Få ting er vigtigere for at køre et kontor end et funktionelt filsystem. Hvorvidt filer er adgang til af en person eller deles af et hold, skal systemet organiseres, så alle kan finde det, de søger. Hvis det er svært at bruge, vil du blive tilbage med papirerne, der frygter at miste dem i midten af filerne, hvilket snart vil medføre at bunker af papirer dækker bordet.
Vælg filsystemet. Uanset hvilket system det er, skal det være fornuftigt, så det er muligt at kende det nøjagtige sted for hvert ark papir. Indstillingerne er:
Alfabetisk: Dette system er egnet, når de fleste filer vil være navne på klienter, patienter eller medarbejdere.
Emne eller kategori: De fleste filsystemer er organiseret efter emne eller kategori, som selv fungerer fint, når det gøres korrekt, men som også kan være meget forvirrende, hvis det ikke er tilfældet.
Numerisk eller kronologisk rækkefølge: Dette er den bedste måde, når filerne primært består af nummererede eller daterede materialer, såsom købsordrer eller kvitteringer.
2
Installer porteføljer i filskufferne. Mappen holder vil aldrig blive fjernet, der fungerer som en støtte til de mapper, der vil blive fjernet fra skufferne.
Video: SCP-1730 What Happened to Site-13? Part 1 | Euclid | Building scp
3
Sorter papirerne i kategorier efter stak. Hvis en stak er større end 5 cm, opdele den i underkategorier. Hvis det bliver for tyndt, kombiner det med en anden og giv det et nyt navn. Navn på batterierne skal være lettere at bestemme, i hvilken bunke hvert papir går.
Video: SCP-050 To The Cleverest | Euclid class | statue / sapient / sentient scp
4
Sæt hver stak i en mappe og mærket det tydeligt. Brug faneblade, der er centreret og ikke forskudt, da det gør filerne mere organiserede.
5
Sæt mapperne i mapperne. For de fleste filer tjener en fælles portfolie, men for meget tykke filer eller for dem, der er opdelt i underkategorier, skal du bruge boksmapper. Organiser mapper som du ønsker, men de fleste bruger alfabetet.
6
Mærk mapperne med samme navn som mapperne. Placer alle plastikfanerne til venstre for mappen, medmindre du bruger et sideskuffeskab. For sidefiler, der løber fra venstre mod højre, når du åbner skuffen, skal du placere højre sideklapper i stedet for at gå frem og tilbage.
7
Har altid en række mapper og mapper tæt på filerne, så du nemt kan tilføje en mappe, hvis du har et dokument, der ikke tilhører en eksisterende mappe. Undgå pastaer, der er tykke eller for tynde. Du kan også mærke eller omfordele papirerne, hvis du føler det nødvendigt at genkategorisere dem.
Video: The Choice is Ours (2016) Official Full Version
8
I slutningen af hvert år skal du fjerne alle mapper, forny etiketterne med de samme kategorier og sætte dem tilbage i filerne. Tjek de gamle mapper for at se, om der skal overføres noget til de aktuelle filer og læg resten i filen.
tips
Du kan blive fristet til at organisere dine filer efter farve, udskrive etiketter på din computer eller noget andet, der gør dem mere attraktive. Men når det er nødvendigt at foretage en ændring, f.eks. Tilføjelse af en enkelt mappe, vil du blive frustreret for at opdage, at du er ude af rækkefølgen af de rigtige farver, eller at du skal skrive en etiket for hånd. Det er bedst at holde tingene simple.
advarsler
Opret aldrig en blandet stak af filer, som du ikke kunne kategorisere, fordi alt vil ende der.
Når du har etableret filsystemet, skal du fokusere på arkivering. Afsæt tid hver dag for at afhente papirerne fra dit skrivebord og fil dem væk. Modstå fristelsen til at sætte dem i en dyb arkivkurv, da den bliver fyldt og blive et andet arkiv.
Sådan får du adgang til Windows-filer på Ubuntu
Sådan arkiveres dokumenter
Sletning af låste filer på MAC
Sådan får du Java på Android
Organisering af filer
Sådan fjerner du et virus fra en pen-drev
Sådan overfører du filer fra en Linux-server til en anden
Sådan arkiveres papirer og dokumenter
Sådan organiserer du roller
Sådan organiseres i alfabetisk rækkefølge
Sådan deler du spil på PS3
Sådan formateres en DVD RW
Sådan organiserer du et kontors roller
Sådan organiseres en fil
Sådan File
Sådan oprettes et arkiveringssystem til din computer
Sådan starter du en læge kontor
Sådan optimeres en langsom computer
Reorganisering af et arkivskab
Sådan fejlfindes Urlmon.dll-fejl
Arbejder med JVC .MOD-filer