Sådan laver du en mailfusion

Mail Merge er et fælles valg af kontorprogrammer, der gør det muligt at skræddersy et dokument til flere modtagere. Du kan oprette en Mail Merge til forskellige typer dokumenter, herunder konvolutter, etiketter, breve, e-mails og nummererede kuponer. Læs trinene herunder for at lære, hvordan du opretter en Mail Merge på din egen computer.

indhold

Trin

Metode 1forberedelse
Metode 2mail merge i office

Video: raffle ticket numbering with word and number-pro

trin

Metode 1
forberedelse

Lav en datafil. Det kan være et regneark, en database eller endda et tekstdokument med den korrekte formatering. Regneark bruges mest, og denne vejledning forudsætter at du bruger et regneark.

Din datafil skal indeholde alle de oplysninger, der skal udveksles på hver kopi. Hvis du for eksempel skriver en brevskabelon, skal din fil have navne og muligvis adresserne på alle de personer, du vil sende brevet til.
- Placer hver information i en celle langs linjen, så hver type information (navn, efternavn, alder osv.) Er i en egen kolonne.
Vær klog, når du navngiver kolonnerne. Programmer læser dataene efter kolonner og antager, at den første celle i hver kolonne er navnet på typen af information, så navngiv det, så det giver mening for dig.
- Start for eksempel kolonnen, der vil have navnene med "navn", og sæt derefter alle navne i cellerne nedenfor. Så når du bliver spurgt, hvilket felt du vil indsætte i dit brev, vil du se "navn" indstillingen og vide, hvad det indeholder i den kolonne.
Office-brugere, der bruger Outlook som deres e-mail-manager, kan bruge Outlook-adressebogen som en datafil i stedet for regnearket, hvis de ønsker det.

Gem filen med dataene. Gem det på et sted, du nemt kan finde, og giv det et navn, du vil huske nemt.

Skriv dit primære dokument. Dette er dokumentet, hvor du vil tilføje oplysningerne. Hvis du skriver et brev, er det primære dokument brevet. Ethvert emne, som postliste vil udfylde for dig (f.eks. Navne) skal være tomt for nu.

Metode 2
Mail Merge i Office

Video: raffle ticket numbering with Word and Number-Pro

Billede med titlen Gør et brevflet Trin 4

Åbn Mail Merge manager. Åbn Wizard Mail Merge ved åbning af Word. Hvis du ikke finder det, skal du åbne menuen Funktioner og vælge Mail Merge fra listen.

Billedbetegnelse Lav en Mail Merge Trin 5

Besvar spørgsmålene i Word. Office Mail Merge-værktøjet har en indbygget oprettelsesguide med et par trin for at gøre dit liv nemmere og vælge dataene mere intelligent og præcist.

Start med at vælge den type dokument, du skriver. Vælg den mulighed der bedst passer dig, og klik på Næste.
Vælg det "hjemmedokument" (primært dokument), du vil bruge. Hvis du fulgte disse trin, kan du vælge "Brug det aktuelle dokument". Klik på Næste.

Billedbetegnelse Gør en Mail Merge Trin 6

Vælg hvilken fil der skal bruges. Dette er filen med de data, du oprettede før. Vælg den relevante indstilling, og klik på Næste for at gennemse filen og føje den til dit dokument.

Hvis du foretrækker at bruge Outlook-adressebogen, skal du vælge denne indstilling.

Billedbetegnelse Gør en Mail Merge Trin 7

Vælg hvilke data der skal bruges. Office giver dig mulighed for at vælge eller fjerne linjer, som du vil. Dette giver dig mulighed for at vælge, hvilken datafilinformation du vil føje til dokumentet, hvilket gør datafilen endnu mere nyttig, da den kan indeholde oplysninger til brug i forskellige dokumenter. Når du er tilfreds, skal du klikke på Næste.

Dataene kan sorteres ved at klikke på feltet med navnet på hver kolonne. Dette kan være nyttigt, hvis du skal finde forskellige oplysninger hurtigt.

Billedbetegnelse Gør en Mail Merge Trin 8

Indtast datafelterne. På næste side af guiden bliver du bedt om at skrive dokumentet, hvis du ikke allerede har gjort det, og du vil have en række muligheder for at indtaste filens data i dokumentet.

Indtast et datafelt ved at placere markøren, hvor du vil placere feltet og vælge den relevante indstilling i guiden.
- Du kan slette datafelter, der er i forkerte eller dubletter, ved at trykke på backspace eller slette på tastaturet, ligesom du ville slette et bogstav eller et tal.
Standardoplysningerne ændrer sig lidt afhængigt af typen af dokument, du har fortalt den guiden, du skriver. Office gør sit bedste for at udfylde oplysningerne korrekt fra de data, du har angivet. Hvis du for eksempel skriver et forretningsbrev, skal du se en mulighed for at indsætte en adressebog, der indeholder for- og efternavn for hver modtager og den komplette adresse, sorteret i nogle få linjer.
- Nogle af de foruddefinerede indstillinger åbner et ekstra vindue for at udfylde de relevante oplysninger. De er alle mere eller mindre enkle og lette at forstå.
- Hvis du bruger en forudindstillet, og den ikke kan finde de korrekte oplysninger, skal du klikke på "Match Fields" -knappen for at lære programmet, hvilke navnefelter svarer til standardnavne. For eksempel kan du lære at han kan bruge kategorien "UF" i hans datafil til at udfylde "Status" -data i Adressebogen.
For at bruge dine egne felter klik på "flere muligheder". Du kan se de navne, du lægger i hver kolonne, og derefter bruge dem.

Billede med titlen Gør et postfletning Trin 9

Tjek dine kort. Mail Merge viser ikke de feltspecifikke oplysninger, du har tilføjet til dit primære dokument, indtil du udskriver det, men Word tilbyder en forhåndsvisning funktion, som lader dig tjekke ud og sørge for, at oplysningerne vises på de rigtige steder den måde du lægger den på i dokumentet. Du er velkommen til at bruge denne funktion, indtil du er sikker på at alt er i orden.