Sådan organiseres e-mails

Opret mapper for at organisere indholdet af din indbakke. Processen med at oprette disse mapper varierer afhængigt af din e-mail-udbyder. Der er dog en generel måde at oprette dem på - som let kan anvendes til enhver udbyder, som f.eks. Gmail, Hotmail, Yahoo!, Outlook og iCloud.

• Når du har adgang til din konto, skal du gennemse panelet øverst eller til venstre på skærmen for at få mulighed for at tilføje en ny mappe. Du skal muligvis klikke på fanen "Mapper" for at åbne en rullemenu eller udforske panelet for at finde denne indstilling. Når du finder det, skal du klikke på det for at oprette en ny mappe. Et vindue åbner, så du kan indtaste det navn, det vil bruge. Herefter skal du trykke på "Enter" eller klikke "Create" eller "Add" for at afslutte processen.
• Hvis du har overskydende antal e-mails, skal du oprette oprydningsmapper for at forenkle organisationsprocessen. Disse mapper giver dig mulighed for at "slette" store mængder beskeder på én gang. Det er mere fornuftigt at bruge dem, hvis du kategoriserer dine e-mails med tiden. Opret mapper og navngive dem med år, kvartaler eller måneder - uanset hvad du behøver. Det er ikke nødvendigt at oprette en mappe for den aktuelle periode, da indbakken selv vil fungere som en.
• For de e-mails, du modtager på dette tidspunkt, og du vil gemme, skal du oprette mapper, der organiserer dem i separate kategorier. Hvis du beskæftiger dig med din personlige email, kan de generelle kategorier være: "Konti", "Skole / skolebetalinger", "Køb" og "Vigtige spørgsmål". Hvis du beskæftiger dig med din professionelle email, omfatter forslagene: "Møder", "Konti", "Fakturaer", "Kundeservice" og "Vigtige spørgsmål". Hvis det er svært at trykke på meddelelserne, skal du oprette flere beskrivelser for mapperne: "Meget vigtigt", "Vigtigt" og "Ikke meget vigtigt".

Opret om nødvendigt undermapper. Du kan oprette mapper i eksisterende mapper. Det kan være nødvendigt at gøre dette, hvis du modtager mange meddelelser, der ikke passer ind i de grundlæggende kategorier. Hvis din personlige e-mail f.eks. Har en mappe, der hedder "Kvitteringer", skal du muligvis have en undermappe til at adskille dine udgifter til skole / skole, dit hjem og underholdning. Processen med at oprette disse undermapper adskiller sig ikke meget fra at oprette almindelige mapper. Bare gentag det - men se efter den mulighed, der lader dig lægge en mappe inde i en anden.

Lær, hvordan du får adgang til de nye mapper. Når de oprettes, vises de i panelet "Mapper", som er på venstre side af skærmen eller under fanen med samme navn, som er øverst i vinduet. Find, hvor de vises, så når du bogmærker eller arkiverer dine meddelelser, skal du vide, hvor de skal findes. Du kan navigere mellem indbakken og mapperne ved at klikke på "Indbakke" for at se emnerne og derefter det specifikke mappenavn for at få adgang til det.

Gør en rengøring i din indbakke. Før du begynder at tømme den, rydde du meget af de "gamle" e-mails for at indsnævre fokuseringen af ​​den aktuelle messagingproces.

• For at isolere e-mails efter dato skal du gøre en avanceret søgning i indbakken. Undersøg det højre hjørne af søgefeltet og find en pil ned. Klik på den.
• Hvis din email leveres af Outlook, skal du sandsynligvis flytte markøren til feltet og klikke på den. Søg nu efter et link, der siger "avanceret søgning" eller "søgemuligheder". Klik på det for at vælge søgemulighederne.
• Find muligheden for at søge efter datoer og indtast det datointerval, du vil undersøge. Du kan vælge at isolere e-mail fra bestemte perioder - før eller efter en bestemt dato - eller de e-mails sendt på bestemte dage.
• De resterende e-mails i indbakken er det primære fokus for denne fase af organisationsprocessen. Du vil ende med at messe med gamle beskeder ved hjælp af de samme metoder, der er beskrevet her. Men for at gøre en sådan proces enkel og hurtig, vil målet være at håndtere de aktuelle meddelelser. Nogle ældre e-mails kan slettes eller flyttes til en mappe, hvis de vises i søgeresultaterne under tømningsprocessen.