Scanning dokumenter er en fantastisk måde at reducere din fysiske dokumentlager. Men når du scanner dokumentet som et billede, kan du undre dig over, hvordan du redigerer det. Med den rigtige software kan du konvertere ethvert scannet dokument til et format, der er kompatibelt med enhver tekstbehandler. Læs denne artikel for at finde ud af hvordan!
Scan dit dokument. Forbered dig på at scanne dokumentet, udjævne eventuelle folder i papiret og slet markører. Hvis filen er for gammel eller er i dårlig stand, kan scanneren få svært ved at fange teksten i læsbar tilstand. Scan dokumentet i et af de store formater, herunder PDF, JPG eller TIFF.
De nyere scannere kan leveres med software, som automatisk konverterer dokumentet til et redigerbart format.
Hvis du har installeret Office 2003 eller 2007, skal du bruge scanningsprogrammet til Microsoft Office Document til at udføre scanningen. Dette program konverterer teksten, når du analyserer den. Programmet er ikke tilgængeligt i nyere versioner af Office.
TIFF-formatet giver dig større succes, når du bruger et OCR-konverteringsprogram.
Skan i sort / hvid, hvis det er muligt. Scanning i sort / hvid vil gøre det meget nemmere for OCR-programmet at konvertere dokumentet. Kun scan i farve, hvis det er absolut nødvendigt for alle billeder i dokumentet.
Video: 28 Redigering av dokumenter og tegninger
2
Installer et OCR-program. Optiske tegnegenkendelse (OCR) programmer forsøger at matche tegnene på et billede med tegn i deres databaser. De rekonstruerer derefter dokumentet i et redigerbart format i enhver tekstbehandler.
Der er flere gratis og betalte OCR-programmer til rådighed online. Der er også websteder, der udfører OCR-funktioner til små filer.
Adobe Acrobat har OCR-indbygget, hvilket er som Evernote.
Afhængigt af scanningenes kvalitet kan du støde på flere fejl efter konverteringen.
OCR-programmer vil ofte ikke opretholde formateringen af originaldokumentet, men i stedet vil de returnere teksten til et almindeligt tekstformat.
3
Åbn det scannede dokument i dit OCR-program. Processen varierer afhængigt af hvilket program du bruger, men normalt skal du bare åbne filen, og programmet konverterer det til dig og gem derefter resultaterne som en ny tekstfil.
De fleste OCR-programmer giver dig mulighed for at vælge hvilket format der skal konverteres. Vælg et format, der fungerer på din foretrukne tekstbehandler.
4
Fjern formateringen fra dit dokument, hvis de har et problem. Hvis dokumentet for eksempel var lidt bøjet, da det blev kopieret, kan OCR-programmet muligvis have indsat mange ændringer i fanebladets indstillinger, linjeafstand og skrifttyper. Du kan fjerne koderne ved hjælp af en simpel tekstbehandler, f.eks. Notesblok, som ikke genkender formateringskoderne, eller skærer og indsætter dokumentet uden koderne.
5
Video: 21 Kommentering og 100% sikker sladding av PDF-dokumenter
Rediger dit nye dokument. Når du er færdig med at behandle det scannede dokument med et OCR-program, skal du åbne det i din foretrukne tekstbehandler og begynde at foretage rettelserne. Der vil sandsynligvis være flere blots, der er konverteret forkert, så du kan have flere ændringer i stavning og formatering.
Brug stavekontrollen til hurtigt at finde fejl, der opstod i konverteringsprocessen. Du skal stadig se efter formateringsfejl og ord, der anses for korrekte, men er faktisk forkerte.
tips
Hvis din computer eller bundtsoftware ikke leveres med et OCR-program, og du ikke vil købe ekstra software, kan du finde freeware eller shareware OCR-programmer. Et OCR-program kan være tilgængeligt på din printer.
Sådan scannes et dokument i Windows 8
Placering af fotos i et Word-dokument
Sådan konverteres et Word-dokument til PDF
Sådan konverteres et JPEG-billede til et redigerbart Word-dokument
Sådan scannes en fil på en Canon printer
Sådan redigeres et dokument ved hjælp af kontrollen Microsoft Word Changes Feature
Afsendelse af en digitaliseret fil via e-mail
Sådan fjerner du Microsoft Word 2007-adgangskoder
Sådan repareres et Word-dokument
Sådan understreger du et Microsoft Word-dokument
Sådan konverteres en scannet fil til et Word-dokument
Sådan bruges Microsoft Word 2007
Sådan gemmes et dokument i RTF-format
Sådan konverteres en fil til PDF-format
Sådan konverteres et WordPerfect-dokument til et Microsoft Word-dokument