Virksomheder dokumenterer ofte en proces for at sikre, at arbejdstagerne ved, hvordan man gør det ordentligt, eller at analysere det for at gøre forbedringer. Hvis du har været ansvarlig for at dokumentere en sag eller har besluttet at gøre det selv, skal du sørge for at involvere personer, der har erfaring og viden om processen som helhed. To typer flowdiagrammer er beskrevet nedenfor, men hvis du på den anden side har forestillet dig en anden form for simpelt diagram eller tekstdokument, som er mere velegnet til din proces, kan du bruge den. I så fald skal du læse den generelle advarselssektion for at få en idé om formålet med procesdokumentation.
Metode 1 Bestem, hvordan du dokumenterer din proces
1
Hold dig til en proces ad gangen, når det er muligt. Forsøg ikke at beskrive alt dit arbejde i blot et flowdiagram. En række korte dokumenter, der dækker hver enkelt opgave, vil være meget nemmere at følge.
Hvis du er nødt til at dokumentere en stor proces, f.eks. Oprettelse af et forretningsprodukt, fra design til salg, skal du kun bruge enkle navne til hver opgave i processen. Brug om nødvendigt yderligere dokumenter til at forklare hver enkelt opgave mere detaljeret.
2
Fragmenter den større ramme til subprocesser. Underprocesser er de vigtigste opgaver, der udføres under processer. Hvis du ikke er fuldt ud bekendt med den proces, du dokumenterer, interviewe ledere eller andre eksperter for at få en god forståelse af de involverede opgaver.
Generelt, hvis et trin i dit dokument indeholder mere end et verb eller ordet "og", kan det opdeles i to dele. For eksempel: "Sæt brød og hamburger på grillen" skal opdeles i "Sæt hamburgeren på grillen" og "Sæt brødet på grillen".
3
Bestem, om processen er enkel nok til et tekstdokument. Hvis din proces altid er den samme og kun omfatter nogle få beslutninger og variationer, kan du bare skrive trinene i en liste. Brug et elektronisk tekstdokument (f.eks. En Microsoft Word-fil) eller et ark med foret papir.
4
Overvej at lave et rutediagram. Et simpelt rutediagram er en nem måde at visuelt repræsentere processen på som beskrevet i de følgende afsnit på denne side. Der er måder at opbygge mere komplicerede flowdiagrammer på, men det er ikke nødvendigt for de fleste processer. Følg instruktionerne nedenfor for kun at udarbejde komplekse rutediagrammer, hvis din proces har mere end ti trin "og" du har mere end tre personer, der udfører forskellige trin.
5
Hold det så kort som muligt. En side er ideel, men selv for komplicerede processer, prøv at begrænse dem til fem sider eller mindre. Kun specialiserede og komplekse opgaver skal kræve lange dokumenter, og endda kun, hvis dokumentet bliver brugt af de personer, der udfører dem.
For eksempel, hvis dokumentet er beregnet til at vejlede læger i diagnosen kræft, vil du sandsynligvis nævne hver diagnostisk test, som kan bruges. Men hvis den samme proces dokumenteres for at blive præsenteret for ledere, skal du oprette en kortere version, som efterlader de mere detaljerede trin, såsom beslutningerne om hvilke indstillinger der skal gælde for en bestemt maskine.
Fjern adjektiver fra opgavens navne. Disse overskrifter skal være korte og klare. Skriv f.eks. "Send faktura til kunde", "nej" "Send fuld faktura til alle tjenester til kunder, der anmoder om et produkt."
6
Inkluder visuelle repræsentationer, hvis det gør det lettere at læse processen. Nogle mennesker forstår bedre visuelle repræsentationer end skriftlige tekster, især hvis de er ledere, administratorer eller andre, som måske ikke er involveret i den praktiske oplevelse af den proces, de dokumenterer. Disse billeder kan være diagrammer, fotografier, skærmbilleder, så længe de er enkle og klare.
7
Indsæt kun diagrammer eller billeder på siden, hvis dette er nødvendigt for at forstå et udtryk i procesdokumentet. Hvis dokumentet f.eks. Kræver, at læseren skal identificere forskellen mellem to typer af maskiner, skal der gives klare diagrammer eller billeder af disse maskiner.
Inkluder ikke clipart eller andre billeder, hvis de bare er for sjov.
