Sådan oprettes en organiseringsfil

Hvis du kæmper for at holde opgaverlisten under kontrol og spilder produktiv tid på at forsøge at holde alt organiseret, kan en organisatorfil hjælpe dig med at holde alt i orden. En organisatorfil opdeler dine opgaver og papirarbejde i håndterbare daglige, ugentlige og / eller månedlige opgaver. Arrangørfiler er nyttige værktøjer til organisering af personlige konti og dokumenter, kundemøder, personlige eller forretningsmæssige telefonopkald og e-mails. Se trin 1 nedenfor for at lære at oprette en traditionel papirfil arrangør eller bruge digitale tjenester til at oprette en elektronisk.

indhold

Trin

Metode 1oprettelse af en papirhåndteringsfil
Metode 2brug af google kalender
Metode 3brug af evernote

Tips
Kilder og citater

trin

Metode 1
Oprettelse af en papirhåndteringsfil

Saml dine materialer. Du skal bruge et arkivskab eller et skab, samt 43 filer. Dette giver dig mulighed for at oprette en fil for hver måned sammen med 31 filer for hver dag i måneden.

Der er mange måder at oprette organiseringsfiler på, men det er normalt den mest accepterede og nemme at følge.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 2

Mærk mapperne. Du skal mærke 12 af mapperne med hver af månedene. Marker derefter de resterende mapper numerisk, fra 1 til 31.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 3

Organiser mapperne. Sæt mapperne i den nuværende måned af året, begyndende med dagens dato. Hvis f.eks. Datoen er 15. juni, skal du placere mapper fra dag 15 til 31 i juni-mappen og 1-14 i juli-mappen.

Bemærk: Juni har kun 30 dage, men hold mappen "31" i slutningen af måneden, så du nemt kan flytte til den næste måned uden at tage tingene fra ordren.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 4

Udfyld mapperne. Nu er mapper organiseret, det er på tide at begynde at fylde dem. Sæt alt hvad du behøver at huske i den relevante mappe. Du kan sætte klæbende noter med påmindelser, regninger, breve eller andet, der har brug for din opmærksomhed den dag.

Sæt alle dine fremtidige oplysninger i de relevante månedlige mapper. Når du ankommer i en given måned, kan du organisere hver opgave i de relevante daglige mapper.
Hvis opgaven skal tage flere dage, skal du ikke glemme at registrere det på startdagen og ikke i fristen!

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 5

Placer mappen i nærheden af dig. Din fil er kun nyttig, hvis den er let tilgængelig. Det mest hensigtsmæssige er, at det er inden for rækkevidde af din hånd, i dit vigtigste arbejdsområde. Dette vil give dig mulighed for at konsultere uden at skulle stå op, hvilket ville være til skade for fortsat brug.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 6

Brug mappen. I starten af hver dag skal du fjerne emnerne fra dagens mappe og placere dem på bordet for at fuldføre opgaverne. Når du er færdig med hvert element, arkiverer du det i permanent lagring eller kasserer det. Flyt den daglige mappe til slutningen af den næste måneds liste, inde i organisatorfilen.

Metode 2
Brug af Google Kalender

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 7

Åbn Google Kalender webapps. Du kan bruge Google Kalender i forbindelse med Gmail til at oprette en digital organisatorfil, der minder dig om dagen for at bekræfte det. For at gøre dette skal du have en konto gratis fra Google.

Billedbetegnelse Opret en Tickler-fil Trin 8

Opret en ny kalender. Hvis du vil gøre opgaven med at gemme dine arkiverede genstande, og din normale kalender adskilles lidt, vil oprettelse af en ny kalender lade dig tilføje elementer, som du nemt kan oprette forbindelse til eller frakoble. Det giver dig også mulighed for at indstille forskellige påmindelsesindstillinger.

Klik på ikonet, der har en pil ved siden af "Mine kalendere" i venstre menu.
Vælg "Opret ny tidsplan"
Navngiv kalenderen som "Arrangør". Du kan give ham en hurtig beskrivelse, hvis du vil.
Klik på knappen "Opret kalender", når du er færdig.
Deaktiver den primære kalender, når du opretter dine organisationsopgaver. Dette vil gøre det nemmere for dig at sikre, at arrangementet er på den korrekte kalender. Du kan skifte mellem kalendere ved at klikke på den farvede boks ved siden af kalendernavnet i venstre menu.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 9

Opret daglige begivenheder. For hver vare i den daglige arrangør skal du oprette en ny hele dagen begivenhed på den pågældende dag. For at gøre dette skal du skifte til ugentligt format og se på den tynde bjælke øverst på kalenderen under datoerne.

