HodTari.com

Sådan svarer du til en brutto e-mail på arbejdspladsen

Du har genlæst det tre gange, men e-mail-meddelelsen synes stadig at være noget mere end uhøfligt. Så du skal ringe for at afklare, om de virkelig ville være uhøflige ... Eller ej? Internet etikette på arbejdspladsen er lige så vigtigt som andre steder. Tilladelse slips til høflighed mønstre simpelthen fordi det anvendte medium opfordrer mennesker til at være mere direkte end i ansigt til ansigt situationer er ikke acceptabelt. Men det er også vigtigt at være realistisk og objektiv om de e-mails, du finder grov, men det kan være en helt anden ting. Så næste gang din chef, kollega eller endog chef for virksomheden sender dig en e-mail, som du finder brutto, her er nogle vejledninger til, hvordan du handler.

trin

Del 1
Hvad kan der betragtes som brutto i en e-mail?

Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 1
1

Video: Yesterday I Got Mad... Now What?

Lær at identificere en uhøflig email. Det er nemt at fejlfortolke en hensigt, tone og bestemte ord i en email. Det er klart, betyder en e-mail ikke er udstyret med ansigtsudtryk, tonefald og kropssprog, så hvis du er overvældet med en masse arbejde, ikke spiser i nogen tid og føler at du ville bare forlade kontoret, kan være let at lave en fejl og se negative hensigter i en e-mail, der ikke har noget af det. Tegn på, at du "måske" har modtaget en uhøflig email, inkluderer:
  • Det anvendte sprog er klart misbrug og / eller nedsættende. (Hvis du modtager en fuld bandeord e-mail, det er det samme som at bryde levestandarden for arbejdsmiljøet og er en fuldstændig mangel på professionalisme. Dette kan også føre til sagsanlæg, afhængigt af hvad der er blevet sagt, især hvis du følte sig truet, chikaneret eller fornærmet).
  • Specifikke dele, hvor en ordre eller noget foragtigt udtrykkes, eller hele e-mailen, blev skrevet med store bogstaver (råbte). (Pas på, fordi din chef eller kollega måske har glemt Caps Lock-tasten tændt og været for doven til at skrive meddelelsen igen eller endda ignorere disse regler.)
  • E-mailen er dybest set en anmodning uden hej, tak, tak eller farvel. Ingen omtale af hans navn og uden en signatur er noget normalt for e-mails, der er en del af en igangværende interaktion, men når det er det første indlæg i en ny tråd, hvilket svarer til en ordre eller instruktion, så er det klassificerer manglende uddannelse, fordi efterlader visse høfligheder i forbindelse med arbejdsmiljøets sammenhæng.
  • E-mailen henviser til dig på en uvenlig måde (med en personlig vittighed) eller rejser beskyldninger og / eller foreslår at du har gjort X, Y, Z eller hvad som helst.
  • En grov email kan have mange udråbstegn eller spørgsmålstegn. Brugen af ​​flere "!!!!" og "????" opfattes ofte som værende uhøflig, eller condescendente.Contudo, kan også være et tegn på stress, så du skal ikke tage dette som en isoleret indikator.
  • Afsenderen har kopieret en person i meddelelsen, som er ansvarlig for jer begge som en måde at "tvinge" ham til at gøre noget.

