Sådan skrives en standard driftsprocedure

Standard driftsprocedure (POP) er dokumentation, der består af et trin for trin af et arbejde, der skal udføres. Du skal muligvis opgradere eller ændre en eksisterende POP, eller du skal måske starte en helt fra bunden. Det lyder udfordrende, men det er faktisk bare et ekstremt omhyggeligt tjeklistejob. Tag et kig på trin 1 for at starte start.

indhold

Trin

Del 1formatering af din pop
Del 2skrivning af din pop
Del 3sikring af succes og nøjagtighed

Tips

trin

Del 1
Formatering af din POP

Vælg formatet. Der er ingen rigtig eller forkert måde at skrive en POP på. Men din virksomhed har sandsynligvis flere POP`er, som du kan se på for at følge formateringen og udvikle dit dokument i overensstemmelse med virksomhedens præference. Hvis dette er tilfældet, skal du bruge en af de eksisterende POP`er som en skabelon. Hvis der ikke er nogen klar, har du nogle muligheder:

Liste over enkle trin. Denne formatering er for rutinemæssige procedurer, der er korte, har få mulige resultater, og er ret ligetil. På trods af de nødvendige dokumentations- og sikkerhedsinstruktioner kan du organisere en liste over genstande med enkle sætninger, der fortæller læseren, hvad de skal gøre.
Hierarkisk liste over trin. Generelt er dette format for lange procedurer - mere end ti trin, og det indebærer nogle beslutninger, der skal foretages, præciseringer og terminologi. Det er normalt en liste over vigtige trin, med undergrupper, bestilt specifikt.
Flowchart. Hvis proceduren ligner et kort med et næsten uendeligt antal muligheder, vil dit bedste bud være et rutediagram. Du bør vælge dette format, hvis dine resultater ikke altid er forudsigelige.

Billedbetegnelse Skriv en standard driftsprocedure Trin 2

Overvej læseren. Der er tre faktorer, der bør tages i betragtning inden du skriver din POP:

Tidligere kendskab til læseren. Er de bekendt med virksomheden og procedurerne? Kender de terminologien? Sproget du bruger skal tilpasse sig læserens viden.
Dine sprogfærdigheder. Er der nogen chance for, at en person, der dominerer dit sprog, vil læse din POP? Hvis dette er muligt, kan du inkludere billeder og kommenterede diagrammer.
Størrelsen af dit publikum. Hvis flere mennesker gør brug af deres POP (af forskellige positioner og funktioner), kan du formatere dit dokument svarer til et script i dialog: emne først udføre en handling, efterfulgt af emnet 2 og så videre. På denne måde kan hver læser se deres nøjagtige funktion i processen.

Billedbetegnelse Skriv en standard betjeningsprocedure Trin 3

overveje din viden. Dette koger ned for at besvare følgende spørgsmål: Er du den bedste person til at skrive dette? Ved du hvad der sker i denne proces? Hvad kunne gå galt? Hvordan gør man det sikkert? Hvis du ikke kan besvare disse spørgsmål, kan det være bedre at overføre opgaven til en anden person. En POP dårligt skrevet - eller værre, unøjagtige - det vil ikke kun reducere produktiviteten og føre til drift fiaskoer, men det kan også udgøre en risiko for de ansatte og har negative virkninger på noget - holdet miljø. Kort sagt, tag ikke denne risiko.

Hvis du har fået en sådan opgave, og du føler dig tvungen (eller forpligtet) til at gøre det, skal du ikke være bange for at bede om hjælp fra dem, der gør det hver dag. Gennemførelse af interviews er normalt under oprettelsen af nogen POP.

Billedbetegnelse Skriv en standard betjeningsprocedure Trin 4

Bestem mellem et kort eller langt format til din POP. Hvis du skriver eller opdaterer en POP til en gruppe af mennesker, der allerede er bekendt med protokollen, kan den terminologi osv, være, at de udnytter en anden POP lov og enkel, som ligner mere en tjekliste. I dette tilfælde kan du skrive i et kort format.

Ud over det grundlæggende formål og relevante oplysninger (dato, forfatter, identifikationsnummer osv.) Kan POP kun indeholde en liste over trin. Du kan vælge denne vej, hvis du ikke har brug for detaljer og præcisering.

Billedbetegnelse Skriv en standard driftsprocedure Trin 5

Husk formålet med din POP. Det er indlysende, at du har en procedure i virksomheden, der gentages igen og igen. Men er der en særlig grund til, at denne POP er nyttig? Er det nødvendigt at understrege sikkerheden? Kontrolforanstaltninger? Er det brugt til træning eller daglig? Her er nogle grunde til, at din POP er nødvendig for dit holds succes:

For at sikre overholdelse af kontrolstandarder.
At maksimere produktionsbehovet.
For at sikre, at proceduren ikke har negative virkninger for miljøet.
For at sikre sikkerheden.
For at sikre, at alt flyder efter planlægning.
For at forhindre fabrikationsfejl.
At blive brugt som træningsdokument.
- Hvis du ved, hvad din POP skal understrege, bliver det lettere at strukturere din skrivning ud fra disse punkter. Det er også lettere at tænke på betydningen af denne POP.

