HodTari.com

Sådan snakker du professionelt til telefonen

Alle former for kontakt (e-mail, live service, virtuelle undersøgelser og sociale medier) har plads i samfundet, men telefonen er stadig kommunikationsmediet, som mange foretrækker når det kommer til erhvervslivet. Hvor mange gange har du talt med nogen på telefonen og tænkt på den lille professionalisme, der er blevet demonstreret? Det er vigtigt, at andre ikke siger det samme om dig. Læs her alt hvad du behøver at vide om, hvordan man håndterer telefonopkald på en professionel måde.

trin

Metode 1
Besvarelse af telefonen

Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 1
1
Har papir og pen til din rådighed. Opbevare de opkald, du har lavet og modtaget, og noter personens navn, tidspunktet og årsagen til opkaldet. Det er bedst at skrive oplysningerne på en carbon-pad telefonbog. På denne måde er linkene organiseret på ét sted - og når de ikke er rettet til dig, kan du give en kopi af dataene til den udpegede container.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 2
    2
    Besvar telefonen på kortest mulig tid. Ingen kan lide at være tvunget til at vente. At besvare telefonen viser hurtigt til personen på den anden ende af linjen, sandsynligvis en kunde, at din virksomhed er effektiv. Dette viser også hende, at denne forbindelse er vigtig.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 3
    3
    Identificer dig selv og firmaet. For eksempel, siger "Tak for at kalde West Coast byggemateriale butik. Her er højttaleren Bruna. " Spørg også personen, hvad hans eller hendes navn er, og hvad de taler om, hvis de ikke tilbyder disse detaljer fra starten - især hvis virksomheden har en begrænset politik vedrørende uønskede opkald.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 4
    4
    Stil de rigtige spørgsmål. Indsamle så mange oplysninger som muligt for at hjælpe med at identificere potentielt uønskede opkald. Det er vigtigt at huske at spørgsmålet om andre mennesker kan virke accusatory, især hvis du har flere spørgsmål at spørge. Undgå at være som en snakkesalig jackhammer, og følg med en rolig, moderat tone.
    • Person: "Kan jeg tale med Pedro?"
    • Attendant: "Dit navn, vær venlig?"
    • Person: "Antonio."
    • Attendant: "Hvor er du fra, Mr. Antonio?"
    • Person: "Santa Catarina."
    • Attendant: "Firmaets navn, vær venlig?"
    • Person: "Det er en personlig forbindelse."
    • Attendant: "Er hr. Pedro venter på dette opkald?"
    • Person: "Nej"
    • Attendant: "Right. Lad mig se om hans linje er tilgængelig. "
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 5
    5
    Antag at nogen i dit firma lytter til samtalen. Virksomheder, der overvåger opkald, gør det normalt i form af taleoptagelse. Selv når det ikke er tilfældet, kan det være med til at tænke på, at du bliver hørt, at du vedtager den mest professionelle stemme mulig. Men hvis dette virkelig opstår, har du muligvis mulighed for at høre, hvordan du handler i telefonen og om nødvendigt gennemføre forbedringer.

    • Metode 2
    Overførsel af opkaldet

    Professionelt på telefon Trin 6
    1
    Spørg før du sætter personen på vent og venter på hendes svar. Et stort problem i mange virksomheder er at lade kunderne vente for længe. Bortset fra de herrer i Zen, kan de fleste ikke lide at vente for længe. Derudover synes de at tro, at de venter på to gange i realtid. At komme fraværende så lidt som muligt kan minimere chancerne for at støde på en irriteret person i den anden ende af linjen, når du vender tilbage.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 7
    2

    Video: The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy

    Sørg for, at forbindelsesbeholderen faktisk ønsker at modtage den. Hvis personen ønsker at tale med nogen især, fortæl dem, at du vil "se om deres linje er tilgængelig", før du sætter dem i venteposition. Kontroller derefter, at beholderen er a) tilgængelig og b) klar til at tale med den. Hvis dette ikke er tilfældet, tilbud om at skrive ned en detaljeret besked.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 8
    3
    Brug ordentlig grammatik. Brug altid "Jane og jeg" i tilfælde af et emne og "mig og Jane", når man beskæftiger sig med et direkte objekt (fx "Jane og jeg gik til butikken", ikke "han talte til mig og Jane"). Vælg formelle og objektive konstruktioner i alle bønner. For eksempel, i stedet for "Jeg ved ikke, hvor han blev placeret", siger "Jeg ved ikke, hvor han er".

  • Video: Hvordan laver man podcast?

