Sådan forbedres din etikette når du skriver e-mails

Åbning af e-mail-boksen kan være som at åbne en Pandoras æske med upassende grammatik, dårlig stavning og dårlig smag. Overvej hvilke indtryk dine e-mails forårsager i andre. Det er altid godt at gøre din besked skiller sig ud. Følg disse trin for at forbedre din e-mail-etiket.

indhold

Trin

Metode 1skrivning af nye e-mails

Video: week 9
Video: david pogue: simplicity sells

Metode 2reagerer på e-mails

Video: google places how-to webinar
Tips
Advarsler

trin

Hold dine e-mails koncise, konverserede og fokuserede. Det er svært at læse bogstaver på en computerskærm - så lav korte, enkle e-mails. Selv om der ikke er en ideel udvidelse til e-mail, laves korte sætninger med 8-12 ord, og efterlader mellemrum mellem afsnit.

I en arbejds-email, gå direkte til punktet. "Jeg håber du ...", "Jeg synes vi burde ..." og sætninger som det skulle komme først og forklare sagen i de næste par linjer. Mange læser kun de første par linjer, inden de beslutter at besvare e-mailen eller gemme den til senere. Disse linjer skal give "indhold" nok til at give en velinformeret beslutning. For personlige e-mails er det ofte en god idé at åbne med en personlig note, inden de når hovedpunktet af meddelelsen.

Undgå kompleks formatering. Hvis du ændrer skrifttyper og farver, indsætter lister eller bruger HTML, kan e-mail virke bizar eller muligvis gøre det ulæseligt for modtageren, selvom formateringen ser godt ud på din computer. Hold det nemt.

Begræns vedhæftningerne. Tilføj ikke en vedhæftning, hvis det ikke er rigtig nødvendigt. Brug så få vedhæftede filer som muligt. De fleste e-mail-applikationer kan sende og modtage vedhæftede filer på op til 1 MB, men alt over det bør være et problem for dig og modtageren, og endda mindre filer kan tage lang tid at åbne, hvis opkalderens konto er langsom. Hvis du skal uploade en større fil, skal du komprimere den eller placere den i en zip-mappe eller bruge onlinetjenester til at hjælpe dig med at uploade større filer, f.eks. YouSendit.com. Hvis du har brug for at indsende flere sider, f.eks. Findplaner eller store stavemåder, skal du sende en fax eller en række typede sider til et brev.

Vedlæg ikke vedhæftede filer til en zip-mappe, hvis det ikke er nødvendigt. Medmindre vedhæftet fil er for stort til at sende, risikerer du at spilde modtagerens tid og sandsynligvis forhindrer dig i at få adgang til vedhæftede filer. De fleste mobile enheder kan ikke pakke ud zip-filer. Derudover er det overflødigt at komprimere filer af genren .xlsx, docx., Pptx. (MS Excel, Word og Powerpoint), fordi sådanne elementer allerede kommer i et komprimeret format.
Husk, at mange mennesker eller virksomheder ikke vil åbne vedhæftede filer fra en ukendt person, og andre konti vil automatisk sende meddelelser med vedhæftede filer til spammapper. Så hvis du f.eks. Søger om et job, skal du følge anvisningerne fra modtageren med hensyn til bilagene. Hvis der ikke gives instruktioner, send en anden email for at lade modtageren vide, at du vil sende en besked med vedhæftet fil.

Tænk, før du sender. Send ikke e-mails, når du er følelsesladet. Du er velkommen til at skrive emnet og kropet af e-mailen, og derefter gemme det. Tilføj blot modtagerne og send beskeden, efter at du har haft tid til at tænke på den email, der vil blive sendt. Du kan ændre dit sind og slette beskeden, før du spiller den til verden.

Email er også blevet et redskab til at spørge folk (eller sige) ting, du aldrig ville stille ansigt til ansigt (har du nogensinde spekuleret på, hvorfor du bliver en anden person på internettet?). Hvis du sender noget til nogen, skal du genlæse meddelelsen og spørge dig selv, om du vil sige det foran personen eller ansigt til ansigt. Hvis det er et følsomt emne, skal du læse meddelelsen to gange.

Vær forsigtig, når du bruger forkortelser og humørikoner. Dette kan være acceptabelt inden for uformelle e-mails, som de sendes til venner. Men i et formelt brev vil du aldrig fortælle nogen en "Lol". Folk kan finde dette upassende, og de tror måske, at du er fjollet.

Nogle forkortelser som "Abç" bruges almindeligvis i e-mails og er generelt acceptable, undtagen i formelle eller forretningsmeddelelser.

Metode 1
Skrivning af nye e-mails

Video: Week 9

Billede med titlen RecipientField Trin 1

Brug modtagerfelterne korrekt. De adresser, der er angivet i feltet "til", bør træffes, mens de i "CC" -feltet tjener til at holde kollegaer eller chefer informeret.

Pas på, når du kræver "ACTION" fra mere end en person i feltet "Til". Dette kan føre til flere anstrengelser i forhold til en enkelt opgave, eller slet ingen anstrengelse, hvis man antager, at en person allerede er i gang med anmodningen.
Hvis du sender en email til en liste over personer, hvis adresser du ønsker at holde privat, skal du placere dem i BCC-feltet og indtaste din adresse i feltet "Til".
Hvis du vil fjerne nogen fra emnet (f.eks. En person introducerede dig til en person, og du ved nu, at du har at gøre med nogle detaljer. Du vil ikke forstyrre præsentatørens postkasse), flyt personens adresse felt "Til" eller CC til BCC-feltet.

