HodTari.com

Sådan arkiveres dokumenter

Arkivering er opbevaring eller bevarelse af oplysninger. For at øge dokumenternes levetid konverterer organisationer papirdokumenter til det digitale format. Når det tilføjes, at den enorme mængde data, der genereres af computere i dag, viser det sig, at arkiveringsdokumenter vil vokse i betydning. Hvis du ved, hvordan du arkiverer dokumenter, kan du frigøre plads, så din computer styrer de anvendte dokumenter mere effektivt.

trin

Billede med titlen Arkiv Dokumenter Trin 1

Video: Ledoc system - Dokumentstyring; Arkivering og sletning

1
Arkivering af dokumenter i en zip-fil. Særligt nyttigt med vigtige, men sjældent hørte filer, zip-filer reducerer mængden af ​​plads, dine dokumenter holder på din harddisk.
  • Vælg blot de filer, du vil konvertere til zip-formatet.
  • Højreklik og vælg "Send til".
  • Du skal sende filerne til en "Komprimeret (zippet) mappe."
  • Sørg for, at filerne er der, ved at dobbeltklikke på den zipperede mappe. Hvis de er, kan du slette de oprindelige filer.
  • Billede med titlen Arkiv Dokumenter Trin 2
    2

    Video: Sådan får du kundens digitale underskrift ind i SuperOffice

    Overfør dine dokumenter til et separat lagermedium. Populære valg til digital arkivering er eksterne båndstationer, eksterne harddiske eller tommelfingerdrev.
  • Billede med titlen Arkiv Dokumenter Trin 3
    3
    Sikkerhedskopier dokumenterne til en cd eller dvd, hvis du har en cd- eller dvd-brænder. Sikkerhedskopiering er en anden form for arkivering, selvom du sikkert kender denne metode ved et andet navn - brænd en disk. For eksempel bruger Windows et filsystem og et Mastered-format (bedre til kompatibilitet med andre enheder) til at kopiere filer til cd`er eller dvd`er.
    • Indsæt en optagelig cd eller dvd i computerens cd- eller dvd-brænder i Live-filsystemet.
    • Når dialogboksen vises, skal du klikke på "Skriv filer til datadisk".
    • Giv disken et navn og klik på "Næste".
    • Vent til en tom mappe vises på disken. Det betyder, at disken er formateret og klar til at kopiere filer.
    • Åbn mappen med de dokumenter, du vil arkivere, og træk filerne til mappen på den tomme disk.
    • For Mastered-format skal du indsætte en optagelig cd eller dvd i computerens cd- eller dvd-brænder.
    • Når dialogboksen vises, skal du klikke på "Skriv filer til datadisk".
    • Giv disken et navn og klik på "Vis formateringsindstillinger".
    • Vælg "Mastered" og klik på "Next".
    • Vent til en tom mappe vises på disken. Det betyder, at disken er formateret og klar til at kopiere filer.
    • Åbn mappen med de dokumenter, du vil arkivere, og træk filerne til mappen på den tomme disk.
  • Billede om arkivdokumenter Trin 4

    Video: Ledoc system - Leverandør; Sletning og arkivering



    4
    Send dokumenter til offsite storage.
    • Ud over at fungere som lagerplads for filer, sikrer sikre eksterne lagringssteder data mod katastrofer som brande og harddiskfejl.
    • Med så mange virksomheder, der tilbyder denne service, skal du kontakte et firma direkte for specifikke oplysninger om, hvordan de fungerer, og hvilke garantier der indgår i offsite arkivering af dokumenter.
  • Billede med titlen Arkiv Dokumenter Trin 5
    5
    Brug software til digital arkivering.
    • En af de mest kendte metoder til at bevare udseendet af et dokument er ved at oprette en PDF-fil. Udbydes af Adobe, gør denne software (kendt som Adobe Acrobat) det nemt at konvertere dokumenter til PDF-format fra forskellige programmer. Der er også flere gratis programmer, der opretter filer i dette format.
    • At specifikationerne er offentlige betyder, at fremtidige versioner af Adobe vil kunne læse tidligere versioner af dokumenter.
    • Derudover er PDF-læsere tilgængelige for gratis download fra Adobe-webstedet.

  • Video: Sådan gemmer du word som PDF

    Billede om arkivdokumenter Trin 6
    6
    Hold dig opdateret om teknologien til arkivering af dokumenter. Med den hurtige udvikling af teknologi kan det nuværende i dag blive forældet i morgen, hvilket kan udgøre et problem ved at migrere lagrede filer til et nyt system.

    • tips

    • Katalogér de filer, der er gemt, så du eller en anden er i stand til at finde dem, når det er nødvendigt. Du kan gøre dette ved blot at navngive filer eller mapper med indholdsnavnet og relative datoer. Hvis du for eksempel arkiverer forretningsdokumenter, kan du nævne en mappe "Business files 1st quarter 1997". På større systemer vil filerne sandsynligvis bruge metadata til katalogisering.
    • En anden grund til at arkivere filerne er, at der nogle gange er lovlige krav, der kræver arkivering af oplysningerne.

    advarsler

    • Risikoen for filkorruption er en fare. Sørg for at bruge et velafprøvet system til at sikkerhedskopiere dine oplysninger.
    • Multimediedata er ofte knyttet til specifik hardware eller software og er muligvis ikke tilgængelige udenfor proprietære systemer.
    • At have et system til arkivering af dokumenter kan føre til utilsigtet tab af filer, især hvis de slettes ved en fejltagelse.

    Nødvendige materialer

    • Separat lagringssystem, hvis du vil arkivere dokumenter i et andet medium.
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com