Video: BPMN - Kursus om Business Process Modeling Notation
8
Se folket til stillingen, ikke navnet. Dokumentet overskrider et individ. Skriv ikke: "Send møde minutter til Carol". Skriv: "Send minutter til mødet til præsidenten" Hvis du mener, at navnet er nødvendigt for læseren at vide, hvem du skal kontakte, skal du angive navn og stilling.
9
Gør det klart, hvordan en proces forbinder med andre. Dokumentation af en proces til "Organisering af nyhedsbrev" kan f.eks. Ende med notatet "Det endelige resultat sendes til redigeringen. Se dokumentet titlen `Rediger nyhedsbrevet`. Dokumentet titlen Rediger nyhedsbrevet skal begynde med notatet "Dette er forud for Organiser nyhedsbrevet" og slutter med "Nu er dette sendt til publikationen. Se dokumentet titlen `Udgiv nyhedsbrevet`.
10
Gør dokumenter redigerbare og tilgængelige. Lav eksemplarer til folk til at læse og studere. Opbevar et elektronisk referencedokument i et redigerbart format, så der kan foretages ændringer, hvis det er nødvendigt.
Dokumenter i PDF-format kan ikke redigeres. Hvis du bruger et program, der er specialiseret i forfatter og layout, kan det gemme de redigerede filer i et andet og unikt format. Andre mennesker vil sandsynligvis skulle downloade eller købe det samme program, før de kan redigere dokumentet.
Hvis du kun vil dokumentere processer udelukkende gennem tekst, skal du bruge et almindeligt filformat, f.eks .: .doc, .docx, .txt eller .rtf. Hvis du forventer at dokumentet ændres hyppigt, skal du bruge en online fil hosting service som Google Docs, så folk altid kan se den nyeste version.
11
Venligst klassificer dokumentationsprocessen omhyggeligt. Skriv oprettelsesdatoen og den sidste ændring på et indlysende sted i hvert dokument øverst på siden, for eksempel. Hvis flere personer redigerer dokumentet, kan det være nødvendigt at sætte deres navn eller initialer nær den sidste redigeringsdato. Endelig skal du indeholde en titel og et navn på filen, der klart meddeler hvilke procesdokumenter der henvises til.
Metode 2 Opret flowdiagrammer
1
Lav et rutediagram for at forklare enkle opgaver nemmere. Flowcharts er meget gode til at beskrive grundlæggende information i en letlæselig visuel stil. De kan bruges til at lede nye medarbejdere gennem enkle opgaver under jobtræning eller at hjælpe en medarbejder, der udfører en opgave midlertidigt på grund af, at kollegaen ikke har ansvaret for det.
2
Arranger flowchartet fra venstre til højre, top til bund. Når du laver et rutediagram, tegner du en boks for hver opgave i processen og forbinder den med pile, der peger på den rækkefølge, hvor sådanne opgaver skal udføres. Start fra din venstre side eller fra toppen af siden, ligesom du gør, når du skriver. Ved at beskrive sekvensen af trin i den rækkefølge gør du det nemt at forklare hvad man skal gøre med nogle få ord.
3
Hvis du arbejder med et andet sprog end den engelske, skal du bruge den i stedet for den beskrevne. For eksempel flytter et flowchart skrevet på arabisk fra højre til venstre.
Brug piletasterne til at holde retningen fri. Tegn ikke kun pilefrie linjer mellem opgaver.
4
"Start med en cirkel med titlen `begyndelsen`. Hvis dit rutediagram er lille nok til at passe i en række eller kolonne, behøver du muligvis ikke denne cirkel. For mere komplicerede flowdiagrammer er det meget nyttigt at have en ret åbenbar cirkel med overskriften "start".
5
Tegn et rektangel med navnet på den første opgave skrevet inde i den. Tegn en pil, der peger fra startkredsen til boksen med den første opgave. F.eks. "Få kundeforespørgslen".
6
Tegn en pil til næste opgave eller spørgsmål. Denne pil peger på den næste boks, med den anden opgave skrevet inde i den. Hvis der er en beslutning, der skal træffes, eller et spørgsmål der skal besvares, før opgaven udføres, skal du skrive spørgsmålet inde i en diamant.
Brug forskellige farver til pastiller og æsker, hvis det er muligt.