Del 2
Tag det nemt! Tag dig tid til at forstå første hensigt

Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 2

Video: Draw My Life - Markiplier

1
Læs e-mailen omhyggeligt, før du overbeviser dig om dine hensigter. Hvis du bare har gennemgået og besluttet, at det er uhøfligt, er det vigtigt at læse det igen med større omhu. Selvom førstebehandlingen var forsigtig, vil genlæser e-mailen sikre, at du ikke tillader noget, eller forhindrer dig i at læse noget, der ikke er der. Og det er en god idé at spørge dig selv, hvad der er i den email, der generer dig. Dette kan være et andet bevis på, at indholdet er rettet til dig - for eksempel hvis du allerede har haft en tvist med din kollega eller chef, og at e-mailen blev sendt kort efter en aggressiv diskussion, er det forståeligt, at du ser dårlige hensigter automatisk . På den anden side, hvis du ikke får nogen indikation på, at din chef eller kollega er irriteret med dig, så har du muligvis misforstået e-mailen.
  • Hvad er hensigten bag ordene?
  • Er en person kendt for at have kommunikationsvanskeligheder eller en person, der normalt er uddannet? Selv med folk, der normalt er høflige, kan det være tilfældet, at de har svært ved at sætte budskabet korrekt i e-mailen, i stedet for at være uhøflige.
  • Er denne person forsøger at pålægge sig selv med det formål at virke sværere, end han virkelig har mod til at være, når han taler personligt? I så fald kan det være en anden bluff at forsøge at komme forbi grænserne, håber at skræmme ham og forhindre ham i at bede ham om at tale med dig personligt.
  • Er der tre elementer i den email, du bare ikke forstår? I så fald er det bedst ikke at afgøre noget, før du ved mere. Folk der skriver hurtigt, hopper ofte over ord og nogle tænker ikke på tegnsætning eller korrekt skrivning i en e-mail. Så de har en stærk tendens til at sende e-mail-tekster, der kan være vanskelige at fortolke, hvis du ikke kan forstå dem.
  • 2
    Tage i betragtning hvad "du" tidligere sendte til at modtage den formodede grove email. Var denne email sendt som svar på noget, som "du" sendte? Sørg for at du også fulgte den gode etiket. Nogle gange kan en velmenende email udløse et ubehageligt svar!
  • Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 3
    3
    Undgå at antage, at du kender senderens følelsesmæssige tilstand. Vær sikker på ikke at gøre antagelser om den følelsesmæssige tilstand af kommunikation remetente.Dificuldades, misforstået sarkasme og vittigheder, eller være dovne eller sjusket skrift kan føre læseren til at tro, at teksten er grov, når han ikke er noget mere end en person, der ønsker at sige noget, uden at kunne udtrykke sig korrekt. Vid, at få mennesker udtrykker gode skrivefærdigheder i korte, hurtige tekster og flertallet skriver i en fart, med den hensigt at tage budskabet om din "ting at gøre" bunke, så de kan flytte til næste arbejdsopgave.
  • Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 4
    4
    Sørg for ikke at reagere, også kendt som "revision, snarere end at reagere." Indtil du føler at du har forstået meddelelsen og har roet ned, er det vigtigt ikke at svare. Ved at reagere hurtigt kan du forsøge at være bare uhøflig, snarere end at løse problemet. Det er altid værre at reagere uhøfligt, når den oprindelige email ikke havde nogen mening om typen! Så tag en dyb indånding. Luk emailen og tag en tur. Har en kop kaffe, strække dig selv og gøre noget anderledes for et øjeblik at rydde dit sind. På den måde, når du føler dig lidt mere rolig, kan du læse e-mailen og beslutte, om det fortsætter med at irritere dig på samme måde som du gjorde første gang du læste den.
    • Der er selvfølgelig undtagelser fra denne regel. Hvis du har haft vanskelige situationer med den pågældende person på et personligt plan, er det helt muligt, at hun lader hendes følelsesmæssige side skille sig ud i hendes kommunikation via e-mail. Men fortolker dette ved kontekst, ikke efter forventning.
    • Aldrig reagere i vrede, da det altid er bedre at gå i seng med et rasende kvælningssvar. Rabidske ord skrevet i skriftlig form har langsigtede konsekvenser.
    • Ligegyldigt hvor meget følelsesladning, som e-mailen har og forårsager i dig, er det mere vigtigt at gå i seng med dit svar.

