Sådan konverteres Word til Excel

Hvis du skal flytte en liste eller en tabel med data fra Word til Excel, behøver du ikke at kopiere og indsætte hver information i en celle i regnearket. Når du har formateret Word-dokumentet korrekt, kan du nemt importere det til Excel.

indhold

Trin

Metode 1konvertering af en liste

Video: exporting excel data to a word document
Video: parseport - guide til konvertering af årsrapporter fra excel til xbrl
Video: flet til labels

Metode 2konvertering af en tabel

trin

Metode 1
Konvertering af en liste

Forstå, hvordan dokumentet vil blive konverteret. Når du importerer et dokument til Excel, bruges nogle tegn til at bestemme, hvilke data der går til hver celle i regnearket. Når du følger nogle formateringstrin, før du importerer, kan du styre regnearkets endelige udseende og minimere manuel formatering efter det pågældende trin. Dette er nyttigt, hvis du arbejder med et meget langt dokument.

Denne metode fungerer bedst, når du har en liste over flere poster, formateret på samme måde (adresseliste, telefoner, e-mails osv.)

Video: Exporting Excel Data to a Word Document

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 2

Se efter formateringsfejl i dokumentet. Før du begynder konverteringsprocessen, skal du sørge for, at hver indtastning er formateret på samme måde. Det betyder at fastsætte eventuelle tegnsætningsfejl eller omarrangere eventuelle poster, som ikke passer til resten. Dette medfører, at dataene overføres korrekt.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 3

Vis formateringstegnene i dit Word-dokument. Dette hjælper med at bestemme den bedste måde at opdele to indgange på. Du kan vise dem ved at klikke på "Vis / Skjul punktmærker" på fanen Startside eller ved at trykke på ^ Ctrl+⇧ Shift+*.

De fleste lister har et punktmærke i slutningen af hver linje, eller en i slutningen af linjelinjen og en anden på den tomme linje mellem to poster. Disse tags bruges til at indtaste tegn, der bruges af Excel til at differentiere celler.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 4

Erstat punktmærkerne mellem hver indgang for at slippe af med det ekstra rum. Excel vil bruge mellemrummet mellem hver post for at bestemme rækkerne, men du skal fjerne dem for nu at hjælpe med i formateringsprocessen. Bare rolig, de bliver tilføjet igen. Dette fungerer bedst, når du har et afsnitstegn ved slutningen af en post og en i mellemrummet mellem to poster (to i træk).

tryk ^ Ctrl+H for at åbne vinduet Søg og erstat.
Indtast p p i søgefeltet. Dette er koden for to afsnit markeringer på en linje. Hvis hver post er en række, og der ikke er tomme linjer mellem dem, skal du bruge ^ p.
Indtast en afgrænsningstegn i overstyringsfeltet. Sørg for, at det ikke er noget der vises i dokumentet, f.eks ~.
Klik på Erstat alle. Du vil bemærke, at posterne kan blande, men det er ikke et problem, hvis afgrænsningskarakteren er på det rigtige sted (mellem hver indgang).

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 5

Adskil hver post i forskellige felter. Nu, hvor dine poster er adskilte og vises på efterfølgende linjer, skal du definere, hvilke data der skal vises og hvert felt. For eksempel, hvis hver post er et navn på den første linje, en adresse på den anden og en stat og postnummer på den tredje linje, kan du:

tryk ^ Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
Fjern en af de ^ p i søgefeltet.
Skift tegn i substitutionsfeltet med et komma ,.
Klik på Erstat alle. Dette vil erstatte de resterende punktsymboler med kommaet, som adskiller hver linje i et felt.

Video: ParsePort - Guide til konvertering af årsrapporter fra Excel til XBRL

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 6

Udskift afgrænsningskarakteren for at afslutte formateringsprocessen. Når du har gennemført søgningen og erstatter trin, ligner din liste ikke længere en liste. Alt vil være på samme linje, med kommaer, der adskiller hver dør. Dette sidste trin vil omdanne dine data til en liste og bevare de kommaer, der definerer felterne.

tryk ^ Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
Indtast ~ (eller ethvert tegn du oprindeligt valgte) i søgefeltet.
Indtast ^ p i udskiftningsfeltet.
Klik på Erstat alle. Dette vil omdanne dine poster til individuelle grupper adskilt af kommaer.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 7

Gem filen som en normal tekstfil. Nu, hvor du er færdig med formatering, kan du gemme tekstdokumentet. Dette gør det muligt for Excel at læse og konvertere dine data til de korrekte felter.

Klik på fanen Filer og vælg "Gem som."
Klik på "Type" listen og vælg "Tekst".
Navngiv filen som du ønsker, og klik på Gem.
Hvis vinduet Filkonvertering vises, skal du klikke på OK.

Video: Flet til labels

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 8

Åbn filen i Excel. Nu, hvor du har gemt filen, skal du åbne den i Excel.

Klik på fanen Filer, og vælg Åbn.
Klik på "Alle Excel-filer" og vælg "Tekstfiler".
Klik på Næste> i importvinduet.
Vælg "Komma" fra listen over afgrænsere. Du kan se, hvordan posterne bliver. Klik på Næste>.
Vælg dataformatet til hjemmet en af kolonnerne, og klik på Udfør.

Metode 2
Konvertering af en tabel

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 9

Lav en tabel i Word med dine data. Hvis du har en liste over data i Word, kan du konvertere det til et tabelformat, der kan kopieres og indsættes i Excel. Hvis dine data allerede er i en tabel, skal du gå til næste trin.

Vælg al den tekst, du vil konvertere til en tabel.
Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på Tabel.
Vælg "Konverter tekst til tabel".
Indtast antallet af rækker per given i feltet "Antal kolonner". Hvis der er en tom linje mellem hver dør, skal du tilføje en til summen.
Klik på OK.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 10

Kontroller formatering af bordet. Word vil generere en tabel baseret på dine indstillinger. Dobbeltklik for at sikre, at alt er på det rigtige sted.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 11

Klik på knappen "+", der vises i øverste venstre hjørne af tabellen. Dette vil blive vist, når du svinger over bordet, og ved at klikke på denne knap vælges alle data.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 12

Tryk på.^ Ctrl+C at kopiere dataene. Du kan også klikke på "Kopier" på fanen Startside.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 13

Åbn Excel. Når dataene er kopieret, kan du åbne Excel. Hvis du vil tilføje dataene til et eksisterende regneark, skal du indlæse det. Placer markøren i cellen, hvor det øverste venstre hjørne af tabellen vises.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 14

Tryk på.^ Ctrl+V at indsætte dataene. De enkelte celler i Word-tabellen tilføjes til de enkelte celler i regnearket.

Billedbetegnelse Konverter Word til Excel Trin 15

Opdel eventuelle resterende kolonner. Afhængigt af hvilken type data du importerer, skal du muligvis foretage yderligere formatering. Hvis du for eksempel importerer adresser og byen, er forkortelse og postnummer i samme celler, kan Excel opdele det automatisk.

Klik på den kolonneoverskrift, du vil dele, for at vælge hele kolonnen.
Vælg fanen Data og klik på Tekster i kolonner.
Klik på Næste> og vælg "Komma" i afkrydsningsfeltet. Hvis du bruger eksemplet ovenfor, adskiller dette byen fra staten og fra postnummeret.
Klik på Udfør for at gemme dine ændringer.
Vælg den kolonne, der stadig skal deles, og gentag processen ved at vælge "Space" i stedet for "Comma" som afgrænseren. Dette vil adskille forkortelsen af postnummeretilstanden.

Del på sociale netværk:

Relaterede