    Professionelt på telefon Trin 9
    4
    Vær opmærksom på din stemme. Det er gennem din stemme, at kunden vil høre dine rigtige hensigter. Det er ligegyldigt, om dialogen foregår via telefon eller personligt, dette punkt afslører meget mere end de blotte ord, der kommer ud af munden. Nøglen, når du taler professionelt i telefonen, er at smile internt!
    • For at demonstrere vigtigheden af ​​dette problem, er den øverste leder af a call center sæt små spejle i hver af telefonernes kabinet med følgende ord: "Hvad du ser, er hvad de hører!"


  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 10
    5
    Brug personens navn, når det er muligt. Dette giver samtalen et personligt præg og viser at du er opmærksom. "Undskyld, hr. John, men Mark er ikke tilgængelig lige nu. Kan jeg hjælpe dig med noget andet eller skrive en besked? "
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 11
    6
    Identificer dig selv først, når du ringer til nogen. Sig f.eks. "Dette er Maria Lucia. Jeg vil gerne tale med hr. Luis Marcos. "Vær især opmærksom på ikke at tale for meget. Kom til punkt uden at gå ind i unødvendige detaljer.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 12
    7
    Afslut samtalen med professionalisme. Med oprigtighed i din stemme, siger "Tak for at ringe. Hav en god dag! "

    • Metode 3
    At håndtere vanskelige opkald

    Billede Tal fagligt på telefonen Trin 13
    1

    Video: WebHELP: forsikring mod digital mobning og overgreb – mobning på sociale medier og nettet | Call me

    Øv dine aktive lyttefærdigheder. Du må ikke argumentere for eller afbryde klienten, selvom han er forkert, eller du ved præcis, hvad han vil sige næste. Lad personen slippe af med alt hvad hun skal sige. Lytning udvikler godt kommunikation og kan i høj grad hjælpe med at berolige en vred forbruger.
  • Billede Tal fagligt på telefonen Trin 14
    2
    Sænk din stemme og tal i en afbalanceret tone. Hvis klienten begynder at tale højere, tale langsomt og med en fast stemme. En rolig holdning (i modsætning til ophidset eller ophøjet) kan gøre vidundere ved at berolige nogen. Ved at holde sig uberørt af lydens lydstyrke eller tone kan det tilskynde den irriterede eller irriterede person til at kontrollere sig selv.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 15
    3
    Opret en bånd gennem empati. Sæt dig i kundens sko og demonstrér, at du er opmærksom på hans frustrationer og klager. Kaldet "verbal nod", denne enkle holdning kan hjælpe med at berolige en person ved at få dem til at føle sig forstået.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 16
    4
    Undgå at blive vred eller nervøs. Hvis klienten er mishandlet eller begynder at forbande, skal du tage en dyb indånding og fortsætte som om du ikke havde hørt ham. At reagere på samme måde vil ikke løse noget og kan endda gøre tingene værre. I stedet skal du minde ham om, at du bare vil hjælpe ham, og at du er den bedste chance, han har for at løse problemet - for det meste neutraliserer denne erklæring omstændighederne.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 17
    5
    Undgå at tage det personligt. Hold øje med det pågældende problem, og selvom kunden gør det, skal du undgå at tage det personligt. Husk, at kunden ikke kender dig og bare støtter frustrationer på dig som repræsentant. Styr samtalen forsigtigt tilbage til hovedfaget og hvordan det kan løses, og forsøg at ignorere personlige kommentarer.
  • Billede med titlen Sprog professionelt på telefon Trin 18
    6
    Husk at du interagerer med et menneske. Vi har alle vores dårlige dage. Måske har personen deltog i en kamp med ægtefællen, modtaget en trafikbillet eller passeret af en bølge af chance. I et vist omfang har vi alle været i denne situation. Prøv at forbedre din klients dag ved at forblive rolig og uforstyrret - det gør det også godt!

    • tips

    • Tyg ikke tyggegummi, spis eller drik mens du er i telefon med en kunde.
    • Undgå at tale "ah", "hum", "type" og andre tomme ord eller udtryk, der bruges til at udfylde indhold.
    • Brug ikke knappen `mute` - den skal kun bruges, når der er behov for yderligere assistance fra en træningsovervågning eller instruktør.

    advarsler

    • Husk at ikke alle kender de grundlæggende regler for professionalisme. Forsøg at være høflig, selv når der ikke er gensidighed.
    • Kunderepræsentanter kan tage en pause fem eller ti minutter efter at have behandlet et vanskeligt opkald.
    • Når du har taget hånd om en problematisk situation, skal du huske på, at den næste person er en anden. Forlad alle de følelser, der måtte have opdaget i det foregående opkald.
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com