    • Del 3
    Afklare sande hensigter

    Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 5
    1
    Søg præcisering. Hvis det er tilfældet, skal du bare stå op og gå og tale med personen om, hvad hun mente i e-mailen. At vende til en personlig samtale er mere tilbøjelig til at rydde op i ting end nogen anden tilgang. Dette kan dog ikke være muligt for mange mennesker, der arbejder langt fra hinanden, eller endda på forskellige steder, stater eller lande. Forsøg at foretage et telefonopkald som det næste trin. Taler i telefonen hjælper med at afklare ting meget hurtigere end at sende en e-mail og vente på et svar. Og hvis du ikke har andet valg, eller bare finder det mere hensigtsmæssigt at svare via e-mail, så vær høflig og professionel i svaret. For eksempel:
    • "Kære Kevin, tak for meddelelsen. Og jeg er ikke sikker på, hvordan jeg skal fortolke følgende: "Tror du, at du kan tilføje nok vilje til at bevæge sig væk fra vandkøleren og begynde at arbejde på Noxos-rapporten? Jeg undrer mig over, om jeg bliver nødt til at genoverveje din rolle her. "Jeg må sige, at jeg læser dette som noget meget uhøfligt og manglende anerkendelse af min professionalisme. Jeg ved, at der er en deadline, og jeg er på vej til at overholde - jeg tog bare en kort pause for at opdatere mig selv, inden jeg kom tilbage for at færdiggøre rapporten. Hvis du er bekymret for mine fremskridt, så vil jeg være glad for at gå til dit værelse eller ringe og forklare mine opgaver. Med venlig hilsen Nelly. "
    • Eller måske en mere humoristisk tilgang (du bliver nødt til at arbejde på den rigtige slags sted!): "Kære Kevin, Tak for din opfattende email-besked. Jeg forstår, at at gå rundt i drikkevandene kan forstås som spild af tid. Du vil dog være glad for at vide, at jeg i min korte pause på præcis 2 minutter og 23 sekunder kunne finde ud af, at Jim allerede har arbejdet med de samme diagrammer i vores rapport, hvilket betyder at jeg kan afslutte det i aften , i stedet for i morgen formiddag. Jeg vil med glæde levere rapporten færdiggjort i aften, inden du forlader arbejdet. Forresten elskede jeg dine nye sko - jeg kunne se dem under gardinen, mens jeg var i vandkilden. Nelly ".


    Del 4
    Besvar Email

    Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 6
    1
    Læs dit svar igen, når du har skrevet det. Læs mindst tre gange for at sikre, at du ikke har reageret groft eller alt for følelsesmæssigt. Hold en høflig og professionel tone gennem hele beskeden og fjern alt, der er unødvendigt, eller indeholder antagelser om den anden persons mentale tilstand. Hold e-mail enkel, lige til punktet og uden betændelse. Som "101 Label Tips" foreslår, "skriv til andre som du vil have dem til at skrive til dig"
    • Overvej at du er et eksempel på uddannelse ved ikke at købe insinuationer eller uhøflighed. En stiv professionalisme er hensigtsmæssig, men sværger, forbandelser, beskyldninger og misbrug er ikke lovlige - det er heller ikke sædvanligt at formatere teksten for at se aggressiv ud (brug ikke udråbstegn osv.).
  • Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 7
    2

    Video: My Experience With An Eating Disorder

    Indse, at det er bedst ikke at reagere til tider.Nogle gange er det bedre at lade den uhøflige e-mail passere. Måske kendte afsenderen ikke alle fakta, stod op på den forkerte side af sengen den dag eller tænkte ikke lige af flere grunde. Hvis du føler, at det er bedst at lade dette gå, og at der ikke er behov for at bekræfte, hvad der blev sendt, eller du behøver ikke at besvare spørgsmålet osv., Så overvej det bare at lade det blive glemt. Gør det som om du ikke har modtaget det, hvilket vil give dig mulighed for at gøre dit arbejde, som du forventer at gøre.

  • Video: Why good leaders make you feel safe | Simon Sinek

    Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 9
    3
    Afslut spørgsmålet. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du skal sende den e-mail, du skrev, da du var vred, vred og vred, og overveje, at dine følelser er meget tydelige i meddelelsen, hvilket også giver anledning til at være uhøfligt, send det til udkastskassen eller slet det. Send ikke, før du har tænkt over det i nogen tid. Vær et eksempel på god uddannelse og professionalisme i dine e-mails, til enhver tid.

