Sådan skriver du en forbrugerservice e-mail

En effektiv forbruger e-mail svarer på sit spørgsmål eller løser problemet på ingen tid. Dette holder omkostningerne nede med afdelingen og hjælper med at sikre kundeloyalitet. Derudover giver effektiv e-mail dig eller dine reps mulighed for at få mere tid til at fokusere på andre kunder, hvilket forbedrer svaret for dem. Følgende er en guide til, hvordan du skriver en e-mail af typen.

indhold

Trin
Tips

trin

Besvar emailen så hurtigt som muligt.

Kunder forventer, at deres problemer løses hurtigt.
Vent ikke mere end 1 arbejdsdag for at svare på e-mailen.

Billede med titlen Skriv et kundeservice Email Trin 2

Brug en informativ emnelinje.

Medtag en kort beskrivelse af emnet i det relevante felt. Det bør være tilstrækkeligt at informere kunden præcis, hvad e-mailen handler om, uden at være for omfattende.
Hvis kunden f.eks. Sendte en mail med titlen "problem", ville det være nyttigt at ændre titlen til noget svarende til "Instruktioner til download af ABC-programmet med XYZ-operativsystemet."
En informativ emnelinje vil hjælpe kunden med at prioritere e-mailen og vide, at det ikke er spam.
Undgå at forlade alle store bogstaver og minimere brugen af udråbstegn. Disse vaner er vejledende for spam og intet professionelt.

Billede med titlen Skriv et kundeservice Email Trin 3

Efterlad personlig e-mail.

Brug klientens navn.
Vælg en hilsen, der passer til kunden. For eksempel bør André Carvalho, en læge, kaldes "Dr. Carvalho."
Hvis du ikke ved, hvad en kundes foretrukne opfyldelse er, så skal "Mr. Carvalho", "Mrs Rabbit" eller lignende bruges.
En personlig email forbinder mere til kunden end en generisk.

Billede med titlen Skriv et kundeservice Email Trin 4

Brug den korrekte tone.

En høflig og professionel tone passer til de fleste kunder.
E-mailens første afsnit skal takke kunden for sin e-mail og et resumé af hans. Med andre ord takker kunden og giver et kort svar, f.eks. "Ja, ABC-programmet er kompatibelt med XYZ-systemet".

Billede med titlen Skriv et kundeservice Email Trin 5

Giv koncise instrukser til din kunde.

De skal forblive i hoveddelen af e-mailen.
Overvej kundens færdighedsniveau i forhold til emnet.
Giv nemme at forstå instruktioner, som en almindelig person kan forstå.
Brug tal eller prikker til at adskille hvert trin kunden skal tage for at opnå det ønskede resultat.

Billedbetegnelse Skriv et kundeservice-email Trin 6

Giv yderligere oplysninger om kundesupport.

Medtag et sidste afsnit, der giver mere kontaktoplysninger til kunden, hvis de har flere problemer.
Eksempler er at informere kunden om, at han kan reagere direkte på sin e-mail med fremtidige problemer, en generel e-mail-konto eller et telefonnummer.
Forbind et link til ofte stillede spørgsmål eller andre nyttige tips til forbrugeren.
Angiv tilgængeligheden af supportpersonalet.
Giv et sporingsnummer, hvis det er relevant, så kunden kan tjekke ind i fremtiden med andre spørgsmål.

Billede med titlen Skriv et kundeservice Email Trin 7

Udfyld venligst emailen.

Tak igen for din kommunikation og for at bruge dit produkt eller din tjeneste.
Angiv venligst dit navn. For eksempel, slut med "Venlig hilsen, José Martins."

Billedbetegnelse Skriv et kundeservice-email Trin 8

Læs e-mailen igen.

Brug et staveværktøj.
Læs e-mailen og kontroller for grammatiske fejl.

Billede med titlen Skriv et kundeservice Email trin 9

Send e-mailen til klienten.

tips

Brug ikke en forbruger e-mail til at sende tilbud eller kampagner, efter at de har kontaktet dig for forbrugerservice. Dette kan fortolkes som spam af kunden, og det forvrider hans forhold til hans firma.
En e-mail, der indeholder fornærmelser eller andet aggressivt sprog, kan gøre dig vred. Vent lidt til at reagere på disse e-mails for at undgå at indbetale på kunden.

Del på sociale netværk:

Relaterede