Sådan arkiveres dokumenter i alfabetisk rækkefølge

Organiserende dokumenter i alfabetisk rækkefølge er yderst nyttige i enhver situation, hvad enten de er personlige eller professionelle. På denne måde kan brugeren finde, erstatte, beskytte og bruge enhver fil, han har brug for uden meget arbejde. Læs denne artikel for nogle tips om, hvordan du gør denne organisation på portugisisk og opret et simpelt og effektivt system.

indhold

Trin

Del 1arkivere dokumenter i alfabetisk rækkefølge
Del 2organisering af særlige tilfælde

Video: section, week 6
Video: section 8
Tips
Kilder og citater

trin

Del 1
Arkivere dokumenter i alfabetisk rækkefølge

Vælg hvilket alfabetisk system du vil bruge. Selv noget simpelt, som sekvensen af bogstaverne i alfabetet, har forgreninger og alternativer. Vælg en af dem til at bruge for evigt.

Brev med bogstav: Du kan adskille filerne i henhold til rækkefølgen af bogstaverne, idet du ignorerer mellemrummet mellem ordene.
Ord for ord: Basér organisationen på første ord i hvert ord, i direkte rækkefølge.
Enhed efter enhed: Overvej hvert ord, forkortelse og initial, når du foretager organisationen - dette er den mest anbefalede løsning.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 2

Gruppen lignende dokumenter. Når du har alle de elementer i hånden, beslutter at slutte sig til dem i sæt: som en ordbog (i alfabetisk rækkefølge, uanset arten af de filer) eller encyklopædi (gruppering dokumenter i henhold til den type eller emne og derefter adskille det ved alfabetisk rækkefølge endnu en gang).

Hvis du skal organisere mange forskellige filtyper (opskrifter, kvitteringer og bilag, bogstaver mv.), Er det bedst at bruge encyklopædi formatet. Gruppeprodukter i henhold til naturen, og adskiller dem alfabetisk ved hjælp af farvede skillevægge, klistermærker eller post-it.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 3

Samle et indeks af dokumenterne. Hvis du vælger at følge denne strategi, skal du sætte hvert stykke specifikke titler i de rigtige enheder. For at gøre dette skal du adskille elementerne i hvert navn og oprette et nyt udtryk for at angive bestemte filer alfabetisk - hvilket kan være forskelligt fra det almindelige navn. For eksempel:

Forestil dig nødt til at organisere følgende: en artikel om titel edderkopper "nat spisevaner af edderkopper," en biografi om Maria da Silva, en ekspert i disse leddyr, og en pr-folder af dyret udstilling i en zoologisk have af.
Biografien af Maria da Silva ville blive indekseret som "Silva, Maria da." (da efternavnet kommer først i denne type organisation) og vil komme under bogstavet "S".
Artiklen "Spisehviler til spisevaner" kan indekseres i sin naturlige form, hvis du vælger at adskille alt som en ordbog. Således ville det være under bogstavet "H" (af "vaner").
Alternativt kan indeksere "nat spisevaner af edderkopper" og "Spiders, nat spisevaner" du (hvis du er iblødsætning det hele ligesom et leksikon, i stedet for at adskille kun hvad vedrører emnet for disse leddyr). Dokumentet vil således være under bogstavet "A".
Den faglige pjece kan indekseres som "edderkopper, udstillinger (Zoo x "- især hvis du tilføjer flere materialer til dette afsnit, som flere brochurer fra andre zoologiske haver:" Edderkopper, udstillinger (Zoo y af Salvador ").
Hvis du foretrækker det, skal du organisere brochuren som "Zoo x São Paulo (Eksponering edderkopper), "især hvis det var for at tilføje flere materialer i forbindelse med den zoologiske have i spørgsmål eller ønsker at gøre grupperingen i encyklopædi stil og i henhold til geografisk placering.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 4

Organiser dokumenterne i alfabetisk rækkefølge i henhold til navnet i indekset. Generelt følger den normale sekvens af bogstaver, der går fra A (først) til Z (sidste). Brug mere og mere specifik information til at skelne og adskille filer. For eksempel:

Indekseringsrækkefølgen for det foregående trin kan være noget som helst (afhængigt af det anvendte system): "Spidernes natlige fødevaner", "Silva, Maria da." og "Zoo x af São Paulo (Udstilling af edderkopper) " eller "Edderkopper, udstillinger (Zoo x af São Paulo), "" Edderkopper, natlige fodringsvaner af "og" Silva, Maria da. "
Hvis et dokument taler om "Elephant," sætter det efter noget med temaet "Dromedary". Hvis du har noget, der taler om "Kænguru," sæt det mellem de to tidligere. Filen "Spider" skulle igen komme i starten af organisationen efterfulgt af noget som "Whale". Således vil den endelige ordre være: "Spider", "Whale", "Kangaroo", "Dromedary" og "Elephant".
Hvis du ønsker at tilføje noget lignende "Giant Otter", sætte det efter filen til "Spider" - begge starter med "A" og have "R" som en anden letra- så undersøge det tredje bogstav ( "I" og "A" henholdsvis) for at bestemme ordren. I sidste ende, vil din fil se sådan ud: "Spider", "Giant Otter", "hval", "Kangaroo", "dromedar" og "Elephant".

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 5

Mærk dokumentmapperne. For at finde varer og tilføje mere materiale til mapper uden problemer, skal du tjekke hver enkelt med det indekserede navn på dit indhold.

Sæt nye ting i den rigtige mappe.
Hvis du vil, skal du bruge post-it og farvede klistermærker til nem brug af dokumenter. Hvis du har grupperet varerne som en encyklopædi, skal du for eksempel adskille hver med en anden tone, markere elementer og lignende med farvede etiketter.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 6

Optag og dokument arkiverings- og indekseringssystemet. Vær konsekvent, uanset hvilken type organisation du vælger at bruge. Gør det nemmere for alle, der har adgang til filerne. Du kan f.eks. Oprette og dele et dokument, der angiver reglerne for at adskille elementer, så alle får mest ud af strategien.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 7

Opbevar nye genstande og dokumenter på den rigtige måde. Sæt alt i filen i henhold til deres navne i indekset og i alfabetisk rækkefølge, efter dit foretrukne system. Efter behov tager du det der er ældre for at gøre plads til de seneste ting.

Del 2
Organisering af særlige tilfælde

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 8

Arkiver dokumenter ved hjælp af udtryk og søgeord. Dette kan være ideelt i nogle tilfælde, uanset rækkefølgen af ordene i titler eller navne. På den måde kan du indeksere og lokalisere dokumenter ved hjælp af deres mest logiske udtryk. For eksempel:

Noget som "University of São Paulo" vil blive indekseret som "São Paulo, University of". "São Paulo" er nøgleordene i stedet for "Universitet" - trods alt er der hundredvis af universiteter i Brasilien, såsom "University of Brasília", "Federal University of Rio de Janeiro" osv.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 9

Organiser navne efter efternavne. Mange eksperter anbefaler, at efternavnet kommer først i organisationen, da det er et søgeord.

Således vil vi i eksemplet "Maria da Silva" have "Silva, Maria da."
Sæt titler (Dr., Mr. etc.) i slutningen: Som f.eks. "Dr. Maria da Silva" vil der ligne "Silva, Maria da., Dra.".
Med fremmede navne, bestil navnene på den måde, de tales på (brev til brev). Dette sker f.eks. Med "MacDonald" (i stedet for "McDonald"). Andre typisk udenlandske enheder, såsom "D", "L", "Le" osv. Følg samme regel.
Der er en undtagelse fra reglen: Hvis dokumentnavnet er en del af et firma eller en organisation, skal du betragte udtrykket som en enhed inden for det generelle navn. For eksempel: "Maria da Silva Legal Consulting" vil være under "M", gør det ikke som "Silva, Maria da. Juridisk rådgivning.".

Video: Section, Week 6

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 10

Ignorer artikler ("o", "a", "an" osv..), sammenhænge ("og", "men", "eller" osv.) og præpositioner ("for", "for", "for" osv.). Når du vil indeksere eller organisere noget i alfabetisk rækkefølge, er det almindeligt at forlade disse sproglige enheder - især når de er en del af starten af et dokumentnavn. For eksempel:

"En undersøgelse af ema `s spisevaner" vil være under bogstavet "E", "ema" (titelnavnet) i stedet for "U", af "Uma."
"Silva e Sousa Advogados Associados" ville være efter "Silva, Maria de.". Begge indekserede navne begynder med ordet "Silva" og derfor skal det næste søgeord overvejes ("Sousa" og "Maria") for at bestemme den endelige ordre. Ignorer ordet "og", som er irrelevant.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 11

Skriv forkortelser i sin helhed. Når du indekserer eller arkiverer dokumenter, kan du komme på tværs af noget som "S.A." (af "Corporation") og lignende. Vælg at skrive alt fuldt ud i stedet for bare at bruge initialer.