    • Del 5
    Deal med hyppige grove e-mails

    1. Billede med titlen Svar på Rude Email at Work Trin 8
      1
      Tal med din chef eller en repræsentant for menneskelige ressourcer, hvis du bemærker, at et mønster af rogue-email udvikler sig. Du bør ikke være udsat for uhøflighed, chikane eller trusler på arbejdspladsen. Chikanering og trusler er handlinger, og uhøflighed er ikke noget nødvendigt på en arbejdsplads, ellers vil medarbejdernes moral blive truet. Hold de e-mails, der giver dig bekymring som bevis på den situation, du har været udsat for, så du vil have dine optegnelser, og du kan bevise, hvad du siger.

    tips

    • Indse, at du ikke har noget at gøre med andres dårlige dag. Vi går alle igennem dette, men vi skal holde vores følelse af høflighed helt intakt.
    • Foreslå at din arbejdsplads giver en etikette-lektion for e-mailsne. Hvis ingen ved, hvordan man giver dette seminar, så kom i kontakt med en som kender - det er et tegn på, at der er brug for meget træning!
    • Hvis du vil dumpe din vrede ved at skrive, skal du gøre det i en tom e-mail eller et Word-dokument. På den måde kan du kassere det uden at risikere, at du ved et uheld sender det ved at klikke på svarknappen!
    • E-mails er vanskelige selv for dem, der er mere erfarne. Husk at det ikke altid er muligt at sende følelser og hensigter korrekt i en e-mail. Selv om det er, kan modtageren måske ikke forstå.
    • En måde at håndtere med en kollega, der konstant sender ud rogue e-mails, er at sætte din chef eller anden relevant "kopieret" kollega i emailen hver gang du sender et svar (en form for omvendt tvang, der tvinger dig til at holde samtalen høflig). Hold din besked høflig og ikke-truende, så din kollegas uhøflige ord taler for sig selv.
    • Hvis afsenderen er en person med uhøflighed i e-mails, skal du huske det og rette e-mailen korrekt.

    advarsler

    • Alt, der er forfalskning, fornærmelse, chikanering, ærekrænkelse eller racisme er en e-mail, der kan forårsage en retssag. Emails er anerkendt i mange jurisdiktioner og kan udsætte din virksomhed for retssager. En person, der sender sådanne e-mails, er underlagt disciplinære foranstaltninger og endda afskedigelse. Hvis du er bekymret for, at e-mailen indeholder en slags forkasteligt indhold, skal du snakke med din chef eller menneskelige ressourcer for bedre råd eller en juridisk repræsentant, hvis du ikke vil diskutere dette på arbejdspladsen.
    • Undgå at gøre vane med at sende e-mails til dine medarbejdere eller chefen over absolut noget, når et par trin vil forlade dig foran dit skrivebord og kunne tale personligt. Et arbejdsmiljø, der gør det almindeligt at sortere alt ud via e-mail og aldrig tale, uanset nærhed, reducerer fornøjelsen af ​​at arbejde med andre og øger chancerne for utænkelig kommunikation ved at bruge et medium, der ikke moderat adfærd på samme måde som ansigt til ansigt kontakter. Professor Clay Shirky anbefaler at starte kommunikationen personligt og derefter flytte den til e-mailen. Selv siger "Hej" hver morgen er en del af den lange vej, der letter køen.
    • Nogle mennesker er som tidsbomber, og de kan blive sur på dig, hvis du reagerer uforskammet. Vær høflig og professionel, og hvis du har bekymringer eller frygt, skal du snakke med din chef eller menneskelige ressourcer om det.

    Nødvendige materialer

    • Relaterede kategorier
    • Et sted at slappe af

    Kilder og citater

    Vis mere ... (6)
    Del på sociale netværk:

    Relaterede
    © 2024 HodTari.com