Sådan automatiserer du rapporter i Excel

En af de mange funktioner i Microsoft Excel er dens evne til at automatisere rapporter. Du kan oprette interaktive regneark for at forenkle indsættelsen af data i dine arbejdsbøger, samt automatisere genereringen af rapporter. Begge funktioner kræver en vis viden om Visual Basic. Trinnene til disse opgaver beskrives nedenfor, ved hjælp af MS Excel på engelsk.

indhold

Trin

Metode 1oprettelse af et interaktivt regneark
Metode 2automatisk rapportgenerering

Video: linking excel data into word documents.mp4
Tips
Video: word 2013 - nytt dokument

trin

Metode 1
Oprettelse af et interaktivt regneark

Beslut om layoutet af dit regneark. Dit regneark skal følge en stil, der giver andre brugere mulighed for hurtigt at finde de ønskede felter.

Du kan organisere dit regneark vandret eller lodret. De fleste brugere finder det nemmere at arbejde med et lodret layout, især hvis du udskriver regnearket.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 2

Opret nogle `tekstetiketter` til regnearket. Lav en titel / tag øverst i hver kolonne til venstre for hver linje.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 3

Tryk på Alt og F11 samtidigt. Dette vil initialisere Microsoft Visual Basic Editor.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 4

Dobbeltklik på "ThisWorkbook" i afsnittet "Project-VBA Project" i øverste venstre hjørne. Du åbner et kodningsvindue i hovedredaktøren af editoren.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 5

Vælg "Procedure" i menuen Indsæt. "Tilføj procedure" boksen åbnes.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 6

Indtast et navn til proceduren i feltet "Navn". Giv et meningsfuldt navn som "SumExpenses", hvis dit interaktive regneark bruges til f.eks. Rejseudgiftsrapporten. Klik på OK for at lukke boksen.

Procedurenavnet kan ikke indeholde mellemrum, men du kan bruge en understregning (_), hvis du vil.
Når du har lukket feltet Tilføj procedure, vil du se en linje kaldet "Offentlig del", efterfulgt af navnet på din procedure. Under denne linje vil der være et mellemrum og ordene "End Sub".

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 7

Indtast en kode for hvert indsætningsfelt i regnearket. Du skal indtaste to linjer for hver indgang.

Den første linje af kode bruger formularen "Range (" cellenavn "). Vælg", hvor "cellenavn" repræsenterer den celle, som de indtastede data vil gå til. Dette skal være cellen umiddelbart til højre for titlen. Hvis du har titlen i A2, skal du bruge `inputfeltet` i B2 (Range ("B2"). Vælg). Brug citatmærkerne mellem cellenavnet og ikke hele formlen.
Den anden linje kode vil være "ActiveCell.Value = InputBox (" InputPrompt ")," hvor "InputPrompt" er den tekst, der vises til at guide brugeren på den type information, der skal indtastes. For eksempel, hvis `inputcellen` er til måltidsudgifter, skal du erstatte `InputPrompt` med `Indtast det samlede beløb brugt på måltider, herunder tips`. Brug citatmærkerne mellem cellenavnet og ikke hele formlen.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 8

Indtast koden for hvert beregningsfelt. Du skal bruge igen de to linjer som allerede nævnt ovenfor, men denne gang, ActiveCell.Value er en beregning eller numerisk funktion som `SUM` ( `SUM`) i stedet for InputBox bruges til at vise input prompt.

Billede med titlen Automate Reports i Excel Trin 9

Tilføj en kommandolinje for at gemme dit regneark. Formatet er "ActiveWorkbook.SaveAs Filnavn: =" Filnavn.xls "," hvor "Filnavn" repræsenterer navnet på dit interaktive regneark. Brug citatmærkerne mellem navnet på regnearket og ikke hele formlen.

Hvis du bruger Excel 2007 eller senere, kan du erstatte udvidelsen ".xls" med ".xlsx", men dem med Excel 2003 eller tidligere vil ikke kunne åbne regnearket uden en plugin installeret.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 10

Tryk på Alt og Q samtidigt. Dette lukker Visual Basic-editoren.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 11

Tryk på Alt og F8 samtidigt. Dette åbner makroboksen.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 12

Klik på navnet på din procedure i makrolisten. Hvis din procedure er den eneste i listen, vælges den automatisk.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 13

Klik på knappen "Indstillinger". Du bliver bedt om at definere en nøgle, der vil blive brugt som en genvej sammen med Ctrl. Brug noget intuitivt og ikke bruges, for eksempel "og" til "input".

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 14

Klik på "OK" for at lukke feltet Makroindstillinger. Nu kan du distribuere dit interaktive regneark til alle, der bruger det. Efter at have åbnet det, vil brugerne kunne bruge genvejen og følge de instruktioner, du oprettede for at udfylde dataene.

