Forskellen mellem et vellykket projekt og en, der vil mislykkes, er i lederens hænder. For at kunne håndtere komplekse projekter skal du have god fornuft, organisatoriske færdigheder og vide, hvordan man kan klare sig godt med mennesker. For dem, der lige er blevet projektleder, er der nogle holdninger til at sikre gode resultater og et positivt arbejdsmiljø.
Video: Sådan arbejder du i projekter - for ikke projektledere
1
Etablere og kommunikere det ultimative mål. Et stort projekt er altid opdelt i trin. Uanset antallet af faser og antallet af involverede medarbejdere fokuseres der dog altid på det endelige resultat. Et af kendetegnene ved en god projektleder er at forlade holdet med et øje på jobbet og det andet på podiet.
Ved at fokusere på projektet som helhed, slutter lederen med at motivere holdet til at fokusere på det ultimative mål i stedet for personlige interesser og luner. For eksempel, hvis målet er at åbne en ny butik i byens centrum, skal holdet fokusere på det. Hvis nogen siger, at de hellere vil åbne kiosker i indkøbscenteret, gør det klart, at målet allerede er sat og kommunikere det igen.
Kommuniker målet klart. Hold et møde og fortæl det mundtligt, hvad målet er, send det skriftligt til holdet via e-mail eller et notat - så hver person kan få en henvisning til fremtidig reference.
2
Prioriter de vigtigste opgaver. Hvert projekt har visse aktiviteter eller trin, der anses for at være de vigtigste for succes. Venligst kør dem først. Ved ikke at fokusere hurtigt på det, der er vigtigst for projektet, kan lederen ende med at falde ned i små detaljer og distraktioner, der ikke vil tilføje meget til slutresultatet.
En projektleders opgaver omfatter sporing af hvert holdmedlems fremskridt og deltagelse i møder. Husk at holdet kan bruge ledig tid venter på godkendelse af en beslutning eller en underskrift af lederen for at fortsætte arbejdet, så det er nødvendigt altid at handle hurtigt.
En god måde at fremskynde arbejdet på er at gøre de vigtigste opgaver om morgenen. Som projektleder lærer du ikke at springe over prioriteter.
Du skal muligvis deaktivere e-mail-meddelelser og slukke for din telefon (læg den i flytilstand, hvis du foretrækker), så du ikke bliver distraheret.
Når du har færdiggjort dine prioriteter, skal du sætte pause og hoppe til de næste elementer på listen.
Video: Projektledelse tips og tricks - Velkommen!
3
Maksimere effektiviteten. En af lederens roller er at overvåge driften af alle dele af projektet. Hvis du forudser en forhindring eller noget, der er ved at forsinke projektet helt, skal du straks træffe foranstaltninger.
Husk at forebyggelse er bedre end helbredelse. For eksempel kan dit computersystem fungere fint uden de anbefalede opdateringer. Så hvorfor spilde tid med opgraderinger og operatør træning? Det er dog ikke sådan. Den tid, der bruges nu, vil være værd på mellemlang og lang sigt, da det nye system vil øge virksomhedens effektivitet.
Spørg dine teammedlemmer, hvis de har ideer til at forbedre virksomhedens effektivitet.
4
Kommuniker planerne tydeligt. Managing har meget at gøre med kommunikation. Gennem hele projektperioden skal du sørge for at hvert holdmedlem kender deres roller godt og kender deadlines.
Brug forskellige kommunikationsmetoder. Chat personligt, brug opslagstavler og send bulk og individuelle e-mails.
Forsøg altid at forstå og forstå. Hertil kommer, foruden at stille spørgsmål, lyt, fordi begge er vigtige dele af god kommunikation.
Del 2 Demonstrere lederskab
1
Vær udadvendt. Dette kan være lidt svært for introverts. At være projektleder indebærer at kommunikere og få folk til at føle sig involveret i projektet. Derfor er det nødvendigt altid at være taknemmelig for bidragene og roser holdets indsats. Her er nogle vigtige handlinger:
Smil og gør øjenkontakt med alle arbejdere-
Spørg, hvordan det virker, og hvordan du kan hjælpe.
Skabe muligheder for diskussion og problemløsning i team-
Vær overkommelig - Brug ikke hele dagen låst inde på kontoret.
2
Vis personlig mod. Selv den mest erfarne projektleder kan føle sig skræmt af et større projekt. Sæt dig selv på frontlinjen, tag risici, lav fejl og tage de hårdeste beslutninger.
Folk stoler normalt ikke på en leder, som altid beder andre om at tage deres chancer.
Husk at lave fejl er menneskelige. Når du tager en forkert beslutning, viser du derfor, at du er ansvarlig for, hvad der skete og undskylder om nødvendigt.
Video: Sådan reddede projektleder sit ægteskab og sin datters kærlighed
3
Vær karismatisk. Mange mennesker tror, at karisma er et fødselsdrag og at det ikke kan læres. Tværtimod er der mange måder at dyrke og vise karisma på. Medarbejdere tiltrækkes af karismatiske ledere og trives ofte med dem.
Vis følelserne. Karismatiske mennesker dukker op, når de er spændte, nervøse eller tilfredse med, hvad de laver. Tror ikke, at du skal skjule, hvad der føltes at se mere professionelt ud. Bare lær at manifestere i det rigtige mål.
Vis interesse for andre såvel som hvad der er interessant om dig. Vær ikke bange for at fortælle personlige historier, der kan motivere teamwork.
Skjul ikke dine færdigheder eller intelligens. Vis hvad du kan gøre, for det er det, der bragte dig til projektledelse.
Vær grundig i forbindelse med andre mennesker. Bemærk detaljerne i kommunikation, såsom kropssprog, ansigtsudtryk og verbalt sprog.
