikke specielle stilarter, såsom kursiv, fed skrift, højdepunkter eller flerfarvede skrifttyper, medmindre de er nødvendige i overensstemmelse med indholdet og formålet med e-mailen.
    • Skriv aldrig i store bogstaver - dette giver indtryk af, at du råber på modtageren.
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 3
    3
    I emnelinjen skal du være kort og præcis. Brug et par stikord til at give et emne til beskeden, hvilket indikerer nøjagtigt på, hvad der skrev til så læseren ikke ignorere e-mailen ikke har en emnelinje, for at være for vag eller synes, at budskabet ikke så meget .
    • At skrive "Hurtig forespørgsel", "Kontakt" eller "E-mail om et vigtigt emne" er meget vage eller indlysende titler at bruge.
    • På den anden side er emnet "Planlægning, gæsteliste, luncheonforespørgsler og resumé af 12. marts møder" for lang og dækker mange emner.
    • "Dag 12/3: Mødes på rulletrappereparation", men er kortere og går direkte til punktet og advarer modtageren til hovedemnet og viser en bestemt dato.

    • Metode 2
    Komponering af meddelelsen

    Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 4
    1
    Brug en ordentlig hilsen. Altid begynde at skrive en formel email med en hilsen - at adressere modtageren ved navn (hvis kendt) er bedst. Placer personens titel (Mr., Mrs, Miss, Dr., blandt andre) med efternavnet efterfulgt af et komma eller kolon. Hvis du vil, skriv "Kære" eller "Kære" før hilsen.
    • Hvis du ikke kender navnet eller efternavnet på den person, der vil modtage beskeden, skal du bruge et af følgende hilsner: Kære Mr. (Fru) eller "Hvem det kan vedrøre".
    • Undgå at bruge "Hej", "Hej" eller enhver anden uformel hilsen.
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 5
    2
    Indsæt dig selv i første afsnit om nødvendigt. Når du sender en e-mail til en person, du ikke har et forhold til (en ny klient, en statsagent eller en person, der overvåger et jobudvalg), fortæl dig hvem du er, og hvorfor du skriver. Præsentationen skal laves i de to første sætninger af e-mailen.
    • Når du skriver til en potentiel arbejdsgiver, skal du indtaste dig selv som følger: "Jeg hedder João Camargo. Jeg er i kontakt med at ansøge om ledig stilling hos administrativ assistent, der er opført på webstedet carreraabc.com.br ".
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 6
    3
    Prioritere de vigtigste oplysninger. Når du har introduceret dig selv og forklaret hvorfor du kontakter personen, skal du skrive emnet på e-mailen og placere det vigtigste indhold tættere på begyndelsen. Dette respekterer modtagerens tid og efterlader formålet med meddelelsen klarere.
    • Når du skriver til en regeringsmedarbejder, kan du for eksempel sige følgende: "Jeg hedder Arlene Rios. Jeg fik din e-mail fra Detran-SP hjemmeside, og jeg vil gerne bestride en bøde, jeg modtog den 31. december 2016. "
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 7


    4
    Kom til det punkt, især når du skriver formelle e-mails, så længe du er uddannet. At være "krøllet op" vil få læseren til at blive træt, har svært ved at finde ud af hvorfor af din besked og hvad du vil have fra den enkelte.
    • I tilfælde af at sende en e-mail til en lærer, undgå at blive "påfyldning pølse" som i følgende eksempel: "Dette er Darlene Amaral. Ved du hvem jeg er? Den anvendte fysik klasse er min favorit, fordi jeg elsker den måde, klasserne arrangeres på. Jeg kommer altid til at følge historierne og vide, hvad der vil ske i eksamenerne. Taler om dem, tænkte jeg på mandagstesten. "
    • I stedet skal du skrive: "Jeg er Darlene Amaral, og jeg er din studerende i disciplinen for anvendt fysik. Jeg kommer i kontakt på grund af en mulig konflikt med skemaer i næste løb. "
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 8
    5
    Vær kortfattet. Der er ikke en vis størrelse for e-mails, men det er en god ide at ikke gå længden af ​​en skærm (notesbog eller stationær skærm).
    • Hvis e-mailen er relativt lang, skal du bryde den i kortere afsnit ved at indsætte en linje mellem hver enkelt.
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 9
    6
    Brug formelt sprog. Fordi sammenhængen mellem sådanne e-mails er professionel, er det vigtigt at gøre et godt indtryk ved hjælp af fyldte sætninger og uddannede sætninger, idet man undgår:
    • Gírias-
    • Unødvendige sammentrækninger-
    • Emoticons and emojis-
    • Ord af lav slang-
    • Jokes.
  • Billede titel Skriv et formelt email Trin 10
    7
    Luk ned ordentligt. Ligesom på tidspunktet for hilsen er der flere sætninger, der kan lukke formelle e-mails - efter sætningen skal du sætte dit fulde navn, titel eller anden type underskrift, hvis du har en. Nogle måder at lukke beskeden på er som følger:
    • "Hilsen" -
    • "Med venlig hilsen" -
    • "Tak," -
    • "Ærligt," -
    • "Med venlig hilsen".

    • Metode 3
    Forbereder at sende

    Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 11
    1
    Medtag alle nødvendige vedhæftede filer. Hvis du har brug for at vedhæfte filer til e-mailen, skal du nævne dem i meddelelsens krop, så modtageren ved, at de er medtaget. Hold fast og prøv ikke at vedhæfte for mange elementer (som heller ikke skal være for tunge), helst ved brug af almindelige filtyper eller kompatible med de fleste programmer.
    • Medtag f.eks. En notat med angivelse "Vedlagt er en kopi af mit CV og portefølje i PDF-format."
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 12
    2
    Gennemgå meddelelsen, analyser indhold, grammatik og stavning. Undlad at stole på e-mail-stavekontrolværktøjet - læsning af hvad der blev skrevet højt eller bede en anden om at lave en anmeldelse er en fantastisk måde at finde typografier, grammatik eller uklare sætninger på.
  • Billede med titlen Skriv et formelt e-mail trin 13
    3
    Se om e-mailen ikke har fortrolige oplysninger. Glem aldrig, at denne form for kommunikation ikke er sikker - e-mail-servere kan blive hacket, og mange modtagere vil offentliggøre (med eller uden hensigt) oplysninger, som du ikke ønsker at blive offentliggjort.
    • Skriv aldrig adgangskoder, kontonumre og følsomme oplysninger i e-mails.

    • Kilder og citater

    Se mere ... (8)
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com