Del 2
Skrivning af din POP

Billedbetegnelse Skriv en standard driftsprocedure Trin 6

Gennemgå det materiale, du har brug for. Generelt består tekniske SOP`er af fire elementer ud over selve proceduren:

Titel Side. Her er inkluderet: 1) Titlen på proceduren, 2) POP-identifikationsnummer, 3) udstedelsesdato eller revision, 4) agentur navn / afdeling / sektor, at POP gælder, og 5) signaturer dem, der forberedte og godkendte dokumentet. Denne side kan formateres på den måde, du foretrækker, så længe oplysningerne er klare.
Index. Indekset er kun nødvendigt, hvis din POP er noget lang, så det er let at referere. Du behøver ikke noget ud over det standardformat.
Kvalitetskontrol. En procedure har kun kvalitet, hvis den kan kontrolleres. Få de materialer, du har brug for, og giv detaljer, så din læser kan være sikker på, at du har det forventede resultat. Du må eller måske ikke inkludere andre dokumenter, som f.eks. Præstationsevalueringsprøver.
henvisning. Skriv alle referencer citeret eller signifikant. Hvis du henviser til en anden POP, skal du vedlægge de nødvendige oplysninger til bilaget.
- Din virksomhed kan have en anden protokol end dette. Hvis der er andre POP`er, du kan henvise til, følg den struktur, der allerede er brugt af din virksomhed.

Billedbetegnelse Skriv en standard driftsprocedure Trin 7

For selve proceduren skal du sørge for at nævne følgende emner:

Anvendelsesområde og anvendelighed. Med andre ord beskrive procesens formål, dets grænser og hvordan det bruges. Inkluder standarder, lovkrav, roller og ansvar samt input og output.
Metodologi og procedure. Det vigtigste: liste alle trin med de nødvendige detaljer, herunder hvilket udstyr der skal bruges. Angiv sekventielle procedurer og beslutningsfaktorer. Sørg for at adressere "og hvis ...", mulige indgreb og sikkerhedsmæssige overvejelser.
Forklaringer på terminologi. Identificer akronymer, forkortelser og alle sætninger, der ikke er fælles sprog.
Sundheds- og sikkerhedsadvarsler. Angiv dem i et eget afsnit ved siden af de trin, der repræsenterer risici. Forsøg ikke dette afsnit.
Udstyr og forsyninger. Lav en liste over det nødvendige materiale, hvor og hvornår for at finde udstyr, forskrifter om udstyret mv.
Forholdsregler og forstyrrelser. Dybest set en fejlfinding sektion. Overvej hvad der kan gå galt, hvad skal man være opmærksom på, og hvad der kan forstyrre det ideelle slutprodukt.
- Giv hjemmet et af disse emner et eget afsnit (normalt markeret med tal eller bogstaver) for at forhindre, at din POP bliver forvirret og let fortolket.
- Lav ikke en udtømmende liste. Dette er bare begyndelsen. Det kan være, at din virksomhed specificerer andre aspekter, der kræver opmærksomhed.

Billedbetegnelse Skriv en standard driftsprocedure Trin 8

Skriv kortfattet og gør læsningen nemmere. Det er nok ikke en afslappet læsning. Så vær enkel og ligetil - ellers kan læseren opmærksomheden gå tabt, eller han kan endda finde dokumentet formidabelt, men svært at forstå. Generelt skal du holde sætningerne korte.

Her er en dårlig eksempel: Sørg for at rense støv, der er akkumuleret på luftakslen, inden du begynder at bruge udstyret.
Her er en god eksempel: Fjern støv fra luftakslen før brug.
Generelt skal du ikke bruge "dig". Det er underforstået i teksten. Tal om aktiviteter i den aktive stemme og start sætningerne med imperativer.

Billedbetegnelse Skriv en standard driftsprocedure Trin 9

Hvis det er nødvendigt, interview de fagfolk, der er involveret i processen, for at finde ud af, hvordan de udfører opgaven. Det sidste du måske vil have, er en POP med unøjagtigheder. Du kan kompromittere holdets sikkerhed, effektivitet, tid blot ved ikke at være opmærksom på en etableret proces - dine holdkammerater kan føle sig fornærmet. Så skal du stille spørgsmål, hvis det er nødvendigt! Du vil ikke gå glip af.

Selvfølgelig, hvis du ikke ved det, konsultere forskellige kilder, tal med flere mennesker, overvejer alle roller og ansvar. Et holdmedlem må ikke følge standardoperationsproceduren, og et andet holdmedlem må ikke være involveret i hele processen.

