Hvordan man organiserer et effektivt møde

Gør hvert møde umagen værd - eller organiser ikke engang en: Bestem, om der er behov for et møde og kun invitere de nødvendige personer. Meget tid er spildt, simpelthen fordi ledere mener, at ansigt til ansigt med medarbejderne er vigtigt. E-mails eller rapporter er ofte nok til at opdatere de oplysninger, som din gruppe har brug for. Men hvis du har brug for et hurtigt og øjeblikkeligt svar fra alle deltagere, vil en Email ikke være så effektiv som et møde.

Indstil mål og distribuere en køreplan på forhånd: Opret en ramme for dit møde. Hvis du forklarer hvilket resultat du søger, vil det vække mere interesse for deltagerne og gøre mødet mere produktivt. I det mindste vil det fremhæve en funktion, at hele mødet skal have: et mål. Før mødet begynder, skal du sørge for, at alle til stede forstår de mål, der skal nås.

Tag mødet, tag hovedet og hold mødet altid fremad: Effektive møder er resultatet af et godt lederskab. Tag føringen og gør det klart, at du vil holde diskussionerne aktuelle, på en nyttig og relevant måde. At holde fast i emnet er også nøglen til at bevare scriptet. Hvis samtalen bevæger sig ind i et andet område, skal du omorientere gruppen ved at sige noget som "Interessant, men jeg tror ikke, vi går videre. Hvis det er muligt, bør vi vende tilbage til hovedmålene "

Få det ønskede resultat af alle gaver: Da formålet med et møde er at udveksle ideer blandt de tilstedeværende, er et ærligt svar fra alle deltagere afgørende. Det er mødelederens ansvar at få dem alle hørt. At opbygge en konsensus eller træffe en beslutning, undgå at indføre din mening hele tiden - det er meget nemt for en leder at forfalske en udveksling af ideer, hvor alle antager, at resultatet allerede er fastlagt. Undgå fristelsen til straks at afvise ideer - selv når de er absurde.

Sørg for at alle ved, hvad det næste skridt vil være: Afslut mødet ved at spørge alle, hvad de fandt, og hvis mødet var nyttigt og hvis ikke, hvad der kan gøres bedre næste gang.