Sådan skriver du en ansøgningsforespørgsel

En anmodning om forslag er et forretningsværktøj, der giver virksomheder mulighed for at søge konsulenter eller fagfolk, der opfylder deres behov. En god ansøgning vil øge chancerne for, at du får gode forslag fra velkvalificerede kandidater. Jo mere avancerede du er i anmodningen i forhold til dine forventninger, jo tættere bliver du til at finde et job.

indhold

Trin

Del 1fastlæggelse af dine behov
Del 2planlægning af anmodningen om forslag
Del 3skrivning af anmodningen om forslag
Del 4indsendelse af anmodning om forslag

Kilder og citater

trin

Del 1
Fastlæggelse af dine behov

Ved hvad du vil have. Det første skridt er at vide, hvilken type resultat du vil have med projektet. At have en vision hjælper dig med at svare på spørgsmål om konsulentydelser.

Identificer den type projekt, du gør, og list de trin, der kræves for at gennemføre det.
Bestem den type hjælp, du tror, du har brug for. Er dine behov tekniske, designrelaterede eller begge dele? Har du brug for en person eller et team i dit projekt? Kan arbejdet ske fra fjernt eller har du brug for nogen personligt på hvert sted?
Spørg dig selv hvad slags specialister eller skabere du skal ansætte for at udføre dit projekt.
At have en indledende visning betyder ikke, at projektet vil gå præcis som du planlagde det.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 2

Vurder dine mål og missioner. Målene og opgaven i et overordnet selskabsudsigt er lige så vigtige som projektets detaljer.

Læs din virksomheds mission statement igen, selvom det var dig, der skrev det.
Vær eksplicit om, hvordan projektet skal tjene virksomhedens mission.
Skift din vision om projektet, hvis det ikke stemmer overens med virksomhedens overordnede mål.
Identificere, hvordan projektet vil forbedre virksomheden, uanset om det går ud på aktionærernes eller aktionærernes behov eller at betjene sine kunder.

Lav en redegørelse for, hvordan projektet opfylder virksomhedens mål. Du skal inkludere denne erklæring i forslagets anmodning, men det vil også hjælpe dig med at fokusere dine egne mål for projektet.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 3

Bestem dit budget. Du skal vide det nøjagtige beløb, du vil bruge på projektet. At kende dit budget vil hjælpe i forholdet til den langsigtede kontraktkonsulent.

Tal med finans- eller regnskabsafdelingen på forhånd. Det er ikke nok at bare regne med, hvor meget du kan bruge på projektet.
Sørg for at inkludere alle dele af projekterne og alle de mennesker, der skal ansættes for at hjælpe dig med at gennemføre projektet.
Planlæg de ekstra udgifter. Projekter - især store - har sjældent et lavt budget. Hvis du forlader en reserve for uventede udgifter, forhindrer du overraskelser.
Tilbyder en konkurrencedygtig pris. Husk at betale mindre fører til ringere kvalitet. Samtidig betyder betaling af en høj værdi ikke et bedre projekt end blot at "betale".

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 4

Sæt alt på en tidslinje. Du skal oprette en detaljeret tidslinje med deadlines for forslaget og for projektet. Du vil muligvis opdele projektet i faser eller faser og tildele en anden frist til hver enkelt.

Lav en omvendt kalender. Begynd med fristen for færdiggørelse af projektet og arbejde baglæns, fastsættelse af de enkelte frister.
Tillad venligst 2-6 uger efter indsendelse af din bestilling afhængigt af detaljeringsniveauet og den nødvendige tilpasning.
Tildel en frist for dig til også at skrive ansøgningsanmodningen.

Del 2
Planlægning af anmodningen om forslag

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 5

Læs andre anmodninger om forslag. En af de bedste måder at skrive en effektiv forslagsforespørgsel på er at læse andre folks. Dette giver dig en fornemmelse af, hvilke oplysninger der skal inkluderes, hvilken type formatering er lettere at læse og følge, og hvilken slags visuelle hjælpemidler skal inkluderes.