Billedbetegnelse Skriv en standard driftsprocedure Trin 10

Bryd de tungeste dele af teksten i diagrammer og flowdiagrammer. Hvis der er noget skridt, der kan være udfordrende, gør tingene lettere for dine læsere ved at bruge en form for skema eller diagram. Det er lettere at læse og gemmer din læsers sind fra at forsøge at dechifrere al den information. Udover at se mere komplet og velskrevet.

Brug ikke nogen af disse strategier for blot at tykke dokumentet. Følg denne vej, hvis det virkelig gør det lettere for læseren at forstå.

Billedbetegnelse Skriv en standard betjeningsprocedure Trin 11

Hver side skal indeholde notation til dokumentationskontrol. Denne POP er blot en af mange andre POP`er - så din virksomhed skal have en form for database til at katalogisere disse dokumenter med en slags henvisningssystem. Din POP er en del af dette referencesystem og har derfor brug for noget ID-kode. Det er her, som notationen kommer ind.

Hver side skal indeholde en kort titel eller id-nummer, et revisionsnummer, dato, sidetal i formatet "side # af #" øverst til højre (i de fleste formater). Du kan få brug for fodnoter afhængigt af din virksomheds præference.

Del 3
Sikring af succes og nøjagtighed

Billedbetegnelse Skriv en standard betjeningsprocedure Trin 12

Test proceduren. Hvis du ikke vil teste proceduren, har du nok ikke skrevet det godt nok. Spørg en person med en begrænset viden af processen (eller en person, der kan repræsentere gennemsnitslæseren), brug din POP til at guide dig. Hvilke spørgsmål er ikke blevet behandlet? Hvis det er tilfældet, inkludere det og foretage de nødvendige forbedringer.

Det er bedst at bede flere personer om at teste din POP. Forskellige individer rejser forskellige spørgsmål og giver mulighed for en bred vifte af svar.
Test proceduren med en person, der aldrig har udført det før. Enhver med forudgående viden vil stole på deres egne referencer for at fuldføre opgaven, mens en person, der stadig er uerfaren i denne procedure, primært vil overveje de oplysninger, der præsenteres i din arbejde.

Billedbetegnelse Skriv en standard betjeningsprocedure Trin 13

Spørg dem, der kender proceduren til gennemgang af POP`er. I sidste ende betyder det ikke noget meget hvad dine overordnede tænker på dokumentet. Det betyder mere for dem, der udfører opgaven. Derefter, før du sender dit arbejde til ovenstående, skal du vise dokumentet til dem, der vil bruge det. hvad de tror du?

At give dem mulighed for at blive involveret og føle sig som en del af processen vil øge chancerne for at de accepterer denne POP. Og uundgåeligt vil de have gode ideer!

Billedbetegnelse Skriv en standard betjeningsprocedure Trin 14

Spørg dit rådgivere og kvalitetssikringshold til at gennemgå POP. Efter godkendelse af holdet, send det til rådgiverne. De vil sandsynligvis have færre spørgsmål om indholdet, men de vil vide, om det er inden for den krævede formatering, hvis du har glemt noget, og hvilken protokol for at gøre den officiel ved at registrere den i systemet.

Videresend POP til godkendelse ved hjælp af dokumenthåndteringssystemet for at sikre et revisionsspor for godkendelse. Dette trin varierer fra virksomhed til virksomhed. Dybest set skal dokumentet være i vejledningen og forskrifterne.
Det skal underskrives, og de fleste virksomheder accepterer i dag elektroniske signaturer.

Billedbetegnelse Skriv en standard betjeningsprocedure Trin 15

Når du er godkendt, skal du begynde at implementere POP. Dette kan kræve formel træning for den gruppe, der er involveret i proceduren, eller dit dokument vil hænge på badeværelset. Uanset hvad, gør det arbejde! Du har arbejdet hårdt på det. Det er på tide at blive anerkendt!

Sørg for, at din POP altid er opdateret. Hvis det bliver forældet, skal du opdatere det. Genanvend opdateringerne og omfordel det nye dokument efter behov. Sikkerhed, produktivitet og succes for dit team afhænger af denne rolle.

tips

Kontroller for klarhed. Sørg for, at der ikke er tvivlsomme fortolkninger. Vis proceduren til en person, der ikke kender processen, og spørg deres mening om dokumentet. Du kan blive overrasket.
Husk at involvere det tilhørende publikum, når det er muligt, så den dokumenterede proces rapporterer den aktuelle proces.
Brug flowdiagrammer og illustrative repræsentationer, så læseren ikke er i tvivl om processen.
Bed folk om at gennemgå dokumentet, før de indsendes til godkendelse.
Brug klar portugisisk til at forklare trinene.
Gem dokumentets historie, selv efter hver opdatering.
Kontroller, om der er en gammel version af denne POP, før du skriver dit. Nogle få hurtige ændringer kan være nødvendige. Men sørg for at dokumentere dem!

Del på sociale netværk:

Relaterede