7
Kør fra diamanten til de næste opgaver i henhold til svaret eller beslutningen. F.eks. Boksen, der beskriver følgende opgave: "Få kundeordren", fører til en diamant med spørgsmålet: "Har du bedt om vand?". Tegn to pile, der kommer ud af diamanten. I en skriv "ja" eller "s" og peg det på en boks markeret som: "Giv kunden vand". På den anden pil skriver du "nej" eller "n" og leder det til en boks, der siger "Tag ordren til køkkenet."
Metode 3 Lav komplekse flowdiagrammer
1
Brug disse typer flowdiagrammer til komplekse processer, der involverer flere personer og afdelinger. Hvis du dokumenterer en kompliceret proces, hvor mange mennesker, hold eller afdelinger arbejder uafhængigt, bør du overveje at opbygge et komplekst rutediagram. Denne type rutediagram, der beskrives her, kaldes "svømme linjediagram" eller "rummler-branche diagram". . Diagrammet gør det lettere at se, hvem der er ansvarlig for hver opgave, og hjælper med at identificere områder, hvor processen kan forbedres.
Flow diagrammet skal beskrive processen som den rent faktisk er gjort, ikke hvordan det skal gøres.
2
Overvej at bruge software. Flow diagrammet vil sandsynligvis se mere ordnet og læseligt, hvis du bruger diagrammeringssoftware. En elektronisk fil gør det nemt at foretage de nødvendige ændringer i rutediagrammet. Søg på internettet for "proces kortlægning software", så sørg for at købe eller downloade en, der kan oprette Rummler-Brache diagrammer.
Video: How Lord of the Rings director brought colour to WW1 - BBC
3
Liste hver deltager i en organiseret kolonne på venstre side af siden. Linjerne kan klassificeres som en afdeling, et hold eller en persons position. Hver deltager er ansvarlig for opgaver placeret på deres vandrette linje, der strækker sig over hele siden. Dette kaldes undertiden "deltagerens svømningsstribe."
Stråler kan klassificeres efter farve. De skal altid deles med fede sorte linjer for at gøre det nemmere at læse folk, der er farveblind.
4
Prøv at sætte grupper, der interagerer med hinanden, i tilstødende stillinger. Dette er dog ikke nødvendigt.
5
Start med den første opgave. Start processen ved at placere den første opgave i en boks nær venstre side af siden, lige til højre for den deltager, der er ansvarlig for den. Hvis for eksempel forskningsafdelingen starter processen ved at oprette en produktidee, skal du tegne en boks til højre for ordet "Søg" og mærke det som "Opret produktidee".
6
Fortsæt som om det var et normalt flowdiagram, men hold opgaverne til højre og placeret på den rette linje. Hvis Søg f.eks. Sender dine produktideer til Marketing for brandprøver, skal du tegne en pil fra "Opret produktidee" til en boks i Marketing rækken til højre for den foregående boks. Mærk denne "Focal Test" boks.
Nogle gange kan en opgave gentage sig selv, for eksempel kan produktet vende tilbage senere til yderligere brandprøvninger. Hvis processen vender tilbage til det samme foregående trin, skal du tegne en pil, der peger på den originale boks mærket "Focal Test". Hvis processen er anderledes (for eksempel er dette et mere avanceret stadium af fokalprøver, der fører til forskellige opgaver), lav en ny kasse med et andet navn, såsom: "Advanced Focal Tests".
7
Lær hvordan man bruger pastiller og cirkler. Mange flowcharts bruger bokse, pastiller og cirkler, samt pile mellem dem. Du har allerede set de felter, der er mærket med jobtitlerne. Brug en diamant, når der er flere mulige resultater. Brug cirkler, når et resultat er opnået. Fortsæt med eksemplet ovenfor, tegne en pil fra "Focal Tests" -opgaven for en diamant mærket "Er produktet godkendt?". Tegn en pil, der kommer ud af diamanten med mærket "nej" og forbinder det med en cirkel med titlen "Afslutning af processen". En anden pil, mærket "ja", kan føre til den næste opgave i processen.
Placer diamanten på linjen eller "streak" af den deltager, der er ansvarlig for beslutningen.
Cirklen mærket "Processens slut" skal være på sin egen linje uden tilknytning til nogen deltager.
Der er mange andre specialiserede symboler for flowdiagrammer, men de bruges sjældent og ikke almindeligt nødvendige. Du er velkommen til at søge efter dem selv, hvis du tror, at dit dokument ville have gavn af et bredere udvalg af symboler.
