Ugentlige rapporter er fælles i mange virksomheder, især inden for handler, praktikophold og forskningsprojekter. Capriche på tidspunktet for at skrive rapporten, så dine overordnede har en klarere ide om de fremskridt, der gøres.
Kend formålet med rapporten. Så meget som du skal udarbejde rapporterne, er deres job ikke bare for at holde dig travlt på arbejde. At finde ud af, hvorfor din chef beder om ugentlige rapporter, vil lade dig vide, hvad du skal skrive i dokumentet.
Sådanne rapporter er typisk ment at informere ledere om den aktuelle tilstand af virksomhedens projekter og hjælpe med at træffe beslutninger.
Hvis du for eksempel er en butikschef, skal du muligvis opsummere salget af ugen i rapporterne. Din arbejdsgiver vil bruge rapporten til at evaluere butikens præstationer, værdier og ordrer, der er foretaget.
Når du sender ugentlige rapporter til en praktikplads eller forskningsprojekt, ideen er at din instruktør til at vise de fremskridt, der er gjort ved at dele vigtige opdagelser muligt.
Video: What Does Your Search History Say About You?
2
Find ud af, hvem der vil læse rapporten. Identifikation af offentligheden er meget vigtigt, når du planlægger at skrive, da det hjælper med at prioritere information.
Ved at vide, hvem der vil læse rapporten, vil du også være bedre i stand til at vide, hvilken slags sprog der skal bruges. For eksempel vil en rapport for en gruppe studerende i første klasse være helt anderledes end en rapport for ledere af et multinationalt selskab.
Tænk offentligt om, hvorvidt du skal forklare nogle ting mere detaljeret. Hvis du for eksempel vil skrive en ugentlig rapport om et juridisk problem for en advokatgruppe, er det ikke nødvendigt at udarbejde et fuldstændigt resumé af loven. Hvis rapporten går til en gruppe administratorer uden juridisk uddannelse, er det på den anden side en god ide at give et overblik over loven.
Hvis rapporten er en del af en praktik, et forskningsprojekt eller en skoleaktivitet, skal du være opmærksom på, at offentligheden gør det ikke Er din lærer eller rådgiver, uanset hvor meget rapporten er leveret til dem. Tænk på projektets sammenhæng og art for at vide, hvem der skal skrive til.
3
Prioriter nøgledata fra rapporten. Selv om dokumentet er koncist og kort, er det meget sandsynligt, at folk ikke vil læse det helt. På grund af dette skal du huske at sætte de vigtige oplysninger tidligt i teksten.
For eksempel, hvis du skriver for at sammenligne tre forskellige mærker af udstyr og anbefale den bedste løsning for virksomheden, skal konklusionen være synlig med det samme. Du bør forklare, hvordan du kom til den konklusion med det samme.
Den første side af rapporten skal typisk være et resumé af resultater, anbefalinger eller konklusioner. Brug de følgende sider til at grave dybere ind i dataene og lade interesserede læsere fortsætte med at analysere dine resultater.
4
Vær opmærksom på, hvad der sandsynligvis vil ske med rapporten. Ugentlige rapporter er typisk enkle dokumenter, der kun bruges til registrering. Det er sandsynligt, at din tekst ikke bliver læst til slutningen.
Stadig, modstå fristelsen til at skrive en halv mund rapport. Mange tror, at de kan skrive noget, og ingen læser de ugentlige rapporter. Det er vigtigt, at teksten afspejler din arbejdsmoral. Før eller senere, vil nogen bemærke, at du ikke giver behørigt hensyn til de rapporter og er ikke en god idé at reagere ved at sige "Jeg vidste ingen ville læse teksten," right?
Så meget som hele rapporten skal være af høj kvalitet, prioriterer de dele, der mest sandsynligt vil blive læst. Normalt bør fokus være på resumé og konklusioner. Disse dele skal være uplettede.
Ved at det faktum, at rapporten ikke læses fuldt ud, betyder ikke, at det ikke er vigtigt. Højtstående fagfolk er som regel meget optaget og er vant til at gøre dynamisk læsning for at få de oplysninger, de har brug for til at træffe beslutninger. De vil sandsynligvis ikke læse hele rapporten, hvis det ikke er nødvendigt, men gemmer dokumentet til senere konference, hvis det er nødvendigt.
