Hvordan man skriver et klagebrev til et firma

At skrive et klagebrev er noget, som de fleste mennesker vil gøre på et tidspunkt i deres liv. Hvis du er utilfreds med et produkt eller en tjeneste hos en virksomhed, er det normalt muligt at løse problemet på en gensidig fordelagtig måde ved hjælp af et kraftigt men høfligt brev. At skrive et klagebrev er hverken kompliceret eller skræmmende - alt du skal gøre er klart at rapportere fakta og bede om en beslutning høfligt.

indhold

Trin

Metode 1skrivning af et klagebrev

Video: skriv dig op - se hvordan du skriver dig op til en bolig i fsb

Metode 2finde den rigtige form og tone
Metode 3ledsager processen

Tips
Advarsler

trin

Metode 1
Skrivning af et klagebrev

Send brevet til kundeservicen (SAC). Når du skriver et klagebrev, er den bedste chance for succes at adressere brevet til virksomhedens kundeservice eller SAC. SAC er vant til at håndtere klager, og dit brev vil sandsynligvis blive analyseret effektivt.

Find navnet på lederen eller direktøren for SAC og adresser brevet personligt til ham. Start brevet med Kære Mr., Fru eller Frøken., efterfulgt af navnet. Hvis du ikke kender navnet på SAC manager, skal du bare skrive Dear Sir eller Fru.
Du kan finde SAC-adressen på firmaets hjemmeside, i et af selskabets salgsfremmende materialer eller reklame, på produktemballagen eller på etiketten.

Video: Skriv dig op - se hvordan du skriver dig op til en bolig i fsb

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 2

I brevet går du direkte til punktet. Den første linje i brevet skal tydeligt angive, hvorfor du skriver og din præcise klage. Giv så mange relevante fakta som muligt, herunder dato, klokkeslæt og sted hvor du købte eller brugte tjenesten sammen med alle de pågældende serienumre eller skabeloner.

Brevmodtageren skal være i stand til at identificere årsagen til brevet på mindre end fem sekunder - så undgå lange introduktioner.
Du kan give flere detaljer eller forklare situationen i næste afsnit, men den første linje i brevet skal fremhæve din klage så kortfattet som muligt.
Den første sætning kan være som følger: "Jeg skriver til at klage over en defekt hårtørrer, som jeg købte fra dette firma den 15. juli i One Street Store i Exemplandia."

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 3

Vær specifik om den løsning eller løsning, der vil tilfredsstille dig. Hvis du vil udskifte, refundere eller reparere produktet eller en anden form for kompensation, gør det klart i andet afsnit. Dette undgår at modtage formularer eller et andet brev-svar, og giver noget til modtageren til at arbejde på.

Vær så konstruktiv som muligt i kommentarerne - foreslå måder for dig at fortsætte med at relatere til virksomheden. Hvis du kræver tilbagebetaling eller anden form for kompensation, og samtidig viser at du vil søge konkurrencen, vil de ikke blive opfordret til at forsøge at løse problemet.
Hvis du vil have virksomheden til at løse et mere generelt problem, skal du også lade det stå i brevet, men erkende, at sådan noget tager tid.
Trus ikke med at indgive en retssag på din første kontakt. Dette kan endda være den eneste løsning - men det er bedst at sende klagebrevet først og vente på et svar.

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 4

Vedhæft kopier af relevante dokumenter. De kan omfatte kvitteringer, garantier, tjek kopier og om nødvendigt fotos eller videoer. Al dokumentation skal medtages i brevet.

Sørg for at sende kopier dokumentation, du vil medtage, ikke originalerne. På den måde er der ingen chance for at nogen dokumenter går tabt eller forkert placeres. Desuden skal du muligvis give dem til en anden.
Husk at også liste alle de dokumenter, der er inkluderet i brevet. For eksempel: "En kopi af den originale kvittering er vedlagt sammen med garantikopien og serienummeret på hårtørreren."

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 5

Giv SAC en frist for at løse problemet. Det er nyttigt at fastsætte en nøjagtig tidsramme, hvor du ønsker at problemet skal løses. Dette vil give dig ro i sindet og vil hjælpe problemet med at få en hurtig konklusion.

