Sådan bevares formatering, når du bruger kopien og indsæt kommandoen

E-mail omfatter generelt kun almindelig tekst (ASCII), mens Word-dokumenter kan indeholde mange forskellige formater. Der er ingen måde at bevare formateringen af et Word-dokument fuldt ud, når det kopieres til kroppen af en e-mail. Der er dog flere muligheder, afhængigt af dine mål.

indhold

Trin
Video: week 7, continued
Video: week 7
Advarsler

trin

Sæt dit Word-dokument i e-mailen som en vedhæftet fil i stedet for at sætte det i meddelelsens krop. Men nogle personer, der modtager e-mailen, har måske ikke en kopi af Word og kan derfor ikke nemt læse dokumentet. På grund af forskelle mellem brugernes maskiner kan nogle dokumenter også forekomme lidt anderledes.

Billedbetegnelse Bevar formatering, når du bruger Kopier og indsæt trin 2

Gem dokumentet som RTF-fil (Rich Text Format) med Word, og vedhæft derefter dokumentet i e-mailen. WordPad (en lille software, der kommer gratis med Windows) og næsten alle andre tekstbehandlere kan læse RTF-filer. RTF-filer vil bevare de fleste, men ikke alle formateringer i Word-dokumenter.

Billedbetegnelse Bevar formatering, når du bruger Kopier og indsæt trin 3

Hvis du ejer den fulde version af Adobe Acrobat eller kender en anden måde at oprette en PDF-fil, kan du eksportere dit Word-dokument til en PDF og derefter vedhæfte PDF i stedet. Adobe Acrobat Reader er gratis, og de fleste brugere har allerede installeret den på din maskine. Visuelt ser en PDF-fil ligesom Word-filen ud, men den kan ikke nemt redigeres. Du kan også bruge gratis software kaldet PDF Creator (fra https://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) for at oprette PDF-filer.

Video: Week 7, continued

Billedbetegnelse Bevar formatering, når du bruger Kopier og indsæt trin 4

Mange e-mail-klienter giver dig mulighed for at sætte nogle formateringer i meddelelsen. Kaldet "rich text" eller "html message", denne funktion er tilgængelig på forskellige måder afhængigt af din e-mail-klient. Faktisk, at sende e-mails som HTML (som en webside) er lidt mere restriktiv end RTF-formatet beskrevet ovenfor. Det er ofte mere praktisk at placere teksten i e-mailen kroppen, i stedet for at sende det som en vedhæftet fil, men ikke alle mennesker, der modtager e-mails kan modtage e-mails i HTML.

Video: Week 7

Billedbetegnelse Bevar formatering, når du bruger Kopier og indsæt trin 5

Indsæt Word-dokumentet direkte i din e-mail-klient som almindelig tekst, men tag først nogle forholdsregler. Brug så lidt formatering som muligt.

advarsler

Du må ikke vedhæfte filer som Word-dokumenter, medmindre du virkelig har brug for dem. Typisk skal kun lange dokumenter vedhæftes. Resten skal placeres som almindelig tekst i beskedlegemet. Hvis du virkelig har brug for personen til at modtage vedhæftet dokument i nøjagtig den samme originale formatering, skal du lære at producere en PDF-fil. Hvis den person, der modtager e-mailen, skal redigere dokumentet, skal du sende filen som rtf.

Del på sociale netværk:

Relaterede