Del 2 Formatering af dokumentet
Video: MARIE MOORE TAURUS SEPTEMBER 24,2018 WEEKLY HOROSCOPE
1
Bed om en prøve. Virksomhederne har typisk standardformatering til ugentlige rapporter, der letter fjernelse af information fra ledere eller ledere. Brug af et andet format kan forstyrre læsning.
Sporing af firmaformatet er endnu mere vigtigt i tilfælde af salgsrapporter, som ledere er vant til at formatering og er i stand til at trække de oplysninger, de har brug for med et snap. Ved at bruge anden formatering vil du ende med at gøre rapporten ubrugelig, da den skal læses helt for at blive forstået.
Søg efter en administrativ assistent og spørg, om der er nogen formateringsskabelon til rapporten. Selskaberne har typisk tomme dokumenter med de korrekte formateringsindstillinger.
2
Tag præsentationsmetoden i betragtning. Hvis du vil sende rapporten som en vedhæftet fil eller et direkte dokument i en emailadresse, vil formateringen af dokumentet afvige.
Hvis du f.eks. Sender rapporten som en vedhæftet fil i en e-mail, skal du have et resumé af meddelelsens krop. Således behøver læseren ikke at downloade vedhæftet fil for at forstå den generelle meddelelse i rapporten.
Hvis levering skal udskrives, skal du inkludere en titelside eller forsiden for at gøre det nemmere at identificere og indsende rapporten.
Uanset leveringsmetoden, skal du inkludere dit navn på alle sider. Indtast også en "PAGE X OF Y" nummerering på alle sider. Således, hvis arkene er tabt eller tabt, vil læseren kunne vide, hvor rapporten kom fra, og hvis alle siderne er til stede.
Medtag de nødvendige oplysninger i sidens overskrift. For eksempel kan du skrive "Salgsrapport Selma Shoes, Week 32, Side 3 af 7".
3
Skriv en sammendrag. Dette er et kort resumé af rapporten som helhed, normalt med et eller to afsnit. Tanken er, at en direktør kun kunne læse resuméet for at træffe beslutninger uden at skulle læse hele rapporten.
Det er meget vigtigt at bruge en klar og kortfattet sprog i resuméet, undgå jargon, der skal forklares, men at den berørte offentlighed kender de anvendte termer.
Lad være med at skrive resuméet, når du er færdig med at skrive rapporten. Det er trods alt umuligt at opsummere noget, der endnu ikke er skrevet. Selvom du allerede har en oversigt over rapporten, kan tingene ændres under selve dokumentets skrivning.
4
Arranger afsnit og afsnit godt. Når du har forstået det fulde format for rapporten, skal du udarbejde et omrids med de afsnit, der er relevante for formålet med dokumentet.
Gennemgå skissen for at se, om teksten flyder logisk fra et afsnit til et andet. Kontroller også, om teksten passer til publikum af dokumentet.
Rapportering er typisk formateret i følgende rækkefølge: sammendrag, introduktion, konklusioner, anbefalinger, opdagelser, diskussioner og referenceliste. Hvis du foretrækker at inkludere relevante bilag og et indeks - normalt er sådanne sektioner ikke nødvendige i ugentlige rapporter.
Hvert afsnit af rapporten skal behandle et enkelt emne. Hvert afsnit i hvert afsnit skal i sin tur diskutere en enkelt ide inden for emnet. For eksempel, hvis der er en sektion i den ugentlige salgsrapport, der hedder "Populære mærker", opret et afsnit for hvert mærke. Hvis du skal adskille tøj fra drenge og piger, kan du oprette underafsnit for hvert mærke ved at adskille et stykke for at diskutere drenge tøj og en anden til piger tøj.
5
Forbered omslag om nødvendigt. Ugentlige rapporter er korte og kræver ikke altid en separat side med titlen. For længere dokumenter er det en god idé at medtage en ekstra side i begyndelsen med dit navn og et kort resumé af formålet med dokumentet.
Dækslet er forskelligt fra executive summary. Det bør kun indeholde de oplysninger, der er nødvendige for korrekt arkivering af dokumentet.
Din virksomhed har formentlig et bestemt format til den ugentlige rapporteringsdækning. Følg vejledningen nøjagtigt for nem arkivering.
Dækslet skal mindst indeholde titel eller beskrivelse af rapporten (f.eks. "Ugentlig salgsrapport"), dit navn, firmanavn og dato for levering af dokumentet.
