Sådan administreres din e-mail med Microsoft Outlook-regler

Det lyder simpelt. Men er det? Gør du de rigtige trin? Der er en måde at styre din e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook Mail Mappers, men det er ikke altid indlysende, hvordan man gør det på den mest effektive måde.

indhold

Trin
Video: outlook 2010 - opret regel og flyt mail
Tips
Advarsler

trin

Video: Outlook 2010 - Opret regel og flyt mail

Identificer personer eller grupper af personer, som du ofte modtager e-mail fra.

Billedbetegnelse Håndter e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook-regler Trin 2

Identificer de personer eller grupper af mennesker, som du mailer ofte til.

Billedbetegnelse Administrer e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook-regler Trin 3

I Outlook Mail skal du under Handlinger, Regler og Advarsler oprette nye regler for hver enkelt person eller gruppe, som du modtager ofte e-mail, og lede disse e-mails til en bestemt mappedel af mappen Indbakke.

Billedbetegnelse Administrer e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook-regler Trin 4

Bestem, når du vil A) blive varslet, når du modtager en særlig besked fra denne person eller gruppe og / eller B) er markeret som læst med det samme. Se de andre muligheder og handlinger for at se, om de kan hjælpe. .

Billedbetegnelse Håndter e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook-regler Trin 5

Opret nye regler for hver enkelt gruppe eller person, du mailer ofte, og led dem til at blive flyttet som en kopi af den email, du sender til en bestemt mappe, i mappen Sendt..

Billedbetegnelse Administrer e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook-regler Trin 6

På baggrund af prioriteten beslutter du, hvornår og i hvilken rækkefølge du vil stoppe reglen fra at blive anvendt. Dette er især vigtigt, når du arbejder med regler, der omhandler e-mails, som du sender- Ellers gemmes flere kopier af samme meddelelse.

Billedbetegnelse Håndter e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook-regler Trin 7

Hav en forsendelsesregel under alle forsendelsesregler, der hedder "Stop processing". Denne regel vil afhente e-mails, der ikke blev placeret i individuelle undermapper.

Billedbetegnelse Håndter e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook-regler Trin 8

Fra tid til anden vurderer du de e-mails, der sendes til mappen "Sendt", og som ikke flyttes til en anden undermappe. Antallet af beskeder i sendt kan angive, hvornår det er tid til at oprette nye underkategorier for udgående e-mails.

Administrer e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook Regler Trin 9

Fra tid til anden vurderer du "Indbakke" e-mails, der sendes til mappen "Indbakke" og flyttes ikke til en anden underkategori. Antallet af beskeder i Indbakke Du kan se, hvornår det er tid til at oprette nye underkategorier for indgående email.

tips

Til de mapper, du opretter til e-mails sendt, du skal justere visningen (højreklik på mappens forhåndsvisning / sorteringsrækkefølge, tilpasse nuværende visning, felter ...) for at fjerne felterne af og modtaget og tilføj felterne til og sendt.
For eksempel kan reklamemails være interessante ved ankomsten, men snart tabe relevans og kan fjernes. Meddelelser fra banker og kvitteringer kan gemmes i længere tid.
Noget vigtigt at organisere e-mails som Microsoft Outlook er at lære at oprette e-mailkategorier og prioritere dem - som om beskæring af din "email garden" - så du kan drage fordel af den "blomstrende" information modtaget.
Når e-mailsne sendt og modtaget er kategoriseret, det er nemmere at se, hvor "vækst" af e-mails sker, bestemme hvor man skal beskære og skabe nye grene.
Du kan også tilføje andre nyttige felter til visning af din mappe. størrelse vil give dig mulighed for at se og organisere efter meddelelsesstørrelse. Du kan ønske at vægtmappe gennem større e-mails ved at administrere dem uden for e-mailen (for eksempel at gemme vigtige vedhæftede filer eller gemme en hel email uden for Outlook).
Overvej at ændre mappeegenskaberne for at vise "Samlet antal ulæste elementer", især hvis du allerede modtager advarsler om, at vigtige nye meddelelser bliver modtaget.
Hvis du har brug for hjælp til spam i Outlook, skal du bruge Spambayes-programmet, som er let at bruge, lille og gratis.

advarsler

Når antallet af meddelelser i en mappe er tæt på et bestemt antal (50? 100? 200?), Er det tid til at vurdere, om en mappeoprydning eller underkategorisering er påkrævet.
Du skal bruge din hjemmeversion af Outlook som en test, før du opretter Outlook-regler for din e-mail, og inden du foretager ændringer i din arbejdsversion af Outlook (eller omvendt afhængigt af, hvad du prioriterer).

Del på sociale netværk:

Relaterede