Video: David Pogue: Simplicity sells

Gør linjen "Emne" nyttig. Et godt emne giver et godt resumé af indholdet af e-mailen, og du forbereder læseren hurtigt. Indbakke til e-mails er normalt overfyldt - så en god emnelinje hjælper modtageren med at bestemme prioriteten af deres besked. Det er også nyttigt at forhindre din e-mail i at blive slettet, før den er blevet læst. Da emnet er det første, modtageren ser, skal det være fejlfrit, kortfattet og generisk. Skriv ting som "hej", "hvad?" Eller modtagerens navn (de tidligere kan blokeres af antispam-filtre).

Undgå at prioritere dine meddelelser til modtageren. Slap af med vanen at lave alle e-mails "Urgent" eller "High Priority" - ellers vil du ende med at blive behandlet som den lille hyrde, der holdt råbe "Wolf, ulv!". Det er irriterende og presumptuøst at antage, at din anmodning i e-mailen er mere presserende end for andres, især i en arbejdskontekst. Vær nådig nok til at give kredit til modtageren, fordi han ved, hvordan man prioriterer din besked.

Metode 2
Reagerer på e-mails

1
Vær forsigtig med svarene. Hvis du svarer på en meddelelse og bruger CC for at tilføje en tredjepart, som den oprindelige afsender ikke inkluderede, skal du sørge for, at denne originale messenger ikke er irriteret af det faktum. Disse oplysninger har måske kun været for dine øjne. Dette er især vigtigt, hvis den originale afsender er din vejleder. Vær forsigtig, når du bruger BCC. Dette kan påvirke dig, hvis personen i BCC-feltet reagerer uden at have set, at deres kopi er blind.
2
Video: Google Places How-To Webinar
Bestem, hvem du skal svare på. Emails sendt til dig kræver normalt, at svaret gives til en enkelt person. Men og e-mails, der sendes til flere personer, skal du muligvis vælge indstillingen "Svar til alle" for at kommunikere med flere modtagere. Vær forsigtig: ved hjælp af "Svar på alle" skaber hele tiden svar i overflod og efterlader meddelelser i indbakken til mange mennesker. Overvej konsekvenserne, hvis du modtager en e-mail, reagerer på alle, og se beskeden kommer tilbage til tyve modtagere - hvis alle tyve af disse mennesker trykker på "Svar til alle", kan tusindvis af meddelelser hente sig i andres indbakke. Dette kunne få alle i virksomheden til at indgå i en ond cirkel, som ikke kunne vide, hvem budskabet var beregnet til.
3
Tænk to gange før du svarer bare med en "tak". Nogle mennesker vil ikke have e-mails, som de sætter pris på. Dette kræver yderligere tid til at åbne e-mailen og læse noget, der allerede er kendt. Nogle mennesker inkluderer en besked, der kræver, at e-mailen ikke besvares.
4
Sammendrag lange diskussioner. Analysere svar sider for at forstå en diskussion er irriterende. I stedet for at fortsætte med at smide beskeden fremad, tage et øjeblik for at opsummere det for læserne.
5
Sørg for at inkludere oplysninger, som du svarer på. Mange mennesker og virksomheder skriver og reagerer på tusindvis af e-mails dagligt. Send en uklar email, der kun siger "Ja" - inkludere den originale afsenders spørgsmål, så de ved, hvad du svarer på. Undgå at få afsenderen til at genlæse dine egne meddelelser.
6
Reager straks. Hvis du skal gøre noget, inden du svarer på en e-mail, eller hvis du er for travl til at skrive et svar straks, skal du sende en hurtig besked, så senderen kan vide, at meddelelsen vil blive besvaret efter et stykke tid.
7
Vær proaktiv. Ved at svare på en e-mail, kan du gemme alles tid ved at foregribe eventuelle spørgsmål eller bekymringer, som dit svar kan generere. Adressér dem i dit svar, før nogen sender dig en ny email, der stiller sådanne spørgsmål.

tips

Luk venligst din email høfligt. Lukning med en "Good Luck" eller "Thanks in advance for help" erklæring kan blødgøre selv den sværeste af e-mails og kan generere et mere positivt svar.
Vær forsigtig, når du anmoder om kvitteringskvitteringer. Selv om der er visse omstændigheder, hvor svaret der viser kvitteringen, kan være nødvendigt, er det meste af tiden bare irriterende og tvinger læseren til at gøre flere handlinger for at håndtere din email. Hvis det er noget virkelig presserende, eller du har brug for at vide, om modtageren modtog beskeden, skal du hente telefonen og bruge den.
Standard skrifttyper gør læsningen nemmere. For eksempel, Arial, Cambria og Narrow. Holde skrifttypen i normal størrelse, normalt ikke mere end 15. Hvis du skal fokusere opmærksomheden på en speciel eller empatisk måde, skal du bruge fed eller kursiv skrifttyper. Dette er uendeligt bedre end at råbe i KAPITALBREV!

advarsler

Forvent ikke, at indholdet af din email forbliver privat. Pas på hvad du siger, eller det kan ende med at skade dig.
Brug ikke din arbejdssignatur i personlige beskeder - det vil få dig til at se uvenlig ud.
Udgiv ikke email-streams, hvis du ikke vil håndtere modtagernes vrede. Disse e-mails tilstopper indbakke og spilder internettet - mange mennesker kan ikke lide dem.
Brug ikke CAPITAL LETTERS. Dette er en unødvendig praksis og kan genere din modtager ved at sende ham et vredt svar. Bogstaver anses for at svare til græd.

Del på sociale netværk:

Relaterede