Metode 2
Automatisk rapportgenerering

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 15

Lav din rapport med en pivottabel. PivotTables er lavet til at gruppere og opsummere oplysninger, der muliggør sammenligning af data og identifikation af tendenser. Din PivotTable skal være forbundet til data overalt på dit regneark eller importeret fra en database.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 16

Skriv et Visual Basic-script for at åbne og lukke rapporten. Dit script skal udføre de funktioner, der er angivet nedenfor. Hver funktion beskrives efterfulgt af den kode, der er angivet i parentes, der skal implementeres. Når du skriver koden effektivt, skal du skrive alt i en enkelt blok, erstatte eksemplernes navne med dine faktiske data, og ikke med de firkantede parenteser, der lukker hele eksemplet.

Åbn regnearket i skrivebeskyttet tilstand. [DIM XLAppSet xlApp = CreateObject ( "Excel.App") xlApp.Visible = falsexlapp.workbooks.open excelloc Filnavn.xls, 3]
Opdater dataene og gem rapporten. I dette eksempel blev det gemt som PDF, med et datostempel. [Truexlapp.activeworkbook.RefreshAllxlapp.activeworkbook.ExportAsFixedFormat xlTypePDF, pdfloc reportname_ DatePart ("yyyy, nu ()) ";" Højre ("0" DatePart ("m", Now ()), 2) ";" Right ("0" DatePart ("d", Now ()), 2) ".pdf"] Hvis din endelige fil er i et andet format, skal du erstatte .pdf-udvidelsen med den ønskede.
Luk regnearket uden at gemme det, og luk derefter Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
Brug ".xlsx" i stedet for ".xls", hvis regnearket er gemt i Excel 2007 eller et andet nyere XML-baseret format.

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 17

Skriv et "batch script" for at starte Visual Basic scriptet. Dette kræves for at scriptet skal køre automatisk. Uden batch scriptet skal VB scriptet køres manuelt.

Hvis dit script er i dette format, skal du erstatte mappestier og filnavn med din og fjerne "[]". [cscript / Nologo fileloc script.vbs]

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 18

Skriv et batch script for at kontrollere den oprettede outputfil. Dit script skal udføre de funktioner, der er angivet nedenfor. Hver funktion vil blive efterfulgt af den kode, der er angivet i parentes, der skal implementeres. Når du skriver koden effektivt, skal du skrive alt i en enkelt blok, erstatte eksemplernes navne med dine faktiske data, og ikke med de firkantede parenteser, der lukker hele eksemplet.

Kontroller, at outputfilen eksisterer. [Til / F "tokens = 2-4 = delims /" %% en i ( `dato / T`) = den indstillede rreport rapportnavn %% _ c - den %% - %% b.pdf)]. Hvis outputfilen ikke er en PDF, skal du udskifte udvidelsen.
Hvis outputfilen / Nelatório eksisterer, send det via e-mail til de personer, der har brug for det. [Hvis der findes pdfloc %% rreport (sendEmail [email protected] -f -t [email protected] -u -m Rapport Rapport Planlagt rapport %%% er vedlagt. -a pdfloc %% -s rreport yourserver: port -xu brugernavn -xp password)]
Hvis ikke eksisterer rapporten eller ikke fundet den specifikke placering, forårsager en fejlmeddelelse, der skal sendes: [Else (sendEmail -f -t [email protected] [email protected] -u Rapport ikke køre -m fil % rreport% findes ikke i pdfloc -s dinserver: port -xu brugernavn -xp kodeord)]

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 19

Sørg for, at "Desktop" -mappen findes på din computer. Du bør gøre dette på både 32-bit og 64-bit systemer. Hvis du ikke gør dette, skal Excel og dets mappe åbnes manuelt.

32-bit system placering: c: windows system32 config systemprofile
64-bit system placering: c: windows syswow64 config systemprofile

Video: Linking Excel Data Into Word Documents.mp4

Billede med titlen Automatiser rapporter i Excel Trin 20

Planlæg opgaven at køre scripts, når det er nødvendigt. Batch scripts skal løbende køres i rækkefølge, uanset om nogen bruger computeren eller ej. "Privilegierne" bør placeres på højest mulige position.

tips

Video: Word 2013 - Nytt dokument

Planlagte opgaver køres bedst fra en server, normalt fra et system med administratorrettigheder. Det eneste problem med at køre opgaver fra en systemkonto er, at brugergrænsefladen ikke er tilgængelig - men disse automatiserede opgaver er typisk idealiserede til at køre i baggrunden uden at brugeren bemærker dem.

Del på sociale netværk:

Relaterede