Søg efter prøver af RFQ`er på internettet. Der findes flere muligheder, der beskriver strukturen og vigtige oplysninger.
Læs andre virksomheds anmodninger om forslag. Foregive, at du er en konsulent, der forsøger at fremsætte dit forslag. Læs andres ønsker og se, om der mangler oplysninger, der kan hjælpe dig med at skrive en bedre. Sørg for at medtage disse oplysninger i din RFP.
Prøv at finde forretningsforslagspørgsmål, der matcher din virksomheds profil. Hvis du har viden i et andet firma, spørg, om der er nogle gamle ordrer, som du kan bruge som skabelon.
Se på modeller på internettet. De kan være et godt udgangspunkt, og du kan bruge dem til at lære at lave din anmodning om forslag, der har en bedre fleksibilitet i formatering og detaljer.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 6

Fastlægge omfanget og grænserne for projektet. Før du skriver forslagsforespørgslen, skal du kende omfanget og grænserne for dit projekt. Du skal muligvis ændre størrelsen på projektet, hvis du indser, at det kræver meget på kort tid.

Dette kan hjælpe dig med at holde en liste over ting, som dit projekt ikke vil adressere, selvom du planlægger at vende tilbage til disse ideer i fremtiden (du vil sandsynligvis ikke inkludere dette forslagsforespørgselsoplysninger).
At være klar over omfanget i anmodningen om forslag vil gøre det muligt for konsulenterne at sammensætte bedre forslag til projektet.
Vær realistisk over, hvad resultaterne du forventer af budgettet og hvilke økonomiske begrænsninger du vil lægge på konsulenten.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 7

Skriv dine "præferencer" og "testamente". En måde at virkelig vide svaret du ønsker er at lave en liste over behov og ønsker. Hvert af dine behov skal indgå i ordren. Du vil muligvis gerne medtage nogle ønsker, men sørg for, at forslagets anmodning ikke er surrealistisk eller for kompliceret.

Du kan præcisere i din anmodning hvilke emner der kræves og som er foretrukne.
Mange foretrukne ting kan køre væk potentielle konsulenter, som ikke er kvalificeret i henhold til den idealiserede beskrivelse.
Hold din liste over "ønsker" for at evaluere de forslag, der kommer.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 8

Bestem, hvem der vil læse forslagene og evaluere projektet. Den person, der vil læse de forslag, der sendes i anmodningen, bør først læse anmodningen.

Sørg for, at denne persons forventninger klart fremgår af anmodningen om forslag.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 9

Angiv kandidaternes minimumskvalifikationer. Ud over de specifikke behov i projektet kan du sætte dine forventninger til de konsulenter, der skal arbejde med projektet, historie, uddannelse og erfaringer.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 10

Lav et resultatoversigt, der bruges til at evaluere forslag. Gør dette før indsendelse af forslaget vil hjælpe med at finjustere dine behov og forventninger, før du skriver det. På denne måde omfatter og fremhæves de vigtigste faktorer i din ordre.

Bestem et ratingsystem for forslag. Overvej flere kategorier med en skala fra 1 til 10 og en total score.
Bud med fuld score vil opfylde dine behov mere tydeligt og vil sandsynligvis blive valgt.
Nogle kategorier, som kan indgå i dit resultatoversigt, er: æstetik / stil, vision, implementering, budgetplan, erfaring og referencer, evne til at møde deadlines, integration af firmaets model i din stil, innovation, brug af teknologi, svar på konstruktiv feedback og kommunikationsfærdigheder.

Del 3
Skrivning af anmodningen om forslag

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 11

Indtast alle relevante oplysninger. Mens du ikke ønsker at udfylde dine læsere med unødvendige oplysninger, skal du inkludere alle relevante oplysninger. De er:

Hvem er du og hvad er virksomhedens mål
Hvorfor har du brug for en konsulent til dit projekt
Hvilke resultater forventer du ved projektets afslutning?
Hvordan vil du arbejde med virksomheden?
Hvor meget har du råd til
Hvordan og hvornår til at indsende forslaget
Hvordan vil du have forslaget fremlagt?
Når du skal færdiggøre hvert trin i projektet
Hvordan vurderer og vælger du forslagene?
Når du planlægger at underrette den valgte konsulent eller virksomhed
Hvem skal kontakte, hvis i tvivl

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 12

Vær specifik, men ikke så meget. Selvom du ønsker, at forslagets anmodning skal være klar og konkret om den type projekt og konsulent, du forventer, skal du ikke lade det være for detaljeret, da det kan udelukke gode kandidater. At finde en balance kan være vanskelig.

