Hvert fremtrædende kontor beder om et venligt ansigt til at interagere med publikum. Mens gode telefon- og e-mail-kommunikationsevner er vigtige for receptionister, er det ansigt til ansigtskommunikation, der adskiller en receptionist fra en kundeservicerepræsentant. Når en person (sælger, iværksætter, fællesskabsmedlem) kommer ind i arbejdsmiljøet, vil det første, hun ser, være receptionisten - og det første indtryk er altid vigtigt.
Opnå organisationsfærdigheder på højt plan. Modtagere er mennesker, der repræsenterer virksomhedens ansigt - det er hos dem, som kunden taler for første gang, og det er dem, der deltager i de kolleger, der har brug for information og planlægning. Udover at besvare opkald og styre besøgende, handler de normalt med klienter, organiserer arrangementer, planlægger møder osv. Med alle disse opgaver skal receptionister virkelig organiseres, mens de beskæftiger sig med flere opgaver på én gang. En person vil ikke vare længe som receptionist, hvis hun ikke kan håndtere mere end én ting ad gangen og beskæftiger sig med alt på en ordnet måde.
En god måde at holde sig organiseret på er at investere i et arkivsystem, der virker for dig. Det er vigtigt at vide, hvilke roller og oplysninger din chef, dine kolleger og dine kunder måtte have brug for. Gem alle disse oplysninger i separate mapper - elektronisk eller fysisk. Organiser dit arkiveringssystem på en måde, der virker for dig - hvis det kræver klæbrig neon-billetter, der sidder fast på alt, så vær den.
At være organiseret betyder også at være selvmotiveret - du behøver ikke andre til at vise dig, hvad du skal gøre hele tiden. Hvis du er organiseret, vil du vide, hvilke opgaver du skal færdiggøre dagligt, og hvad dine prioriteter er.
Har telefonnumre i hånden (flere og flere). For eksempel, kend antallet af kolleger, medarbejdere, entreprenører, leverandører, nødnumre osv. Du skal bruge dem alle på et tidspunkt i din karriere. Hold numre organiseret på en skema eller i et passende computerprogram.
2
Få viden om teknologi. Det vigtigste stykke, som en receptionist skal arbejde på, er telefonen - og alle knapper og separate linjer er forbundet. Computer færdigheder er også nødvendige - de fleste receptionister skal vide, hvordan man bruger e-mail effektivt og skal vide, hvordan man manipulerer tekstbehandlere. Det er også nyttigt at vide, hvordan man opretter tabeller og bruger ethvert branchespecifikt program.
Husk, at hvis kopimaskiner, scannere eller printere er i nærheden af dit skrivebord, skal du sandsynligvis bruge sådant udstyr (og hjælpe kolleger, der har problemer med dem). Når du ved, hvilke typer maskiner der bruges på kontoret, løse alle de vigtigste funktioner af dem og finde måder at rette op på de fælles problemer, de præsenterer.
3
Vær troværdig. En receptionist har til opgave at tage sig af sit skrivebord på alle tidspunkter. Virksomheden afspejler et dårligt billede, hvis ingen svarer på telefonen, eller hvis en stor række mennesker ønsker at blive hjulpet. At være pålidelig er en prioritet! Hvis din chef ved, at du er pålidelig og altid villig til at hjælpe, bliver din tilstedeværelse uundværlig.
Video: Uddannet medarbejder søger job som klinikassistent, lægesekræter eller receptionist.
4
Har fremragende lyttefærdigheder. Hver receptionist skal vide, hvordan man lytter til folk, hvad enten man lytter til nogen på telefonen, lytter til et spørgsmål eller modtager information fra overordnede. At kunne lytte godt vil gøre dig mere effektiv. Du vil være i stand til at løse problemer hurtigere, når du hurtigt kan forstå, hvad personen beder om. Du vil hurtigt kunne forbinde kunder til de nødvendige medarbejdere.
