Sådan importeres et Excel-regneark i Access

Adgang er en relationsdatabaseadministrator, der giver dig mulighed for at importere en eller flere databaser i et system, så det kombinerer fælles felter. Fordi en enkelt Access-fil indeholder flere Excel-regneark, er programmet også en fantastisk måde at aggregere eller analysere store mængder information på. Først og fremmest skal du dog importere Excel-regnearket for Access. Denne procedure kræver kun nogle få trin.

indhold

Trin

Del 1forbereder at importere fra excel til access

Video: importer budget fra excel

Del 2importerer excel for at få adgang

Video: importer data fra et google regneark til et andet

Del 3brug guiden til at fuldføre importprocessen

Advarsler
Video: visma business demo - import af produkter fra excel - www.iadvice.dk
Kilder og citater
Video: import af nordnet transaktioner til regneark for aktiebeskatning

trin

Del 1
Forbereder at importere fra Excel til Access

Åbn begge programmer på din computer. Du kan downloade dem direkte fra Microsofts websted.

Når du har downloadet og installeret Excel og Access, skal du klikke på "Start" menuen og vælge "Alle programmer".
Klik på "Microsoft Office" og vælg "Access" (eller "Excel") i rullemenuen. Det er muligt, at du allerede har et Excel-regneark, der tidligere er downloadet eller sendt af nogen. Microsoft Office lader dig læse denne type fil.

Billede med titlen Import Excel Into Access Trin 2

Ryd Excel-regnearket op, før du importerer det til Access. Importerer Excel til Adgang bliver lettere, hvis du foretager nogle justeringer før. Nøglen er at holde data konsekvent på tværs af importerede ark.

Det er tilrådeligt at bruge den første linje i Excel-regnearket til at gøre kolonneoverskrifterne (eller feltnavnene) klart og forståeligt. For eksempel, for en kolonne, der indeholder personens efternavn, navngiv kolonneoverskrift / Feltnavn til "Efternavn". Vær klar og præcis, da dette vil gøre det nemmere at prøve at kombinere kolonneoverskrifter fra et regneark med et andet.
Adgang giver dig mulighed for at forbinde fælles felter mellem to eller flere regneark. Lad os forestille os et Excel-regneark, der indeholder oplysningerne om en lønningsliste. Det omfatter for- og efternavn, adresse og løn til medarbejderne. Lad os sige, at du vil kombinere dette regneark til Access med et andet Excel-regneark, der indeholder oplysninger om bidrag fra en finansiel kampagne. Det andet regneark indeholder navn, adresse og folks bidrag. Adgang giver mulighed for at kombinere forskellige kolonneoverskrifter med hinanden. For eksempel vil du forbinde navnene for at se, hvilke personer med samme navn vises i begge databaser.
Tjek Excel-regnearket for at sikre, at hver datatype håndteres på samme måde, og husk at rengøre dem, før du importerer til Access. Det skal være, hvad Access kalder "relationel". For eksempel, hvis et hypotetisk lønsedleregneark indeholder fornavn, efternavn og mellemnavns initial i en kolonne, men det andet regneark kun indeholder for- og efternavn i separate kolonner, genkender Access ikke den kombination . Kolonnerne for overskrift / felt skal være ækvivalente.

Billede med titlen Import Excel til Access Trin 3

Opdel oplysningerne inde i en kolonne i Excel. For at håndtere dette problem, opdele oplysningerne i en kolonne inden for Excel, så det ikke er fejlagtigt registreret i Access som "umatchede".

Som et eksempel kan du opdele fornavnet, mellemnavnet og fornavnet hver til en egen kolonne. Hvis dette allerede er gjort i det andet regneark, skal du generere kampe, når navnene er de samme, når du linker f.eks. Efternavnet i Access.
Hvis du vil opdele en kolonne i Excel, skal du markere den. Klik på "Data" på værktøjslinjen. Klik på "Tekst til kolonner". Generelt vil den korrekte indstilling være "afgrænset". Klik på "Næste".

Billede med titlen Import Excel til Access Trin 4

Video: Importer budget fra Excel

Fortsæt med at bruge Excel-guiden til at opdele fusionerede kolonner. Du er nu klar til at afslutte processen med at fusionere oplysninger i en til flere kolonner.

