HodTari.com

Sådan styres Outlook E-mail effektivt

En ringet indbakke kan gøre det sværere for brugerne at finde den e-mail, de har brug for. Microsoft Outlook indeholder meget nyttige værktøjer, der hjælper dig med at filtrere og organisere dine meddelelser på en mere overskuelig måde. Det kan endda bidrage til at øge effektiviteten og ydeevnen for brugerne. Hvis du bruger Outlook 2010, 2007 eller 2003, kan du nemt administrere dine e-mails. Du kan bruge følgende værktøjer til at rense din indbakke og også nemt finde de oplysninger, du har brug for.

trin

Metode 1
filtrering

Video: ServiceDesk sagsstyring fra opringing til afsluttet sag

Billedbetegnelse Administrer din Outlook Email effektivt Trin 1
1
Filtrer meddelelser hurtigt. Outlook 2010 har en ny funktion, der hjælper dig med at sortere meddelelser efter dato og organiserer dem i samtaler.
  • Når du bruger denne funktion, vises meddelelser, der har det samme tema som samtaler, og brugere kan se, udvide eller formindske dem ved at klikke på ikonet til venstre for emnelinjen. Meddelelser i samtaler sorteres ved at placere den seneste meddelelse øverst. Når en ny besked er modtaget, flyttes hele samtalen til toppen af ​​listen, hvilket hjælper med nemt at kontrollere strømmen af ​​e-mails.
  • Hvis du vil aktivere Samtale, skal du markere feltet Vis som samtale på fanen Vis i gruppen Konversationer. Du kan reducere størrelsen af ​​en samtale med funktionen Clean, som hjælper med at fjerne dublette meddelelser.
  • På fanen Startside skal du klikke på Ryd i gruppen Slet. Klik derefter på Ryd samtale. I alle versioner af Outlook kan brugere finde meddelelserne i mappen Indbakke hurtigere ved at ændre den måde, de sorteres i e-mail-mappen. Du kan f.eks. Sortere dine e-mails efter dato, afsender og filstørrelse eller vigtighedsniveau.
  • Billedbetegnelse Administrer din Outlook Email Effektivt Trin 2
    2
    Brug standardiserede emneoverskrifter. Den mentale energi, der er nødvendig for at skifte fokus mellem konstante emneændringer, udstøder dig, ikke volumenet. Du har tendens til at læse i rækkefølge, det være sig kronologisk eller "vigtigste person". Dette er slid på hjernen. Brug denne regel i stedet - den gælder for at sende e-mails fra direkte rapporter og fungerer bedre end samtalekæder.
    • Identificer 2 til 5 store projekter, som du er bekymret for. Opret emnelitter for at sortere dem.
    • Lad dit hold vide, at du vil være opmærksom på alle e-mails med disse titler. Disse emner bliver dine prioriterede projekter i øjeblikket, så din e-mail vil blive sorteret efter emnelinje, og prioriteterne vil blive læst eller besvaret først.
    • Gør det klart, at e-mails med upassende overskrifter vil sætte afsenderen på sortlisten i 1 til x dage.

    • .

    Metode 2
    gruppering

    Billedbetegnelse Administrer din Outlook Email effektivt Trin 3
    1
    Gruppér de samme meddelelser i mapperne. Med oprettelsen af ​​en ny e-mail-mappe kan brugere gruppere relaterede meddelelser i mapper. For eksempel kan du gruppere meddelelser efter emne, projekt, kommunikation eller andre kategorier, der passer til dit arbejde eller personlige liv. Brugere kan også oprette en mappe til alle meddelelser, der sendes fra chefen eller fra nogle vigtige, herunder de vigtigste oplysninger, der skal gemmes. For at oprette en ny mappe i Outlook 2010 skal du klikke på Ny mappe på fanen Mappe, i Ny. Hvis du vil oprette en ny mappe i Outlook 2007 eller 2003, skal du klikke på Filer i menulinjen, vælge Ny og derefter Mappe.

    Metode 3
    Søg mappe

    Billedbetegnelse Administrer din Outlook Email effektivt Trin 4


    1
    Opret en søgemappe for at finde meddelelserne. Denne mappe er en hurtig og nem måde at finde en samling af e-mail-meddelelser på. Det gemmer ikke alle meddelelser, men giver de virtuelle mapper, der viser alle meddelelser i indbakken, baseret på de attributter, du leder efter. Derudover giver den standardfunktioner som ulæst e-mail, men du kan også oprette din egen regel. Brug f.eks. Søgemappen til at finde alle oplysninger relateret til et bestemt projekt, en vigtig kunde eller et næste møde.
    • Hvis du vil oprette en søgemappe i Outlook 2010, skal du klikke på Ny på fanen Mailmappe og derefter klikke på Ny søgemappe.
    • Hvis du vil oprette en søgemappe i Outlook 2007 eller 2003, skal du i menuen Filer flytte musen til Ny og derefter klikke på Søg mappe.

    Metode 4
    Email Filter

    Billedbetegnelse Administrer din Outlook Email effektivt Trin 5
    1
    Reducer uønskede meddelelser med e-mail-filteret. Hold unødvendige e-mails væk fra indbakken ved hjælp af filteret for uønsket e-mail. Det vil sende de e-mails, der markeres som junk til en separat mappe i indbakken. Brugere kan se dit indhold for at sikre, at der ikke er sendt nogen gyldig email til den. Hvis ja, skal du justere filteret for at undgå fejlopkald i fremtidige meddelelser.

    Metode 5
    Farvekategori

    Video: ♡ HVORDAN JEG TABTE MIG 10+ kg! ♡

    Billedbetegnelse Administrer din Outlook Email Effektivt Trin 6
    1

    Video: #6 - Effektiv organisering i Outlook

    Venligst tildel en kategori efter farve. Gør dette med en gruppe uafhængige meddelelser og andre Outlook-kategorier, f.eks. Noter, kontakter og aftaler. Derefter kan brugerne nemt identificere og sortere deres e-mails. For eksempel kan du let spore alle meddelelser, aftaler og kontakter til computerens salgsprojekt ved at oprette en kategori kaldet "Computer Sales" og tildele meddelelserne til den.

    Metode 6
    signalering

    1. Billedbetegnelse Administrer din Outlook Email Effektivt Trin 7
      1
      Flag for opfølgning. Brugere kan bruge flag for funktionen Følg til at markere e-mail-meddelelser og opgaver for at hjælpe med at sortere eller markere dem. Flag kan hjælpe dig med at spore et problem, pege på en ordre eller markere en forespørgsel og kontaktbesked. De kan også organisere din email mappe nemt, fordi du vil vide præcis hvad du skal gøre, og hvornår skal du gøre det. Bemærk, at når du opretter en opgave og fastsætter en frist, kontrolleres den automatisk, så du ikke glemmer slutdatoen for handlingen, og du kan holde fast ved det.
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com