For eksempel foretrækker "Alimentos Maria da Silva, Sociedade Anônima" i stedet for "Alimentos Maria da Silva, S.A.".

Video: Section 8

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 12

Organiser tal i den matematiske rækkefølge. Når du tinker med alfabetet, kan du ende med at finde titler med numeriske udtryk. Vælg den naturlige ordre, ikke bogstaverne selv (trods alt kommer tal foran bogstaver).

For eksempel vil "3M Company" -gruppen komme før "100 bedste forretningsstrategier", da "3" er mindre end "100".
Varer som "Bedste forretningsstrategier" og "Bestselling Strategies", for eksempel, ville komme efter "100 bedste forretningsstrategier", da tallene går forud for breve.
Overvej tal skrevet i ord som ord, ikke tal i sig selv. F.eks. Fil "100 bedste forretningsstrategier", "Bedste forretningsstrategier" og "Bedst sælgende strategier" i den rækkefølge.
Hvis det passer dig, lav en undtagelses- og filnummer som om de var ord.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 13

Bestem hvad du skal gøre med specialtegn. I løbet af organisationen skal du overveje udtryk, der ikke er i alfabetet og ikke er numeriske. Den endelige positionering afhænger af sin type:

Tegnsætningstegn (perioder, kommaer osv.) Ignoreres ofte. For eksempel: sæt "Eat Well" og "Eat, Pray, Love" i den rækkefølge.
Diakritiske tegn ses som det tilsvarende bogstav uden tegn selv. For eksempel: sæt "Über" som "Uber". Der er dog en undtagelse: Når du arrangerer dokumenter i alfabetisk rækkefølge af et sprog, der bruger mange diakritik - i så fald følger sprogets normale ordre.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 14

Når du organiserer varer, der har samme initial, skal du følge den generelle "alle eller intet" regel. Det er normalt at ignorere ethvert rum (herunder tegnsætningstegn og andre relaterede elementer) i hele organisationen i alfabetisk rækkefølge, men det afhænger af sagen.

For eksempel: Sæt filer, der starter med "Santana" før noget der starter med "Santa Ana".
Hertil kommer, "Silva, Maria da." skulle komme før "Silva, Maria da., Dra.".

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 15

Hvis det er nødvendigt, skelne filer med mere detaljerede oplysninger. I sjældne tilfælde er alfabetiske oplysninger utilstrækkelige til at bestemme rækkefølge for bortskaffelse. Hvis det sker for dig, skal du bruge mere specifikke data til at genkende dokumenter med lignende titel. For eksempel:

Hvis du har dokumenter af to personer, hvis navn er Maria da Silva, bestil dem efter fødselsdato. Sæt "Silva, Maria da. (N. 1853)" før "Silva, Maria da. (1967)", for eksempel.
Hvis det ønskes, sortere dokumenter efter geografiske detaljer, når du skal foretage sondringer. Hvis du har poster til tre filialer fra samme bank på tre forskellige steder, skal du f.eks. Bruge den alfabetiske ordre i henhold til byen eller staten: "Bank of Brazil (São Paulo)", "Bank of Brazil (Rio de Janeiro) "og" Banco do Brasil (Salvador) ".
Hvis du har to forskellige typer edderkopper, kan du for eksempel adskille dem i henhold til taksonomisk klassifikation, geografisk placering osv .: "Spider, Tarantula" og "Spider, Black Widow" eller "Spider (South America) "og" Spider (Oceanien) "i disse ordrer.

Billede med titlen Fil Alfabetisk Trin 16

Gør undtagelser og særlige regler klart. Tal med nogen, der vil bruge filen på undtagelser til organisatoriske forskrifter, så alle vil få mest muligt ud af det.

tips

Hvis du vil have endnu mere specifikke organisationstips, søg publikationerne fra ABNT (brasilianske sammenslutning af tekniske standarder), der opererer i området.