Hvis du ikke er så specifik, kan du modtage flere forslag vagt eller anderledes end din vision.
Hvis du er meget specifik, vil du ikke modtage nok tilbud, og du kan føle, at du ikke har nogen muligheder.
Du kan omskrive din ansøgning, hvis forslagene er for vage, eller hvis du ikke modtager mange.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 13

Organiser anmodningen om forslag effektivt. Ved at give meget information i et meget lille rum er organisationen nøglen til en effektiv anmodning.

Giv klare afsnit. At have sektioner kan hjælpe dig med at organisere de forskellige dele af dit forslag i små stykker information.
Brug fed og understreget til at fremhæve de vigtigste punkter, men moderat. Mindre end 10% af teksten skal have dette fremtrædende.
Opdel de lange stykker med punkter eller opdel dem i flere små sektioner.
Tilføj veldesignet grafik for at tilføje visuel interesse og splittekst.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 14

Forespørgselsreferencer. Sørg for at anmode om referencer som en del af din ordre. Du skal kunne finde ud af om tidligere kunder var tilfredse med arbejdsprocessen og med det endelige projekt, der blev modtaget.

Sørg for, at du rent faktisk kalder de angivne referencer. Spørg om tidligere kunder vil ansætte konsulenten igen og sørg for at henvende sig til processen og produktet i dit spørgeskema.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 15

Ret venligst din anmodning, inden du sender den. At sende en forvirrende anmodning eller fuld af grammatiske og skrivefejl er ikke professionel og kan koste dig nogle gode forslag. For at blive taget alvorligt i et firma skal du sende et kvalitetsprodukt.

Bed nogen om at rette op på din anmodning. Det kan være svært at finde dine egne fejl.
Du kan have brug for nogen uden for projektet eller firmaet for at læse din anmodning om klarhed.

Del 4
Indsendelse af anmodning om forslag

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 16

Send ansøgningsanmodninger til anerkendte konsulentfirmaer. Mens store virksomheder har flere forskellige konsulenter, der arbejder, vil de forsøge at beskytte deres image og omdømme, uden at risikere at have medarbejdere, der arbejder under deres forventninger.

Søg efter anmeldelser om virksomheden på internettet. Disse kommentarer er ikke perfekte, men de er et godt udgangspunkt. Men bo med en fod bag med de negative kommentarer. Glem ikke at læse alle detaljer om alle klagerne og ignorere det følelsesmæssige sprog.
Spørg en medarbejder eller bekendtskab af et firma ligesom din, til hvem de anbefaler, at du sender anmodningen. Selv konkurrenter kan give dig en ærlig anbefaling til gode virksomheder.
Ring til et firma eller bede dem om henvisninger. Det er almindeligt at bede om henvisninger til individuelle konsulenter, så virksomheden skal også være klar til at levere dem. Spørg konkrete spørgsmål om processen med at arbejde med virksomheden, og om de vil bruge firmaet igen til fremtidige projekter.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 17

Begræns antallet af firmaer eller personer, som du vil indsende din anmodning om forslag. Hvis du sender din anmodning til mange mennesker, vil du modtage mange forslag, eller du vil ikke blive taget alvorligt.

Udvikling af et forslag tager lang tid, og det er usandsynligt, at en virksomhed eller konsulent vil tage din anmodning alvorligt, hvis de ser dig på mange forskellige steder.
Fokus på et par gode kvalitetsforslag.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 18

Tillad tilstrækkelig tid for folk til at sammensætte et kvalitetsforslag. Det tager tid for virksomheder og konsulenter at læse og absorbere ansøgningen, skabe deres egen vision af projektet, og sammenlægge et kvalitetsforslag giver dig et bedre indblik i, hvad det endelige projekt vil være.

Billede titel Skriv en anmodning om forslag Trin 19

Hold dig til fristen. Et selskab, der indsender et forsinket forslag, vil også have sine frister for sent. Hvis du er seriøs med tiden, skal du ikke overveje forslag sendt sent. Hvis du er mindre bekymret over deadlines end med produktkvalitet, skal du overveje forsinket indsendelse.