HodTari.com

Sådan arkiveres papirer og dokumenter

Både studerende og fagfolk skal håndtere mange job og projekter, der genererer en stor mængde papirer og dokumenter. Derfor er det vigtigt at vedtage en effektiv organisationsmetode, som afspejler hver enkeltes personlige behov. Sæt en dag eller to til side for at få alt papirarbejdet i orden og komme ned til forretning!

trin

Metode 1
Forberedelse til et nyt arkiveringssystem

Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 1
1
Indsamle materialer. Tag alle de papirer, der skal organiseres. Brug lidt tid på at kigge efter nye og gamle dokumenter og stable dem alle på ét sted.
  • Reserver et område på bordet på forhånd for at arbejde.
  • Hvis du forbereder dig på at organisere andres dokumenter, gør det samme - og vær ikke bange for at få dem ud af det nuværende organisationssystem - det vil gøre din omorganisering meget lettere.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 2
    2
    Gennemgå hvert dokument. Selv om det er den sværeste og kedelige del, er det meget vigtigt at udsætte alt, hvad der er i hånden.
    • Det er ikke nødvendigt at læse hvert papir fuldt ud, bare tag en kort folder.
    • Brug post-it til at markere vigtige dokumenter, som du skal være opmærksom på senere.

  • Video: SCP-713 Click Anywhere Computer | safe class | Computer scp / electronic scp

    Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 3
    3
    Opret nye batterier. Sæt alt i samme stak og gentag derefter processen, skaber flere andre temaceller divideret med måneder, år, discipliner, emner eller kundenavne.
    • Afhængigt af dine behov kan det være vigtigt at kende den kronologiske rækkefølge af dokumenterne.
    • Mens du sorterer, skal du sætte nogle prioriteter og placere hvert prioritetsdokument på toppen af ​​sin stack.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 4

    Video: (THRIVE Danish) THRIVE: Hvad i alverden er det der kræves?

    4
    Minimer batteriet, når det er muligt. Opret to flere bunker, en med titlen "Papirkurv" og en anden, "Varianter". Du behøver ikke at kaste alt i skraldet, men gør en indsats for at slippe af med det, der ikke længere er nødvendigt. Når du ikke kan kategorisere et bestemt dokument, skal du placere det i stakken af ​​sorter.
    • Når du er helt overbevist om, at noget ikke længere er nødvendigt, og at det ikke passer i nogen af ​​batterierne, skal du kassere det. Hvis du organiserer dokumenterne i firmaet, hvor du arbejder, skal du spørge din overordnede om tilladelse, inden du udfører kasseret.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 5
    5
    Brug suspenderede mapper med display. Det er en enkel og billig arkiveringsmetode, der passer til ethvert behov. De kan findes mest online og fysiske stationærer.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 6
    6
    Overfør batterierne. Sæt hver stak i sin egen mappe. Husk, at indholdet af mappen også skal arrangeres efter vigtighed eller kronologisk rækkefølge.
    • Undgå at arrangere indholdet af mappen alfabetisk. Begræns denne type organisation til grupper af roller.
    • Placer mapperne i en fil, da de bliver fyldt. Filen kan være en kasse eller et møbel, som normalt er lavet af metal og beregnet specielt til at modtage hængende mapper - de billigste er lavet af plastik.

    • Metode 2
    Valg af mappesorteringssystemet

    Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 7
    1
    Adopt alfabetisk bestilling. Dette er det bedste system til at organisere navne på mennesker, klienter, forfattere, film, bøger mv. Det vil sige, når mapper sorteres på lette vilkår, vil dette være den rigtige metode til brug.
    • Udfyld altid seerne - eller tags - der allerede kommer i de hængende mapper. Det er gennem dem, at dokumenterne bliver fundet.
    • Hvis du organiserer kundefortegnelser, klassificerer du dem efter deres efternavn for at reducere antallet af navne.
    • For at forbedre organisationen af ​​et stort antal mapper, skal du oprette afsnit med bogstaver. Divisorerne er store og indeholder kun et bogstav, eller et par "A-D" eller "F-K" f.eks.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 8