Fastsættelse af en frist vil også forhindre, at brevet går tabt eller glemt, hvilket kan føre til større pinlig og vrede mellem dig og virksomheden.
Bare sørg for, at tidsrammen du har fastsat er rimelig. En eller to uger er normalt tilstrækkelig, men det varierer alt efter dine ønsker.

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 6

Afslut brevet respektfuldt. Tak modtageren for hjælp og fortæl hvordan og hvornår de kan kontakte for at løse problemet. Dette vil gøre processen meget nemmere, hvilket giver et mere effektivt resultat for dig.

Venligst tjek med "Med venlig hilsen" og personens navn (hvis du ved), eller "på forhånd, tak". Undgå uformelle vilkår som "Bye" eller "See you".

Metode 2
Finde den rigtige form og tone

Billede titel Skriv et klagebrev til et firma Trin 7

Vær høflig. Du kan være vred, og du har ret til at være - men at være uhøflig vil kun sætte modtageren på defensiven. Skriv i en respektfuld tone og undgå at gøre truende, rasende eller sarkastiske kommentarer for enhver pris. Husk, at den person, der vil læse brevet, ikke var direkte ansvarlig for alt, hvad der skete, og vil være meget mere fleksibelt og villig til at behage en uddannet klient end en voldsom en.

Det firma, du skriver til, har nok ikke ment at forstyrre dig. De fleste virksomheder er interesserede i at tilfredsstille kunden.
Du vil blive meget mere succesfuld at behandle modtageren som en, der vil hjælpe dig, snarere end at finde ud af, at han er fuld af onde hensigter.
Skriv ikke, når du er sur. Lad brevet skrive, når du er roligere. Eller, hvis du vil, skriv brevet, mens du fyrer, og lad det være til side til en dag eller to, før du sender det. Der er en god chance for, at du ønsker at omforme ideer til mindre brandfarve.

Billede med titlen Skriv et klagebrev til et firma Trin 8

Vær kortfattet. SAC-personalet får hundredvis af breve om dagen - så det er vigtigt at komme hurtigt til orde, så de ved præcis, hvad de har at gøre med, så snart de begynder at læse. Hvis dit brev er for langt eller detaljeret, vil læseren have en tendens til at scanne indholdet og have en uklar ide om problemet eller den foreslåede løsning.

Undgå overflødige detaljer eller dagdrømme.
Skriv et enkelt bogstav eller ca. 200 ord.

Billede med titlen Skriv et klagebrev til et firma Trin 9

Vær overbevisende og kraftfuld. En sådan holdning skaber den rigtige tone og giver virksomheden mulighed for at vide, at deres krav skal tages alvorligt. Dette er vigtigere i tilfælde af mere alvorlige påstande, som kan have betydelige økonomiske konsekvenser.

At være sløv indebærer flere ting, som det anvendte sprog, kendskabet til dine rettigheder og virksomhedens ansvar samt den faglige præsentation af brevet.
Alt dette passerer troværdighed, hvilket positivt påvirker svaret på dit brev.

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 10

Formater brevet korrekt og korrekt. Som nævnt ovenfor påvirker brevformatering professionelt, hvordan klagen er modtaget. Indtast dit navn, adresse og dato i øverste højre hjørne efterfulgt af navnet eller titlen på den person, du skriver til, sammen med forretningsadressen på venstre side lige over bogstavets krop.

Indtast altid bogstavet på computeren, da det gør det lettere at læse og giver et meget renere udseende. Hvis du skal skrive for hånd, skal du sørge for, at skrivningen er klar og læsbar uden nogen sletninger eller blækpletter.
Ved undertegnelsen skal du efterlade et tomt rum under kabinettet, hvor du kan skrive underskriften manuelt. Under dette rum skal du også indtaste dit navn, så det kan læses nemt.
Lav et pænt, godt spaced brev med stykker af samme størrelse.

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 11

Kontroller stavning og grammatik. Forkert stavning og grammatik påvirker kvitteringen for kravet negativt. Stavekontrol på din computer, før du udskriver brevet eller bede nogen om at læse det, før du sender det.

Metode 3
Ledsager processen

Billede titel Skriv et klagebrev til et firma Trin 12

Vent indtil fristen løber ud. Vær tålmodig og ikke handle, indtil den frist, du har angivet i brevet, er forbi. Hvis du overskrider fristen, har du stadig ikke modtaget noget, lav et telefonopkald eller en e-mail for at se, om brevet er blevet modtaget. Det er altid bedre at give virksomheden fordelene ved tvivlen.

