Sådan administreres dokumenter på en Mac

Være i stand til at genoprette dem. Markering og hentning, den anden faktor til styring af et dokument på Mac. For at sikre, at du kan finde dine filer, når du har brug for dem, er det vigtigt at lave et symbol - og for Mac-brugere er "Spotlight" let nok til at finde alt , såsom titler, dato for oprettet fil osv. Derudover hjælper metadata meget. De indeholder mange dokumentoplysninger, såsom emne, forfattere, type, tid, størrelse eller ISBN osv. For denne Meta-information kan du bruge den til at finde referencer ved hjælp af Document Management Software (SGD). Ved at bruge `SGD` og `Metadata` kan du finde dine filer efter emne, type, størrelse, dato eller endda søgeord i indholdet! Så let som at bruge Spotlight!

Sørg for sikkerheden for dine filer. Hvordan forhindrer du dine personlige filer i at blive hacket eller offentliggjort over hele internettet? Der er to metoder til at gøre dette. Du kan ændre privilegiet under betingelserne for brug af filen, eller du kan nemt sætte dette i mappen Sikkerhed i dokumenthåndteringssoftwaren. Således kan mappen kun åbnes med dit personlige kodeord.

Har en distributionsmetode. `Distribution`, som dagens forretninger eller projekter, kan vi ikke bare holde vores kreationer på vores Mac - vi skal sende eller sende dokumenterne til andre pårørende. Levering af vores arbejde til andre sikkert og korrekt er et af de vigtige aspekter af dokumentstyringssystemet. Typisk er der tre forskellige metoder: 1) Udskrivning - 2) Computernetværk - 3) Trykt kopi. Den mest bekvemme, hurtige og miljøvenlige måde at dele dit dokument på er via netværk. Der er mange gratis og berømte dokumentdelingstjenester som Google Docs og Slideshare.com. Derudover kræves der også et netværk for at dele filer på en placering eller et kontor. Dokumentstyringssoftware understøtter typisk alle medie- og outputmetoder med en smart delingsliste.