HodTari.com

Arkivering af e-mails

Email er en af ​​de mest populære former for kommunikation i dag. Uden deres værktøjer til personlig og erhvervsmæssig brug kan indbakke hurtigt udfylde. At vide, hvordan man arkiverer e-mails, kan give brugerne mulighed for at beholde de nødvendige meddelelser uden at optage for meget plads på computerens harddisk eller e-mail-server. De fleste programmer af denne type har et system, der arkiverer meddelelser.

trin

Billede med titlen Archive Email Step 1
1
Forstå, at e-mail-meddelelser ikke gemmes på din computer, men snarere på en elektronisk server som Microsoft Exchange eller en web-baseret e-mail-tjeneste. Hvis du aldrig fjerner meddelelser, vil serveren fylde op og på et tidspunkt tillade dem ikke at blive accepteret i indbakken.

  • Video: Arkivering av e-post

    Billede med titlen Archive Email Step 2
    2
    Find arkiveringsværktøjet til dit e-mail-program, normalt under "Indstillinger", "Værktøjer" eller noget lignende. E-mail-servere kan bruge forskellige navne, for eksempel gemmes meddelelser i Microsoft Outlook i en PST-fil (Personal Storage). Arkivmapper består af data baseret på dit pc-system og ikke e-mail-serveren.
  • Billede med titlen Archive Email Step 3
    3
    Opsæt dine egne arkivmapper, også kendt som personlige mapper, hvis du bedre vil kontrollere, hvor dine meddelelser er.
    • Navngiv mappen og angiv dens placering. For eksempel skal en mappe med navnet "Cykling" kun indeholde e-mails relateret til den cykelklub, hvor den deltager. En anden mappe kan kaldes "Skole" for meddelelser relateret til din undersøgelse.
    • Hvis du ikke kan finde din mappe, skal du klikke på "+" -tegnet ved siden af ​​de andre mapper.
    • Du kan endda oprette en midlertidig mappe til elementer, der ikke er haste, men at du vil tage ud af din indbakke for nu.
    • I Outlook har personlige mapper en .pst-udvidelse.

  • Video: TimeView - Arkivering af mails fra Outlook

    Billede med titlen Archive Email Step 4


    4
    Fil dine egne meddelelser, når du vil, ved hjælp af træk-og-slip-metoden.
    • Opret en ny mappe gennem værktøjslinjen øverst på siden.
    • Placer blot musemarkøren på meddelelsen, venstre-klik og hold den, mens du trækker den til den mappe, du vil have.
    • Når du slipper knappen, flyttes e-mail-beskeden.
    • I Gmail skal du bare klikke på feltet ud for e-mailen og derefter "Arkivere".
  • Billede med titlen Arkiv E-mail Trin 5
    5
    Lad dit emailprogram gøre dette for dig ved at klikke på "Ja", når du modtager en email, der spørger om du vil arkivere det automatisk.
    • Programmer med automatiske arkivfunktioner giver dig mulighed for at definere, hvilke meddelelser du vil gemme og hvor ofte. For eksempel er det automatiske arkiveringsmønster i Outlook hver 14. dag.
    • Hvis dit e-mail-program ikke arkiverer meddelelserne automatisk, skal du muligvis justere indstillingerne i menuen "Værktøjer".
  • Billede med titlen Archive Email Step 6
    6
    Kontakt din it-afdeling på arbejdspladsen for at lære mere om arkivering af meddelelser. Nogle systemer udfører bulk-e-mailarkivering eller -lagring for hele virksomheden, hvilket gør det nemt hurtigt at søge efter og hente ønskede meddelelser.

    • tips

    • Hvis dit e-mail-program ikke har en arkiveringsfunktion (de fleste har), kan det stadig gøres ved at vælge en besked og gemme den som et dokument.
    • Arkivering via Outlook tillader også brugere at gemme opgaver eller kalenderobjekter.
    • Arkivering af e-mails er en god måde at rense din indbakke på og finde mere presserende og nylige meddelelser.

    advarsler

    • Arkivmapper kan generelt ikke nås af postserveren, så du ikke kan kontrollere meddelelser gemt på en anden placering end den computer, hvor processen blev udført.
    • På grund af lovgivning om lovlig opdagelse og selvtilfredshed kan folk ikke have kontrol over e-mail arkivering i virksomheder.

    Nødvendige materialer

    • E-mail-program med arkiveringsfunktioner.
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com