5
Vær opmærksom på alt. Hvis en chef beder dig om at gøre noget, skal du skrive ned detaljerne. Hvis en kunde ringer, skal han skrive sine oplysninger (navn, kontakt, hvad han ønsker osv.). Annotationerne er gode til at blive organiseret og minder om alle de små ting, der kommer op om dagen. Opbevar notater på et notesblok og hold det med dig hele tiden. Du vil blive overrasket over, hvor hjælpsomme de er, især når du prøver at huske, hvad den person, du ringede for fem timer siden, ønskede.
Skriv meddelelserne i detaljer og læs dem igen. Det vigtigste her er: Når du skriver ned klientens ønsker, skal du gentage beskeden og kontaktoplysningerne for at sikre, at de er lige før du holder telefonen op. På denne måde kan du videregive de korrekte oplysninger.
6
Svar telefonen høfligt med en standard hilsen som "God morgen. Tak fordi du ringede til vores firma. Mit navn er _____, hvordan kan jeg rette dit opkald? " Svar altid telefonen på den første eller anden ring. Det er ikke en god idé at lade folk vente i mere end et minut (det er mere tid end du tror).
Lyt omhyggeligt til navnet på den person, kontakten kræver. Gentag om nødvendigt. Mobiltelefoner forvrider normalt lyde. Skriv navnet på den person til hvem du vil lede opkaldet, hvis udtalen lyder uforståelig.
Ringe opkaldet høfligt med en standard sætning som "Mr. John et øjeblik, tak. " Eller hvis personen er optaget: "Undskyld, hr. John er optaget lige nu. Vil du gerne vente i kø eller ønsker at efterlade en stemmebesked? " Tak høfligt og ring dit opkald som ønsket.
7
Tak leveringspersonalet med samme uddannelse og professionalisme som nogensinde. Du må muligvis underskrive nogle leverancer. Har en læsbar underskrift. Leveringsgruppen må muligvis vide, hvor man skal bestille. Kontakt de relevante medarbejdere for sådanne problemer.
8
Deal med kunder, der opstår i din virksomhed med effektivitet og uddannelse. Efter at besøgende har identificeret, hvem de er, og hvem de leder efter, skal de kontakte den enkelte og lade dem vide, hvem de snakker med. En passende standard sætning er: "Mr. John, Mr. Maurice fra Company XYZ er her for klokken 2. Angiv altid navn og efternavn på den person og det firma, den repræsenterer. Det er nyttigt at spørge, om personen har et møde med Mr. John. Du kan fortælle den besøgende: "Mr. John vil tale med dig om et øjeblik, "eller" John sagde, at han er færdig med et møde og vil komme tilbage til dig om 5 minutter. Du kan sidde, hvis du ønsker det. Tak. "
Metode 2 Opholder sig præsentabel
1
Har en positiv holdning. Som nævnt ovenfor er receptionister ansigt til et firma - de er den første person, som kunderne kommer i kontakt med, og det er dem der besvarer spørgsmål fra folk, der ikke kan gå på kontoret. Ingen ønsker at finde en receptionist med et trist udtryk og grumpy holdning. Husk at være tålmodig med udfordrende kunder, selvom de kommer på nerverne.
Selv når du møder en udfordrende klient, husk at du er nogen stærk og glad. Fortæl dig selv, at klienten handler som dette på grund af frustrationen. Så længe du giver dit bedste for at imødekomme ham, vil hans vrede ikke være din egen skyld. Det er bedre at være den person, der holder hovedet i stedet for den, der eksploderer og ender med at ligne en som er uforskammet og betyder.
Video: Ruko's Årsmøde 2018 på Hotel Koldingfjord
Video: Receptionist til kundeservicecenter i Malaga
2
Forbered en hilsen. Det er altid vigtigt at hilse dine kunder på en venlig måde. Selvom du simpelthen gør hvad du gjorde før det er gjort, er det vigtigt at hilse på kunden, så de føler sig anerkendt. Han vil vide, at du kan regne med hans hjælp.