Vælg, hvordan dataene i kolonnerne er "afgrænset". Med andre ord vil hvert stykke information i kolonnen blive adskilt af et eller andet symbol. De mest almindelige er: space (), komma (,) eller semikolon (-). Det er normalt adskilt af et mellemrum. Lad os f.eks. Forestille os, at navnet "Max G. Mesquita" vises i en enkelt kolonne. Fornavnet Max er adskilt fra begyndelsen af det andet navn med et mellemrum. Efternavnet, Mesquita, adskilles fra begyndelsen af det andet navn med et mellemrum. Vælg derfor "Space" i grænse guiden.
Klik på "Næste". Klik derefter på "Afslut". Programmet skal opdele navnene Max, G. og Mesquita i tre forskellige kolonner. Du kan nu give kolonnerne nye overskriftsnavne for at angive den type information, de indeholder (fornavn, efternavn osv.). Det kan være en god idé at oprette flere tomme kolonner til højre for cellen med dataene før opdeling, da dette vil smide oplysningerne i den nye blanke kolonne (i stedet for en kolonne, der allerede indeholder nogle data).

Del 2
Importerer Excel for at få adgang

Video: Importer data fra et google regneark til et andet

Billede med titlen Importer Excel til adgang Trin 5

Åben adgang på din computer. Klik på "Start" menuen, vælg "Microsoft Office" og klik på "Microsoft Access." Du skal åbne en ny tom database i Access for at importere Excel-regnearket.

Vælg "Blank Desktop Database" for at oprette en ny database.
Giv det et nyt navn, hvis du vil have det. Klik på "Opret."

Billede med titlen Import Excel til Access Trin 6

Importer et Excel-regneark til Access. Det næste skridt er at udtrække Excel-regnearket (eller mere end en) i Access-databasen.

Klik på "Eksterne data" på værktøjslinjen i Access database manager. Vælg "Excel" indstillingen. I nogle versioner af Access finder du denne funktion ved at klikke på "File" i værktøjslinjen og "Få eksterne data".
Under "Filnavn" skal du klikke på "Gennemse". Dette giver dig mulighed for at søge i Excel-regnearket på din computer.
Forlad feltet "Import kildedata til en ny tabel i den aktuelle database". Som standard er den allerede markeret.
Når du finder Excel-regnearket, du vil importere, skal du klikke på det. Klik på "OK". Dette fører dig til importguiden fra Excel til Access.

Del 3
Brug guiden til at fuldføre importprocessen

Billede med titlen Import Excel til Access Trin 7

Følg trinene i adgangsguiden. For at fuldføre regnearkets importproces skal du følge trinene i guiden.

Vælg det regneark, du vil importere. Dette sker undertiden fordi Excel-regnearket kun har en side. Men nogle gange opretter folk flere sider inden for et enkelt regneark, som kan åbnes af fanerne nederst på regnearket. Hvis dette er tilfældet, skal du informere Adgangsguiden, som regneark bruges. Klik på "Næste".
Den næste side har en boks, der spørger, om den første række i Excel-regnearket har kolonner af overskrifter. Det betyder, at regnearkrækken identificerer dataene for hver kolonne (f.eks. Navn, adresse, løn osv.). Det er en god ide (hvis du har renset regnearket) for at bruge overskrifter i kolonnerne klart og forståeligt. Kontroller derefter "Ja" for at lade den første række indeholde kolonneoverskrifter. Dette er den enkleste tilgang. Klik på "Næste".
Hvis den første række ikke indeholder kolonneoverskrifter, spørger den næste side, om du vil omdøbe "felterne" i Access (de er kolonneoverskrifter). Hvis du ikke klart og forståeligt har angivet hvert felt før import (anbefales), kan du gøre det nu.

Billede med titlen Import Excel til Access Trin 8

Afslut importprocessen. Der er kun få skridt til at fuldføre importen. Næste side af guiden spørger, om du vil identificere en primærnøgle.

Du behøver ikke at gøre dette, men det er muligt. En primærnøgle betyder, at programmet vil tildele hver informationslinje et unikt nummer. Dette kan være nyttigt senere ved at organisere dataene. Klik på "Næste".
Den endelige guiden skærm har et mellemrum med et standardnavn. Du kan omdøbe det Excel-regneark, du importerer (det bliver et "bord" i Adgang til venstre på siden, når du er færdig med at importere).
Klik på "Import". Klik derefter på "Luk". Du vil se bordet på venstre side af skærmen. Arbejdsarket er nu importeret til Access.
Hvis du vil linke mere end et datasæt, skal du gentage processen med et eller flere Excel-regneark. Du er nu klar til at kombinere dataene fra regnearkene i Access.

advarsler

Video: Visma Business demo - Import af produkter fra excel - www.iAdvice.dk

Hvis Excel-filen er fra en anden version af Access, har du måske problemer med importen.
Dette kan ikke understreges nok: Det anbefales at rense regnearket, før det importeres. Med andre ord betyder det at analysere de data, der kan skabe et problem.
Hold altid en kopi af det originale regneark, så du kan gentage processen, hvis noget går galt.
Du kan ikke importere mere end 255 felter i Access.