Klik på den tomme linje for at åbne en "Ny begivenhed" på en pop op-side. Klik på linket "Rediger begivenhed" for at åbne begivenhedseditoren.
Indtast alle detaljer i varen. Indtast en titel, alle relevante steder, en detaljeret beskrivelse, herunder eventuelle e-mail-adresser eller websteder, du måtte have brug for. Du kan endda kopiere og indsætte uddrag af dokumenter, du har brug for.
Tilføj en farvekode, hvis du vil tilføje et ekstra lag visuel organisation.
Fjern påmindelsen, hvis der er en. Du opretter et andet påmindelsessystem.
Som med en fysisk organisationsfil skal du sørge for at placere varen den dag du har brug for for at starte den.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 10

Modtag en daglig tidsplan. Når du har fået alle dine opgaver ind i kalenderen, kan du indstille Google Kalender til at sende dig en daglig email-påmindelse, der opsummerer alt, hvad du skal gøre på dagen. For at gøre dette skal du klikke på tandhjulsikonet øverst til højre og vælge "Indstillinger".

Klik på fanen "Planer" og derefter linket "Påmindelser og underretninger" for din organisationskalender.
Marker afkrydsningsfeltet "Daily Schedule". Dette vil sende en liste over alle dine varer til dagen til din Gmail-konto klokken 05:00 hver morgen. Du kan derefter gennemgå denne liste i starten af dagen.

Billedbetegnelse Opret en Tickler-fil Trin 11

Fortsæt med at fylde dine dage. Når du samler flere organisatoriske ting, skal du sørge for at arkivere dem på de rigtige dage. Prøv at bestille en eller to dage om måneden for at sikre, at alt er indtastet korrekt.

Hvis du opdager, at du gentager bestemte emner ofte, kan du planlægge dem for at blive gentaget automatisk, så du behøver ikke at fortsætte med at tilføje dem.

Metode 3
Brug af Evernote

Billedbetegnelse Opret en Tickler-fil Trin 12

Opret tolv notesbøger. Evernote er en gratis organisatortjeneste, der giver dig mulighed for at lave noter og klassificere dem i notebooks. Du kan bruge det virtuelle arkivsystem Evernote til at oprette en hurtig referencefil, ligesom almindeligt papir. Til at begynde med skal du oprette tolv notesbøger og mærke dem for hver måned, forud for månedens nummer. Sæt en "0" før hver måned med enkeltcifrede, så de er sorteret korrekt.

For eksempel "1. januar, 2. februar, 3. marts ... 9. september, 10. oktober, etc."
For at oprette nye notesbøger skal du klikke på pilikonet ved siden af "Notebooks" -overskriften i menuen til venstre og klikke på "Ny notesbog ..."

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 13

Stack notebooks. Når du har lavet notebookbøgerne, skal du begynde at stable dem. Træk notesbogen "Februar 2" til "1 januar" notesbogen. Du bliver bedt om at få et navn til stakken. Kald det ".Organizer". "." Sikrer at denne samling af notesbøger forbliver øverst på listen.

Billedbetegnelse Opret en ticklerfil Trin 14

Opret noter for hver dag i måneden. Klik på notebook`en for den aktuelle måned, og klik derefter på knappen "+ Ny note". Navngiv den første note som "01" for den første dag i måneden. Gentag denne procedure for hver dag i måneden, indtil du har en notat for hver dag.

Når du er færdig med at oprette hver note, skal du klikke på menuen "Visningsindstillinger" nederst i vinduet og vælge "Titel (stigende)". Dette vil sortere listen over noter, så de er i den rigtige rækkefølge.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 15

Udfyld noterne. Nu da strukturen er på plads, kan du begynde at udfylde noterne med de nødvendige oplysninger. Som en fysisk fil skal du sørge for at sætte emnerne på den dag, du har brug for til at starte en opgave, ikke på slutdatoen.

Tilføj tags for at hjælpe dig med at søge efter og organisere oplysninger.

Billede med titlen Opret en Tickler-fil Trin 16

Tilføj påmindelser. Brug alarmklokkeikonet øverst på noten for at indstille en e-mail-påmindelse. Når du inkorporerer arrangørfilen i din morgenrutine, behøver du ikke længere påmindelser.

tips

Hvis du stadig finder dig selv i kamp med det daglige antal opgaver i din arrangør, skal du oprette en ny organisatorfil - opdelt i dage, uger eller måneder - for hvert sæt opgaver, du skal udføre. Mærk hver fil klart for dens formål. For eksempel kan du oprette en organisatorfil for betalingskonto og en anden for folk at kontakte.