    2
    Vælg bestilling efter emner. Når man studerer eller arbejder med en bred vifte af emner, vil denne sortering i høj grad lette processen med at finde et bestemt dokument. For eksempel kan en gymnasieelever have følgende sektioner i deres fil: Matematik, Portugisisk, Geografi, Fysik, Historie mv.
    • Den bedste måde at sortere efter emne er gennem sektionsdelere. For eksempel oprette et afsnit kaldet "portugisisk", hvis mapper vil blive mærket "litteratur", "grammatik", "ny stavning" og så videre.
    • For ikke at ende med kun to sektioner og ingen de facto organisation, skal du bare vælge denne metode, hvis du virkelig har en bred vifte af emner eller emner at organisere.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 9
    3
    Brug numerisk sortering. Det er ideelt til mapper, der er sorteret efter datoer eller tal. Hvad sker der, når indholdet består af: fakturaer, kvitteringer, begivenheder, journaler, juridiske dokumenter mv.
    • Brug kun metoden, hvis du er fortrolig med tallene, og hvis de er tydeligt relateret til indholdet af mapperne, ellers vil det være umuligt at finde noget dokument med lethed.
    • Markér tallene eller datoerne først i mappevisningerne, og gå derefter derfra med deres organisation til filen. Start fra den mindste til den største, ifølge det vedtagne numeriske system.
    • Hvis du arbejder med måneder, begynder du i januar. Hvis det er nødvendigt, brug dividerne til at markere månedene og mappeviserne for at angive dagene.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 10
    4
    Brug farvekodning. Dette system er fantastisk til dem, der ønsker at lave en mere kreativ type arkiv og have en god visuel hukommelse. Bare relater fag til specifikke farver. Derudover kan du også tilføje en farvekode til et andet sorteringssystem.
    • Den nemmeste måde at tilføje farve til et andet sorteringssystem på er at bruge tekstmærker, der nemt kan findes i enhver papirvarer butik.
    • Et alternativ til markuptekst er vedtagelsen af ​​farverige suspenderede mapper.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 11
    5
    Anvend bestilling efter brugsfrekvens. Men først etablere et primært ordresystem. Derefter grupperer du de mest tilgængelige mapper eller dokumenter og fremhæver dem - for eksempel at bringe dem til forsiden af ​​filen.
    • Brug metoden meget omhyggeligt, da det ikke altid holder visse emner i spotlighten med at opretholde organisationen. For eksempel kan det i visse tilfælde ikke være så effektivt at bringe hovedprojektet til forsiden af ​​filen lige så effektivt som det ser ud til.

    • Metode 3
    Opretholdelse af organisationen

    Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 12
    1
    Arkiver nye dokumenter med det samme. Når du har oprettet eller modtaget et nyt dokument, skal du sortere det ud og arkivere det så hurtigt som muligt. At erhverve denne vane vil medvirke til at øge din produktivitet og holde alt organisatorisk arbejde fra at falde fra hinanden.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 13
    2
    Hold filen gennemgået. Hver anden måned foretager en generel gennemgang af filen. Det er dog ikke nødvendigt at gennemgå dokumentet ved dokument, som i den oprindelige oprettelse af filen. Bare lav en konference, hvis du er i din rette plads.
    • Efter de første par måneder tager du tid til at analysere, om det valgte sorteringssystem rent faktisk er effektivt.
  • Billedbetegnelse Arranger et papirarkiveringssystem Trin 14
    3
    Rens filen. Sæt til side en dag om året for at gøre en stor rengøring. Fokus primært på mindre tilgængelige dokumenter. Læs dem og se om der er noget der kan kasseres.
    • Fjern alle pastaerne og tør det akkumulerede støv af med en fugtig klud.

    • tips

    • De samme principper kan bruges til at organisere dokumenter på computeren.
    • Ved at vedtage alfabetisk bestilling kan nogle dokumenter ikke passe ind i et brev. For at arkivere dem skal du oprette nye mapper, der følger et voksende indeks.
    • Brug post-it til at kategorisere og sub-kategorisere bunker under første screening.
    • Har en mappe mærket "Variety" eller "Diverse" for at gemme dokumenter, der ikke passer til nogen anden klassifikation.

    Nødvendige materialer

    • Seere for suspenderede mapper.
    • Mapper suspenderet.
    • Arkiver for suspenderede mapper.

    Kilder og citater

    Vis mere ... (6)
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com