4
Vær optimistisk. Nogle af holdmedlemmerne kan misbruges fra tid til anden. De kan ende med at føle sig overvældet og usikker på slutresultatet. Projektlederen bør imidlertid opretholde en følelse af optimisme i luften og vise sig selvsikker på, at det ultimative mål vil blive nået.
Anvender "du kan" holdningen. Hvis nogen kæmper for at gøre et arbejde, gå med den holdning til at hjælpe.
Være åben for ændringer i planer, hvis de ikke arbejder.
5
Har en stærk følelse af samarbejde. Projektlederen skal vide, hvordan man skal værdsætte holdets betydning. Selvom hvert medlem arbejder individuelt på forskellige dele af projektet, er lederens rolle at vise, hvordan hver del passer ind i det hele og er afhængig af hinanden.
Hold møder og holdmøder for at demonstrere, hvordan de enkelte værker forbinder og samarbejder for det hele.
Husk at alle funktioner er vigtige. Behandle ikke nogle underordnede som vigtigere end andre.
Video: Projektlederen
6
Delegeret. Du kan ikke gøre alt selv. Selvom du har et stort udvalg af færdigheder, skal lederen overleve mange af ansvarene til de andre holdmedlemmer.
Tildel funktionerne i henhold til hver enkelt evner. Det giver ikke mening at give et job til nogen, der ikke kan gøre det.
Når du ikke er helt sikker på, om en person kan håndtere et job alene, overdrage ham eller hende en hjælper eller et hold og regelmæssigt tjekke, hvordan de gør det.
7
Pas på, at du ikke vil give de enkelte detaljer. Denne holdning, kendt som micromanagement eller micromanagement, udtømmer kreativitet og fjerner motivationen fra enhver professionel. Tjek projektets trin i forprogrammerede perioder og giv hver medarbejder frihed til at spille deres rolle.
Del 3 Styring af risici og problemer
1
Identificer de sandsynlige risici. Intet projekt er helt risikofrit, hvilket kan være økonomisk eller strukturelt. I starten laves en liste over alt, hvad der kan være risikabelt og altid henvise til det.
Risikoen kan være meget konkret, for eksempel: "Selskabet har til hensigt at leje en meget stor bygning, hvis lejeværdi måske ikke retfærdiggør den sandsynlige lave efterspørgsel."
Der er også risici med personalet: "Projektet tager sigte på at ansætte en afdelingsleder, som er meget ung og muligvis ikke har den nødvendige erfaring."
Der kan være personlige risici for lederen: "Hvis det mål, som investorerne indfører, ikke opnås, bliver projektlederen fyret."
2
Lav en risikovurdering, hvis det er muligt. Mange virksomheder kræver et risikovurderingsdokument, inden der påbegyndes et projekt. Dette værktøj kan være ideelt for lederen at vide, om det vil være værd at forsøge at udvikle taktik til at adressere, omgå eller mindske risikoen.
Skriv en risikovurdering eller se efter en person, der kan være ansvarlig for det arbejde i din virksomhed.
3
Evaluere risici løbende. Det er afgørende at oprette en liste over risici i starten af projektet. Men over tid kan risiciene ændre sig. Mange kan vises, og andre vil forsvinde. Hold øje med eventuelle potentielle risici.
Tilføj de nye ridser til startlisten og ridse dem, der forsvinder.
Spørg holdet, hvis nogen har opdaget nye risici.
4
Gør dig klar til det ukendte. Uanset hvor meget du planlægger, vil der altid være uforudsigelige situationer. Det vigtige er at være parat til at møde de forhindringer, der måtte opstå.
Sørg for, at du kun har en kasse, der er forbeholdt økonomiske nødsituationer. Hvis budgettet går op, skal du bruge det.
Har et tilstrækkeligt antal arbejdstagere, så enhver form for bedrageri ikke i høj grad hæmmer planlægningen.
Gem sikkerhedskopier af alle dokumenter.
Gennemfør altid planer omhyggeligt, så noget element ikke kan gå ubemærket.
5
Løs risiciene så hurtigt som muligt. Når du har identificeret noget, skal du straks træffe foranstaltninger. Du kan muligvis ikke løse problemet helt eller helt af med en risiko. Det er dog altid muligt at finde en måde at minimere dem på.
Hvis du identificerer et katastrofalt medlem i dit hold, skal du altid lade det være med dig og holde øje med det, så det repræsenterer så lille risiko som muligt.
Hvis risikoen for projektet er forbundet med størrelse og timing, bedes fristen revideres og udskydes til en mere realistisk dato.
Når du identificerer sikkerhedsrisici med personale, skal du straks løse dem. Ingen bør arbejde i situationer med fysisk eller psykisk sundhedsrisiko.
tips
I starten af projektet tager du tid til at reflektere over dine største resultater i tidligere arbejde.
Sådan døbes et projekt
Hvordan man laver et vellykket projekt (for skole)
Sådan fokuseres
Sådan opretter du en ændringsplan
Administrere flere projekter
Sådan leder du et team
Sådan fremme teamwork i dit job
Sådan er du en god teamleder
Sådan er du en effektiv tilsynsførende
Hvordan man arbejder i et nyt job
Sådan administrerer du et firma
Finde den rigtige ledelse
Sådan gør du Kickstarter Success
Hvordan man motiverer et hold
Sådan hjælper du dit holds præstationer
Hvordan man kan leje en god boss
Hvordan man danner et succesfuldt team
Hvordan man gennemfører et daglig Scrum-type møde
Sådan lærer du at arbejde i et team
Hvordan man ved, hvad der skal gå ud af dit studieplan
Sådan bliver du værdsat medlem for dit team