Nogle komplimenter er: "Hej! Velkommen til (firmanavn) "eller" godmorgen! Hvis du kan sidde ned, vil jeg tale med dig om et øjeblik! "
3
Vær høflig. Vær respektfuld. Behandle hver klient som om han eller hun var den vigtigste person til at komme ind på kontoret den dag. Det er dit job - ingen bekymrer sig om det faktum, at du fik fast i trafikken i dag, har ødelagt din nye taske eller mistet din yndlings-cd. Forlad personlige spørgsmål hjemme (Selvom du ikke respekterer den person, der gav dig en besked eller din måde at tale på - foregive). Generelt hold personen helt afslappet og glad for at tale med dig.
4
Kjole at imponere. Du repræsenterer en virksomhed - så du skal lave hooden. Invester i nogle afslappede forretningstøj. Alternativt, hvis du er receptionist for en bestemt type butik (f.eks. En tøjbutik), kan det være nyttigt at overveje at købe en del af lokalerne og bruge den. Har tendens til at være konservativ, medmindre du arbejder på et sted, hvor mode, de nye og de forskellige er værdsatte attributter.
Sørg for, at virksomheden har en specifik kjolekode. Din virksomhed kan acceptere afslappet tøj. Husk dog, at du aldrig skal klæde dig for tilfældigt (trøjer kan være årsagen til din udvisning fra arbejde).
5
Hold dig ryddelig.
tips
Hold personlige problemer væk fra dit område - dette omfatter mobilopkald og e-mails. Intelligenceafdelinger kan og vil kontrollere din computers aktiviteter.
Vær vild med administratorer. Se om det er muligt at hjælpe dem med yderligere opgaver i deres fritid.
Husk, hvem der signerer din lønseddel og respekterer det hele tiden.
Find nogen, der kan passe på dit bord i pauser til badeværelset, til møder, til ferier, til frokoster osv. Så du kan forhindre nervøse folk, der venter på din tilbagevenden.
Spørg kolleger, hvis de har brug for noget. Bedre at gøre venner ved at hjælpe end at klage og skabe fjender.
Håndteringskorrespondance er normalt en del af modtagelsesjobbet. Find ud af, hvor hver enkelt går, hvem vil bringe dem (og hvornår ankomsten vil finde sted) på deres første dag.
Altid være villig til at lære en ny opgave eller dagligdags opgave. Alsidighed hjælper meget.
Skriv meddelelser i en duplikeret bog og giv en kopi til den person, der vil modtage beskeden. Eller brug en dagbog, som er lettere at høre, især for at huske et navn eller nummer.
advarsler
Sig aldrig "Jeg gør ikke XYZ". Du bliver fyret, før du siger "Z".
Forlad ikke "at være lovlig. Folk kan se løgn. I stedet være virkelig interesseret, høflig og respektfuld. Hvis du ikke kan gøre dette, skal du ikke fungere som receptionist. Du vil bringe dit firma omdømme ned. Find et job, hvor du kan holde dig væk fra offentligheden.
Aldrig argumentere med en kunde eller besøgende. Overfør dem til vejlederen.
Sådan Email uden at oplyse modtagere
Sådan arbejder du som værtinder
Organiser din tid med omtanke
Sådan imponerer du på din lærer
Sådan besvares telefonen på jobbet
Administrere flere projekter
Hvordan man bliver Hotel Receptionist
Sådan er du en ven af bossen
Sådan er du en succesfuld iværksætter
Kommunikation med klarhed på arbejdspladsen
Sådan bliver du en administrativ administrativ assistent
Hvordan man organiserer et effektivt møde
Sådan Speed Dating
Sådan deltager du et opkald fra din chef
Sådan besvares telefonen høfligt
Sådan organiseres frivillige
Find nye kunder
Opretholdelse af professionelle grænser i arbejdsmiljøet
Sådan opretholder du dit job
Sådan adskiller du erhvervsliv fra personale
Sådan arbejder du som kundeservicekonsulent