8
Indstil en standard. Brug lignende boksestørrelser og højst to eller tre forskellige farver for at gøre dit rutediagram så læsbart som muligt. For eksempel kan alle felter (opgaver) have en blå baggrund, mens diamanter (spørgsmål) kan være gule.
Hvis det er muligt, spor svar pilen "ja" altid fra den ene side af kassen (for eksempel den højre side) og "nej" pilen altid på den anden side (for eksempel bundsiden). . Dette er ikke altid muligt eller nemt at opnå, så brug ikke for meget tid på dette problem.
9
Brug om nødvendigt en anden side. Det er bedre at bruge flere sider end at gøre flowchartet så lille, at det ikke kan læses. Brug noterne eller pilene korrekt til at gøre det mere klart, hvordan flowdiagrammet fortsætter. For eksempel tegner du en pil, der er mærket "A", hvilket fører til højre side af siden. På den næste side tegner du en pil fra venstre side, også mærket "A".
10
Rediger flow diagrammet. Følg hver mulig "rute" gennem rutediagrammet og se om det giver mening. Ideelt set bør en person, der er fortrolig med processen, ledsage den, opdage fejl og identificere de manglende trin. Når du har kontrolleret mindst en gang og rettet nogle fejl, er dokumentet klar til at blive vist eller sendt til andre involverede. Du er dog velkommen til at redigere denne rutediagram, hvis processen ændrer sig senere, og sender et opdateret dokument til de personer, der vil bruge det.
Metode 4 Gennemgå procesdokumentationen for at forbedre den
1
Identificer områder, hvor kvalitetskontrol kan være nyttig. Hver gang processen bevæger sig fra en person eller et team til et andet, skal man overveje, om nogen skal undersøge det igangværende arbejde for at se om det er klar til at fortsætte. Er kvaliteten ofte substandard efter et bestemt trin, som det normalt udføres af en uerfarne teammedlem? Hvilke processer har den største overordnede effekt på kvalitet, og de fleste har brug for ekstra opmærksomhed?
Hvis du beslutter dig for at anbefale et kvalitetsvurderingstrin i denne proces, skal du oprette et klart kriterium for "fremskridt" for næste trin. Lad ikke folk gætte på kvalitetsstandarden i brug.
2
Find opgaver i to eksemplarer. Hvis dit diagram eller dokument indeholder to identiske opgaver, skal du overveje, om det er nyttigt eller ineffektivt. Nogle gange er det godt at gentage en opgave for at opnå bedre kvalitetskontrol (for eksempel to afdelinger, der inspicerer et produkt på forskellige stadier). Men simple opgaver som revision bør ikke forekomme mere end én gang i gang. Forslaget er, at en af de dobbelte opgaver fjernes fra procesprocedurerne.
3
Find unødvendige bevægelser mellem afdelinger. Dit dokument kan vise, at personen "A" og person B overfører ansvar frem og tilbage fra processen mange gange. Er det muligt at reducere antallet af unødige overførsler? Hvis du kan omorganisere processen, skal person A være i stand til at udføre forskellige opgaver i samme periode og derefter levere dem til person B.
tips
For at dokumentere en stor proces skal du oprette flere rutediagrammer eller diagrammer. Først skal du lave grafiske fremstillinger af processen eller det større billede. Inkluder underprocesserne i denne ramme. Opret derefter en anden visuel repræsentation fokuseret på delprocesserne. Præsentere de opgaver, der udgør disse delprocesser.
Sådan ændrer du procesprioriteter i Windows Task Manager
Oprettelse af et flytdiagram
Oprettelse af et Gantt-diagram
Sådan afslutter du en opgave i Google Chrome
Sådan fjerner du Csrss.exe
Hvordan man skriver et mål
Sådan opretter du en ændringsplan
Sådan udvikler du en forretningsplan
Sådan dokumenterer du en ansattes præstationer
Sådan måles procesforbedring
Hvordan man observerer Jupiter
Sådan ændrer du en lov gennem den demokratiske proces
Sådan Master I Teknisk Skrivning
Sådan vælger du en god advokat
Sådan skrives en standard driftsprocedure
Sådan laves et procesdokument
Sådan analyserer du en forretningsproces
Sådan udføres en grundlæggende regnskabsrevision
Sådan oprettes et beslutningstræ
Sådan forudsiger du efterspørgslen efter en virksomhed