Hvis du endnu ikke har modtaget nogen oplysninger om brevet, eller hvis du har modtaget det, men beslutningen ikke var tilfredsstillende, bringe klagen til en højtstående embedsmand.

Billedbetegnelse Skriv et klagebrev til et firma Trin 13

Se efter højere medarbejdere i hierarkiet. Hvis du ikke har haft succes med direktøren for SAC, skal du finde ud af, hvem der er den næste person i hierarkiet og få kontakt med det. Hver gang du flytter dig op, fra SAC til vejleder til vicepræsidenten til præsidenten, skal du vedlægge alle de mailinger, du allerede har sendt til de tidligere. Dette vil efterlade den nye medarbejder ajour og sandsynligvis vil løse problemet på en ikke-lovlig måde.

Det er bedst at starte med SAC, før du går lige til toppen. Dette skyldes, at SAC er mere vant til at håndtere denne type klage, og det er sandsynligt, at ethvert brev rettet til præsidenten vil blive videresendt til SAC alligevel.
Hvis dette er tilfældet, kan SAC-medarbejdere automatisk få et dårligt indtryk af dig, fordi du har forsøgt at gå over dem.
Vær opmærksom på, at hvis du skriver brevet til præsidenten eller direktøren, skal det være tydeligere, mere kortfattet og velskrevet, da modtageren ikke har nogen forudgående kendskab til hændelsen.

Billede med titlen Skriv et klagebrev til et firma Trin 14

Hvis du vil indgive en retssag, skal du konsultere en advokat. Han vil vide, hvordan man fortsætter. Husk, at retssager bør være den sidste udvej - det tyder på, at dette i brevet giver en negativ tone til det og forstyrrer eventuelle krav. Det kan også komme tilbage, hvis de ikke falder på din bluff.

tips

Før du skriver, tag dig tid og reflekter over, hvad der skete. Når du har tænkt på alt og ved præcis, hvad du vil spørge og hvordan du vil have det, er du klar til at skrive brevet.
Sørg for, at brevet indeholder dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer (hjemme, arbejde og mobiltelefon, hvis det er muligt). Sørg også for at bede om modtagerens detaljer - så de vil både vide om eventuelle fremskridt i klagen.
Læs brevet igen og sørg for, at alt er muligt, oprigtigt og kontrollerbart.
At sende en skriftlig klage har en stærkere virkning end en e-mail, fax eller kommentar på bloggen eller hjemmesiden. De fleste virksomheder behandler skriftlige breve med prioritet.
Skriv ikke bande. Husk: Det, du vil have, er en kompensation eller en løsning, og det vil ikke føre til, at overtræder modtageren. Hvis du vil bruge hårdere sprog, undgå passiv og brug mere direkte og beskrivende ord. Måske forblev du chokeret eller indtil oprør, Ord, der er stærkere end simpelthen skuffet.
Send ikke noget vidneudsagn. Faktisk, hvis du tror dette kan ende i retten, er det bedst at udelade nogen vidnesbyrd men også dit navn. Husk også, at domstolens omkostninger er meget høje. Det er bedst i de fleste tilfælde at søge en uformel eller i bedste fald en interimsaftale.
Hvis du skriver til at klage over en bestemt person, skal du begrænse brevet til sine mangler og ikke forringe organisationen som helhed. Hvis du skriver for at klage over en virksomhedspolitik, må du ikke fornærme modtageren eller denne politik. Angiv blot, hvad problemet er, og hvordan du vil have det løst.
Nogle steder, såsom klage her, offentliggør deres klager og præsenterer andre forbrugere i samme situation med hensyn til et bestemt firma.
Opbevar kopier af al korrespondance og forsendelsesdatoer for dine breve.

advarsler

Det er ulovligt at skrive et brev med trusler om fysisk vold, ødelæggelse af ejendom eller aggression til sundhed eller sikkerhed. Disse trusler kan fortolkes som chikane, der er åben for retssag og kan straffes fra bøde til fængsel. Gør dig selv en tjeneste og tag truslerne ud af dit hoved. Sæt dem ikke på brevet, meget mindre send dem!

Del på sociale netværk:

Relaterede