Del 3 Brug af effektivt sprog
1
Capriche i titler af sektioner og underafsnit. Titler giver læseren mulighed for at finde bestemte dele af rapporten, der interesserer ham eller hende, og hjælpe dem med at få de oplysninger, de har brug for til at forstå deres konklusioner eller anbefalinger.
Det er vigtigt, at sektionsoverskrifterne beskriver indholdet direkte og præcist.
For eksempel kan en ugentlig salgsrapport indeholde følgende afsnit: "Women`s Fashion Trends", "Men`s Fashion Trends" og "Popular Children`s Brands". Inden for dem kan du inkludere underafsnit for at fremhæve specifikke trends og mærker.
Følg den samme grammatiske konstruktion for alle overskrifter, så rapporten følger en logisk konsistens. For eksempel, hvis den første overskrift er "Firming vores position i mænds mode", den anden skulle være "Leading konkurrencen i damemode," ikke "Salget af dametøj."
2
Skriv ved hjælp af enkle, klare sætninger. Direkte og velstruktureret skrift, i "subjekt - verb - objekt" -mønsteret, viser klarhed i tanke og tillid til rapportens konklusioner.
Efter skitsering af rapporten skal du læse den fra begyndelsen til slutningen og tage hvad der er unødvendigt. Find handlingen af hver sætning og husk at sætte emnet tæt på verbet: Alle sætninger skal følge "hvem gør hvad" linje.
Afslutte afskedigelser og coiling. Du behøver ikke at rulle for at udvide rapporten: gå direkte til punktet.
Selvom direkte skrivning lyder kedeligt eller kedeligt, er formålet med rapporten ikke at underholde læseren. Vælg den stil, der vil formidle budskabet så effektivt som muligt.
3
Undgå fordomme på tidspunktet for skrivningen. Eventuelle anbefalinger i rapporten skal baseres på faktiske beviser, ikke personlig mening. Overbevis læseren med konkrete fakta og kortfattet skrivning.
Undgå adjektiver og sætninger med positive eller negative konnotationer. Deres fokus skal være på fakta!
Hvis du for eksempel vil anbefale at fremme en sælger i rapporten, er det vigtigt at opretholde anbefalingen med fakta, som viser medarbejderens værdi, undgår subjektive eller følelsesmæssige detaljer. Selma har f.eks. Solgt mere end alle andre medarbejdere, selv arbejder på deltid, er bedre end at skrive. Selma er den mest flotte medarbejder på holdet og stræber altid, uanset hvor hårdt hun skal arbejde halvt periode for at være omsorg for den syge mor. "
4
Brug kraftige verb. Når man skriver i den aktive stemme, informerer et ord læseren om, hvad der sker i sætningen: verbet. Det er vigtigt at bruge korte, stærke verb, der klart beskriver den pågældende handling.
Giv præference for simple verbs som "at bruge" i stedet for "at bruge".
Så meget som de verber, der beskriver processen med tænkning - tænkning, viden, forståelse, tro - er nødvendig fra tid til anden, er de mindre direkte. Det kan være bedre at analysere, hvad du mener for at gøre hele sætningen mere handlingsorienteret. Lad os sige, at du vil skrive "Jeg tror, at vores salg vil stige i de kommende måneder." Analyser din tankegang bag udsagnet og prøv at omskrive det: "Historisk set øges salget gennem årets slutning. Jeg forudser et øget salg i november og december."
Hvis du vil fokusere på at skrive handlinger, skal du læse rapporten for at forsøge at fjerne præpositioner og erstatte ord, der slutter -gør det ikke ved stærkere verb. For eksempel kan "konsensus af mening" simpelthen skrives som "konsensus". Hvis nogen "giver" beskyttelse til noget, er det bedre at blot skrive "beskytte".
5
Undgå den passive stemme, eller du vil ende med at lægge større vægt på objektet end til emnet. Uanset hvor meget der er behov for politiske eller diplomatiske grunde, vil du ende med at gøre læsningen forvirrende.
Den aktive stemme giver troværdighed til den, der udførte den pågældende handling, og efterlader rapportlæseren opmærksom på den ansvarlige for noget. Kan du ikke forstå, hvorfor det betyder noget? Forestil dig at du læser en artikel om en destruktiv ild, der siger "Heldigvis er alle børn blevet reddet." At identificere hvem der reddet børn er vigtigt! Hvis artiklen sagde: "Lokal præst Luiz Silveira kom ind på børnehjemmet og reddede alle børnene", ville du vide, hvem der fortjente heltens kredit.
