Sådan administreres din email professionelt

Tror ikke, du er anonym. Hvis du sender onde beskeder, kan du måske tro, at ingen nogensinde vil finde ud af, at e-mailen kom fra dig. Efter alt har du oprettet en falsk webadresse. Tænk igen. E-mailen indeholder usynlige oplysninger om afsenderen. Disse oplysninger findes i overskriften. Alle større e-mail-programmer kan vise denne headerinformation. Sådan gør du det:

• I Microsoft Outlook skal du dobbeltklikke på e-mailen. Klik derefter på Vis> Indstillinger. Klik på e-mailen i Microsoft Outlook Express. Klik derefter på Filer> Egenskaber, og vælg fanen Detaljer.
  
• I Eudora skal du dobbeltklikke på meddelelsen. Klik derefter på knappen Blah Blah.
• I Netscape skal du klikke på meddelelsen for at åbne den. Klik derefter på Vis> Meddelelseskilde for at få vist overskriften.
• De oplysninger, som afsenderen afslører, vil være i de afsnit, der begynder med "Modtaget:". Der kan være flere af disse, afhængigt af antallet af computere, som e-mailen gik igennem. Kildedatamaskinen er i "Modtaget :." fra bunden. Dette afsnit vil have et internetprotokol (IP) nummer som det 124.213.45.11. Det kan gennemsøges på tværs af flere websteder.
  

Undgå at sende en email til den forkerte person. Nuværende e-mail-programmer er designet til at gøre det nemmere at sende e-mail. Det betyder, at når du begynder at skrive adressen til en modtager, som du tidligere har sendt en mail til, vil feltet "Til:" allerede tilbyde et udfyldt forslag. Pas på. Sørg altid for at modtageren er den ønskede. Også, hvis du skriver noget grimt om Joe Smith, har du Joe`s navn i dit sind. Send ikke dette til ham.

Brug ikke en e-mail-adresse til alt. Har flere e-mailadresser: til personlig brug, offentlig brug, til online-mailinglister og til online shopping. De fleste udbydere vil give dig noget omkring et halvt dusin email konti. Du kan også bruge webadresser til personlige konti. Både Gmail og Yahoo! er gode. Du kan få adgang til disse konti fra hvor som helst, så længe du har internetadgang.

Husk at kontrollere alle dine e-mail-konti. Kontrol af alle disse konti kan være en opgave, især hjemmefra. For at reducere tiden kan du bruge ePrompter (eprompter.com), som kan kontrollere 16 forskellige adgangskodebeskyttede konti. Bedste af alt, ePrompter er gratis. Der er andre programmer, der vil gøre dette ved at opkræve et gebyr, herunder Active Email Monitor (emailmon.com).

Klik ikke på "Send" på en gang. Genindlæse al e-mail før du sender det! Selv hvis du ikke leder efter et job, vil du være forsigtig. Folk vil ubevidst dømme dig om dine fejl. Ingen af ​​os er perfekte. Men du kan finde 99% af disse problemer ved at genlæse teksten. Og ikke afhængig af stavekontrollen. Han henter stavefejl, men hvis du bruger "hvor meget" i stedet for "hvornår" eller "ud" i stedet for "nu", vil mægleren ikke fortælle det. Det vil nok ikke afhente nogen ord, der mangler i en sætning, og at du uforvarende glemte at inkludere. Så tag et øjeblik og læs din tekst igen. Se ikke uvidende ud.

Indstil et stopur. Du kan gøre dette i Outlook ved at tilføje en regel, der forsinker afsendelsen, helst i 1 til 5 minutter, hvor e-mailen kommer i din udbakke og kan slettes. Dette forhindrer dig i at skubbe den forkerte knap og ved et uheld sende en halvfærdig besked, ligesom det giver dig et øjeblik at tænke bedre og udelukke det slikke af fornærmelser, du skrev i dit øjeblik af raseri, før det når din chef.

Husk vedhæftet fil. Da vi alle gør det fra tid til anden, bør det ikke være så vigtigt. Men hvis du altid gør den fejl, kan folk (måske vigtige mennesker) måske tro, at du bliver skør. De kan endda tøve med at gøre forretninger med dig i fremtiden. Når du er klar til at sende din e-mail, tænk, "Hvad skal jeg glemme?"

Brug dit eget domænenavn. Få din virksomhed til at se godt ud. Hvis du bruger en webkonto eller en internetudbyder til din virksomhed, vil den ikke se professionel ud.