Den aktive stemme er også vigtig for at tage ansvar for mulige negative handlinger. Når du skriver "Fejl blev begået" i rapporten, vil din chef gerne vide, hvem der lavede fejlene og hvilke disciplinforanstaltninger der blev anvendt. Hvis du har lavet fejlen, skal du påtage dig det og indrømme dit ansvar.
For at identificere og eliminere den passive stemme skal du søge efter verb som "at være" og "være". Når du har fundet dem, skal du identificere ordets handling og finde ud af, hvem der kører den. Derefter sætter emnet i centrum af bønnen.
6
Overfør dataene med visuelle elementer. Grafer og tabeller er meget lettere at læse end et fuldt afsnit af data, især hvis de oplysninger, du vil formidle, er tal.
Vælg det relevante element for at formidle informationen til læseren på en nyttig måde, og det afspejler godt formålet med rapporten.
For eksempel kan et linjediagram være den bedste mulighed for at vise øget uldjakke salg, da det tydeligt viser stigningen. Hvis du brugte et bord til at overføre de samme oplysninger, skal læseren se på alle tallene og sammenligne dem for at vide, at der faktisk var en stigning. I tilfælde af grafen skal du bare se på billedet for at kende resultaterne.
Husk at øjnene er tiltrukket af visuelle elementer. Det er vigtigt, at diagrammer og tabeller er organiseret og godt placeret på siden. Indsæt kun væsentlige visuelle elementer til anbefalinger eller konklusioner af rapporten.
Video: What If The World Went Vegetarian?
Video: The Science of Lucid Dreaming
7
Undgå jargon. Selv om den pågældende industri har nogle vilkår, der synes umulige at undgå, ud over nogle fashionable udtryk populært af bøger og artikler, tilføjer de normalt ikke værdien til teksten og kan underminere fortolkningen af den pågældende meddelelse.
Opbyg en liste med jargong og modetilkendegivelser for at kontrollere og ikke overvurdere klokkeslættet for at samle rapporterne. Når du er færdig med at skrive, skal du søge i dokumentet og udskifte jargonen efter behov.
Husk at for meget jargon ikke viser at du kender alt om dit felt, tværtimod. Højtstående fagfolk er som regel ældre og har set stigningen og faldet i flere "modeord". Ved at bruge sådanne udtryk ofte, får du indtryk af, at du ikke helt ved, hvad du taler om.
Undgå også at bruge for komplicerede vilkår. Hvis du f.eks. Skriver en rapport om et juridisk problem, betyder det ikke, at du skal bruge flere vilkår, der kun er kendt for advokater.
8
Capriche i anmeldelse. Hvis rapporten er fuld af grammatiske og skrivefejl, får du et indtryk af sløvhed. Lav en oversigt på forhånd for at få tid til at gennemgå.
Brug en stavekontrol i tekstbehandlingsprogrammet, men ikke bare afhænge af det. Mange programmer slutter med at skrive, især når fejl skaber korrekte ord (som at skrive "men" snarere end "mere").
Gennemgang af rapporten baglæns kan hjælpe dig med at finde alle fejlene. Når du er bekendt med det der er skrevet, er det normalt at videregive nogle fejl, som ord udeladt, fordi hjernen ender med at fylde hullerne. Når du læser dokumentet baglæns, undgår du dette problem.
At læse teksten højt hjælper også meget, når du gennemgår. Hvis du kommer i problemer, mens du læser en sætning, er det sandsynligt, at teksten er dårligt formuleret. Omskriv passagen for at forbedre læsestrømmen.
Sådan automatiserer du rapporter i Excel
Sådan indsendes en udgiftsrapport med udgiftsforbrydelser
Sådan skriver du en statusrapport
Sådan skriver du en statistisk rapport
Sådan nævnes en APA årsrapport
Sådan rapporterer du nogen på Snapchat
Hvordan man beskriver et videnskabeligt eksperiment
Sådan skriver du en hændelsesrapport
Sådan skriver du en god rapport
Sådan skriver du en statusrapport
Hvordan man skriver en socialhjælpevurdering
Sådan skriver du en rapport
Sådan laver du en rapport
Sådan udarbejder du en finansiel rapport
Sådan skriver du en marketingrapport
Sådan skriver du en hændelsesrapport
Sådan skriver du en politikrapport
Sådan skriver du en forretningsrapport
Afsluttende udgiftsopgørelser
Sådan udarbejder du en professionel rapport